Case Study: Control Risks Group

CASE STUDY

Control Risks Group 

Unser Hintergrund mit Control Risks

FCM verwaltet seit 2009 das Reiseprogramm von Control Risks im Vereinigten Königreich, Dubai, Deutschland, Singapur und Südafrika.

Über Control Risks Group

Control Risks ist eine unabhängige, weltweit tätige Risikoberatung, die sich darauf spezialisiert hat, Organisationen bei der Bewältigung von politischen, Integritäts- und Sicherheitsrisiken in komplexen und feindlichen Umgebungen zu unterstützen. Die Gruppe unterstützt ihre Kunden durch strategische Beratung, Expertenanalysen und gründliche Untersuchungen, durch die Behandlung sensibler politischer Fragen und durch praktischen Schutz und Unterstützung vor Ort. Die einzigartige Kombination von Dienstleistungen, die geografische Reichweite und das Vertrauen, das die Kunden in Control Risks setzen, stellen sicher, dass das Unternehmen seinen Kunden helfen kann, ihre Probleme effektiv zu lösen und neue Chancen auf der ganzen Welt zu nutzen. Control Risks ist in Afrika, Nord- und Südamerika, Asien, Europa und im Nahen Osten tätig.

Die Ziele

Control Risks betrieb früher ein fragmentiertes Reiseprogramm mit verschiedenen Reisebüros in der ganzen Welt. In einigen Märkten war der Service schlecht, in anderen zu teuer. Die regionalen Büros beschwerten sich über die Detailgenauigkeit und den besten Preis.

"Sichtbarkeit und Konsistenz waren die Hauptprobleme, die es zu lösen galt, zusammen mit einigen Preisfragen. Es war eine Herausforderung und sehr zeitaufwändig, die Einhaltung der Richtlinien mit uneinheitlichen Daten zu gewährleisten", sagte Chris Gramstadt, Global Travel Manager bei Control Risks.

Chris' Hauptziel war es, mit einem Reisemanagementunternehmen zusammenzuarbeiten, das einen konsistenten Service in allen Märkten bieten konnte, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufwies und konsolidierte Berichte einschließlich C02-Informationen zur Verfügung stellte.

Control Risks erwog zunächst die Durchführung separater lokaler Ausschreibungen, um lokale Probleme zu bekämpfen, und FCM wurde als britisches Reisemanagementunternehmen (TMC) ausgewählt. Nach der Erfahrung mit dem ausgezeichneten Serviceniveau von FCM entschied Chris, dass es besser sei, dies zu wiederholen und FCM auch auf den anderen Märkten als TMC zu beauftragen. Es wurde auch klar, dass eine Konsolidierung auf diesen Märkten weit mehr Vorteile als Herausforderungen mit sich bringen würde.

Die Herausforderungen

Obwohl Control Risks über eine ausgereifte Reiserichtlinie verfügte, hatten inkonsistente Daten und das Fehlen einer konsolidierten Berichterstattung zu Schwierigkeiten bei der Durchsetzung der Richtlinie geführt. Darüber hinaus war die Richtlinie recht komplex, was die Einhaltung weiter erschwerte.

Trotz der negativen Erfahrungen, die die Regionalbüros zuvor mit dem Service gemacht hatten, bedeutete der inhärente Widerstand gegen Veränderungen, dass es auch wichtig war, einen greifbaren Nutzen sowohl für die globalen als auch für die lokalen Kontakte aufzuzeigen.

Die Lösungen

Implementierung

Julien Crown, Global Account Manager für FCM UK, und das FCM-Implementierungsteam arbeiteten mit Chris Gramstadt und den wichtigsten lokalen Akteuren zusammen, um die Umstellung auf FCM zu bewältigen.

Chris Gramstadt sagte: „Die Implementierung war gründlich, gut gesteuert und dauerte zwischen vier und sechs Wochen nach der finanziellen Vereinbarung. Der Prozess verlief reibungslos und wurde von FCM projektgesteuert. Wir sind nur auf kleinere Probleme gestoßen, die sehr schnell behoben wurden.“

Datenverwaltung und Einhaltung von Richtlinien

Das Hauptaugenmerk von Control Risks liegt auf der Einhaltung der Richtlinien. Der FCM überprüfte zusammen mit Chris Gramstadt alle Anforderungen der Richtlinie und machte sie zu einem festen Bestandteil der Managementinformationen, wobei die Berichterstattung auf die Richtlinie abgestimmt wurde. FCM führte eine Berichterstattung über verpasste Einsparungen aufgrund von Nichteinhaltung ein, die zusätzlich die Gründe für lokal genehmigte Abweichungen von der Richtlinie erfasst.

Seit unserer Ernennung zum Reisemanagementunternehmen von Control Risks hat Julien Crown zusammen mit Chris Gramstadt an der Überarbeitung der Reiserichtlinie gearbeitet. Obwohl sie nach wie vor umfassend ist, wurden einige der komplizierteren Ebenen vereinfacht, was die Einhaltung der Richtlinie weiter erleichtert hat.

Control Risks ist in der Lage, einzelne Länder oder Reisende zu identifizieren, bei denen ein Manager zu viele Ausnahmen bewilligt und globale Geschäfte nicht unterstützt.

Control Risks hat nun einen besseren Überblick über die Reservierungs- und Finanzdaten und damit eine mehrdimensionale Sicht auf die Reiseausgaben. Damit verfügt das Unternehmen über die nötigen Informationen, um das Richtlinienmanagement und die Verhandlungen mit den Anbietern voranzutreiben, und die Unternehmensleitung kann effektivere Strategien für künftige Reisebudgets entwickeln.

Die Ergebnisse

„Der Wechsel zu FCM Travel Solutions hat die Servicequalität verbessert und die Kosten unter Kontrolle gehalten. Die globalen Managementinformationen haben eine Reihe von Vorteilen für die Global Governance gebracht, da sie die Transparenz der Ausgaben und die Einhaltung der Richtlinien erhöhen“, so Chris Gramstadt.

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Bei ihrer Ausschreibung hat GMG mehrere Herausforderungen in Bezug auf diverse Erfahrungen mit Kundenservice, Risikomanagement und unstimmigen Preisangaben identifiziert, welche zu einem Verlust und einem Konformitätsniveau von nur 42% geführt haben. FCM hat diese Probleme mit Hilfe von Best Practices und einem robusten Implementierungsplan gelöst.

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