Cómo enfocarnos en la seguridad, el riesgo y el bienestar al planear eventos corporativos
Siempre que empezamos un nuevo año, deberíamos echar un nuevo vistazo a nuestros procesos y procedimientos: qué podemos perfeccionar, dónde podemos mejorar y cómo podemos probar algo nuevo. Y en ningún lugar es esto más evidente que en el mundo de la planeación de eventos corporativos. Siempre hay un nuevo destino que explorar, o una tendencia emergente que probar. Pero hay algo que nunca debes olvidar revisar: La política de seguridad, riesgo y bienestar de tu evento corporativo.
Para obtener más información sobre lo que deberías tener en cuenta, hablamos con Kate McMahon-Campisi, Líder de Negocio de FCM Meetings & Events en Norte América, para reunir los tres consejos principales para 2024.
1. Comunica tus políticas exclusivas de seguridad y riesgo
Cualquiera que sea la agencia de reuniones y eventos con la que trabajes, debe tener un firme conocimiento de cómo gestionar y garantizar la seguridad de tus asistentes, pero lo más importante para una agencia es saber cómo tu organización específica se enfoca en la gestión de la seguridad y riesgos. Al fin y al cabo, no puedes abandonar al equipo de tu agencia: Al ofrecerles una política de seguridad y riesgos minuciosa y detallada, pueden asegurarse de incluir tus requisitos en la preparación de su evento. Kate dice que el mejor momento para presentar la política de tu organización es durante la evaluación de seguridad y riesgos de la agencia; de este modo, se cumplen todas las condiciones y todo el mundo estará en la misma página.
2. No olvides el bienestar de los asistentes
La política de seguridad y riesgos de tu evento debe incluir parámetros relativos a la comodidad y el bienestar de los asistentes. Es importante recordar que no todos los asistentes son iguales, y que todos vivirán tus eventos de forma diferente. Debes asegurarte de registrar las necesidades especiales y las solicitudes de alojamiento de tus asistentes (todo dentro de las normas de cumplimiento: trabaja con tus equipos de eventos y RRHH para determinar lo que puedes/no puedes ofrecer). Puede tratarse de cualquier cosa, desde requisitos alimenticios hasta necesidades de salud. Kate puso el ejemplo de alguien que toma medicamentos que necesitan refrigeración: sería responsabilidad del organizador del evento asegurarse de que el asistente tenga fácil acceso a un refrigerador.
3. La inclusión y la equidad siguen siendo un objetivo
La DE&I no es una moda pasajera, por lo que todas las políticas de seguridad y riesgo de los eventos corporativos deben asegurarse de garantizar que fomentan entornos inclusivos para los asistentes. Un paso crucial hacia la inclusión es garantizar que los asistentes discapacitados puedan desplazarse por tu evento con facilidad, así que asegúrate de verificar las normas y certificaciones de alojamiento del lugar antes de reservarlo. Los distintos países tienen diferentes leyes de accesibilidad para cada sede, dependiendo de la ubicación, la antigüedad del lugar y el tipo de evento. También es importante tener en cuenta que, aunque un lugar esté certificado como accesible, ¿la experiencia general es equitativa? Kate dio un gran ejemplo aquí: un elevador hace que los eventos sean más accesibles para los usuarios de sillas de ruedas, pero si ese elevador los aparta de la dinámica natural del evento, puede que no sea una experiencia equitativa.
Realiza una verificación de seguridad y riesgos
Con el comienzo de un nuevo año, asegúrate de revisar tu política de seguridad y riesgos para eventos corporativos. No hay duda de que encontrarás oportunidades de mejora y optimización, garantizando que celebras eventos corporativos que sean productivos, divertidos y, lo mejor de todo, seguros. Y si necesitas ayuda, FCM Meetings & Events está aquí para echarte una mano.