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Die Ziele

Bei der Ausschreibung stellte GMG mehrere Probleme in Bezug auf unterschiedliche Erfahrungen im Kundenservice, Risikomanagement und uneinheitliche Preisgestaltung fest, die zu Leckagen und einem Konformitätsgrad von nur 42 % führten.

Dieses Ausmaß an Leckagen bedeutete, dass der etablierte TMC nicht in der Lage war, aussagekräftige Managementinformationen zu liefern, da die Daten nur einen Teil der Geschichte widerspiegelten. Der daraus resultierende Mangel an Transparenz verschaffte GMG kein klares Bild über die tatsächlichen Ausgaben oder einen Einblick in das Reiseprogramm. Ohne diesen kritischen Einblick war GMG nicht in der Lage, die volle Kontrolle über seine Reisekosten zu übernehmen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Die Herausforderungen

Die Nichteinhaltung der Vorschriften und das Fehlen von Managementinformationen wirkten sich in folgender Weise auf GMG aus:

• Unfähigkeit, den Aufenthaltsort der Reisenden wirksam zu überwachen und im Falle schwerwiegender Unterbrechungen des Dienstes (z. B. infolge von terroristischen Aktivitäten, Arbeitskämpfen, Unwettern, Aschewolken usw.) entsprechende Reisevorkehrungen zu treffen
• Schwierigkeiten bei der Überwachung der Umweltauswirkungen von GMG durch Geschäftsreisen
• Mangel an Managementinformationen und damit an der Fähigkeit, Möglichkeiten für Einsparungen und Effizienz zu erkennen
• Die Hebelwirkung von GMG wird ausgehöhlt, und die Fähigkeit, durch ein konsolidiertes Volumen bessere Preise zu erzielen, nimmt ab.

FCM beriet sich mit GMG, um deren wichtigste Geschäftsziele zu ermitteln und zu verstehen.

Angebotene Lösungen

FCM hat seinen Kunden die beste verfügbare Lösung angeboten, da wir nicht auf eine Einheitsgröße zurückgreifen. Stattdessen haben wir sorgfältig abgewogen, welche Buchungslösungen am besten geeignet sind, und eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, die den spezifischen Anforderungen von GMG entspricht.

Das Schlüsselelement für den Erfolg der FCM-Empfehlungen war die Fähigkeit von GMG, die Reiserichtlinien zu verordnen und gleichzeitig den Widerstand gegen Veränderungen zu bewältigen, der sich aus der Verlagerung der Reisebuchung vom Reisebucher zum Reisenden ergibt.

Es wurde vereinbart, dass die unmittelbaren Prioritäten von GMG und damit die, die während der Umsetzung besonders berücksichtigt werden müssen, folgende sind:

• Konsolidierung
• Effektiver Buchungsprozess
• Verfolgung der Reisenden
• Datenanalyse, um verpasste Einsparungen zu identifizieren

Um die Implementierung zu managen, wurde ein Projektteam gebildet, das mit GMG an der Anpassung unseres Serviceangebots, der Aktualisierung der Reiserichtlinien, der Schulung und der Berichtsfunktionalität arbeitete. FCM wählte einen sehr strukturierten Ansatz für die Implementierung. Der Kundenbetreuer von GMG stützte sich auf unsere Erfahrungen mit der Implementierung in ähnlichen Situationen und übernahm die Rolle des Projektmanagers. Während der gesamten Zeit wurden wöchentliche Telefonate und monatliche persönliche Treffen abgehalten, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.

Die Schlüssel zum Erfolg

Das Blueprint-Implementierungsprogramm von FCM sorgte für eine kontinuierliche Verfolgung der wesentlichen Aktionspunkte, die für eine nahtlose Integration in FCM als Anbieter von Reisemanagement erforderlich waren.

Der Schlüssel zum Erfolg der Implementierung war die Einbindung der GMG-Reisenden in den Prozess und das Vorhandensein von Schlüsselakteuren, die den Prozess auch auf ihrer Seite vorantreiben. Schulungen und Tests in Pilotgruppen sind ein wichtiges Element, um sicherzustellen, dass alle Abweichungen berücksichtigt werden. Jeder Kunde ist anders und FCM passt seinen Ansatz an, um eine relevante und sinnvolle Lösung zu liefern.

Anschließend führte das FCM-Team Roadshows durch, bei denen die Reisebucher von GMG über die Gründe für die Wahl von FCM als TMC, über Aktualisierungen der Reiserichtlinien und darüber informiert wurden, wie die Service-Lösung von FCM auf die besonderen Anforderungen ihres Unternehmens abgestimmt ist.

Darüber hinaus führte FCM eine Vor-Ort-Schulung für das Online-Buchungstool durch und definierte die Umstände und die Art der Reisen, die sich am besten für die Nutzung des Fachwissens ihres speziellen Buchungsteams eignen.