Upptäck dolda reskostnader – 5 sätt som data kan hjälpa travel managers att spara

Digitaliseringens framfart har förändrat hur företag ser på affärsresor – från något som bara ska fungera till något som aktivt kan skapa värde. I takt med att resandet har fått nya, mer flexibla former, vill många företag hitta smartare sätt att planera, följa upp och spara.

Men här kommer en utmaning: historisk data säger inte längre hela sanningen. Förutsättningarna har förändrats, och det gör att traditionella analysmodeller behöver uppdateras. För att fatta rätt beslut framåt krävs nya verktyg, nya insikter – och ett tydligare fokus på att använda resebudgeten strategiskt.

Det handlar inte om att skära ner i första hand, utan om att få ut mer av varje krona. På FCM tror vi att affärsresor ska ses som en investering – och att datadrivna insikter är nyckeln till både kontroll och besparingar.

Så hur gör man det i praktiken? Här är fem konkreta sätt som data och automatisering kan hjälpa dig som travel manager att upptäcka dolda besparingar:

1. Automatisera det som tar onödig tid

Automatisering handlar i grunden om att frigöra tid. Många företag har redan börjat ta kliv mot att automatisera uppgifter som tidigare var manuella och tidskrävande. Det kan handla om allt från bokningsflöden till reserapporter och uppföljning.

Ju mer du kan låta smarta system sköta det praktiska, desto mer tid får du över till det som faktiskt kräver mänsklig fingertoppskänsla – som att fatta strategiska beslut eller utveckla reseprogrammet.

Ett konkret exempel är FCM:s egen dashboard för dataanalys. Den samlar information om utgifter och efterlevnad på ett överskådligt sätt, så att du direkt ser var det läcker pengar eller var policy inte följs. Du slipper rota runt i excelfiler och manuella rapporter, och får istället koll på läget med några klick.

2. Fatta smartare beslut med rätt data

Företag sitter redan på en guldgruva av information. Bokningar, preferenser, utgifter – allt finns där. Utmaningen är inte att samla data, utan att faktiskt göra något vettigt av den.

Med rätt verktyg kan du omvandla siffror till riktiga insikter. Du får koll på vad som funkar, vad som kostar och var det finns utrymme att förbättra. På FCM använder vi avancerad analys för att identifiera mönster och trender som kan hjälpa dig att fatta beslut som sparar både pengar och tid.

När du låter datan jobba för dig får du bättre överblick och slipper gissa dig fram. Det gör hela skillnaden.

3. Skruva på reseprogrammet – och få mer tillbaka

För att ett reseprogram verkligen ska leverera krävs mer än ett policy-dokument. Det krävs förståelse för hur medarbetarna faktiskt bokar, vad det kostar och vilka mönster som återkommer gång på gång.

Genom att analysera bokningsbeteenden och prisutveckling över tid kan du justera strategin så att den både håller budget och funkar i praktiken. Tekniken gör det dessutom möjligt att testa olika scenarier innan du genomför förändringar – vilket minskar risken för dyra misstag.

Det handlar inte om att snåla på detaljer, utan om att se helheten och prioritera rätt. Och med rätt insikter vet du exakt var du får bäst effekt av varje krona.

4. Få efterlevnad att hända – på riktigt

Att ha en tydlig resepolicy är viktigt. Men det är först när den följs som den faktiskt börjar göra nytta. I många företag slirar det – ofta för att riktlinjerna är otydliga, svåra att följa eller helt enkelt inte känns relevanta för medarbetarna.

En studie från McKinsey visade till exempel att hela 35 % av affärsresenärer i Asien inte alltid följer sin företagsresepolicy. Av dem väljer 40 % att boka dyrare hotell än vad policyn tillåter. Det kanske inte låter så dramatiskt, men när det händer i stor skala börjar det märkas i budgeten.

Istället för att jobba med pekpinnar och bestraffningar är det oftast mer effektivt att förstå varför policyn inte följs. Vad är det som skaver? Finns det ett behov som inte täcks, eller är det bara otydlig kommunikation?

När du har svaren kan du justera policyn, förklara varför den finns och göra det lättare för resenärerna att välja rätt. FCM:s lösningar gör dessutom data lättillgänglig för både beslutsfattare och resenärer, så att ni slipper lägga tid på manuell uppföljning och rapportering.

5. Skapa trygghet vid varje resa

Säkerhet är inte längre ett tillval – det är en självklarhet. Oavsett om det handlar om politisk oro, väderförhållanden eller andra globala risker, vill både företag och medarbetare veta att det finns koll och backup.

Med hjälp av realtidsdata kan du snabbt identifiera riskzoner, bedöma leverantörers säkerhetsstandard och följa upp hur väl omsorgsplikten uppfylls. Det gör det möjligt att agera innan något händer, inte bara reagera efteråt.

Du kan också använda datan för att se hur säkerheten påverkar kostnader och fatta smartare beslut när det gäller rutter, hotell eller transport. Trygga resenärer reser bättre – och företag som prioriterar säkerhet står starkare i längden.

¹ Travel Industry to Switch On More Automated Processes to Cope With Reduced Staffing
² McKinsey study on Asian Business Travellers: Five Things You Need to Know