Hantering av tilläggsavgifter

Tilläggsavgifter, extrakostnader eller tilläggstjänster syftar på sådant som resenärer kan behöva utöver grundprodukten när de reser. Det kan handla om extra benutrymme på flyget, parkering vid hotellet eller en extra förare till hyrbilen. Dessa tillval är ytterligare intäktskällor för reseleverantörer och avser icke nödvändiga produkter och tjänster. För många företag har de också blivit allt vanligare i affärsreseräkningarna.

Enligt FCM Consultings senaste trendrapport har utgifterna för den här typen av tillägg ökat med över 33 procent under de senaste åren. Global Business Travel Association rapporterar dessutom att tilläggsavgifter i dag står för omkring 8 procent av de totala kostnaderna för affärsresor. För företagens resebudgetar är det en betydande andel.

Att ha kontroll på tilläggsavgifter inom affärsresor kan bidra till att undvika onödiga kostnader, ge bättre överblick och efterlevnad av resepolicy, stärka relationerna med leverantörer och samtidigt förbättra upplevelsen för resenärerna.

Close-up of hands holding luggage at an airport

Flygbolag

Flygbolag var tidigt ute med tilläggstjänster och har länge varit föregångare inom området. Även om extratjänster alltid har funnits tog utvecklingen fart på allvar när lågprisbolagen etablerade sig på marknaden. När Jetstar lanserades i Australien med låga grundpriser, och när Virgin Australia slutade inkludera måltider och bagage som standard och införde enklare biljettalternativ, blev det tydligt att resenären nu betalade separat för säte och tillval.

I dag är detta standard även hos traditionella flygbolag. Avgiftsbelagda tillägg erbjuds genom hela kundresan, vid bokning, incheckning, på flygplatsen och i direktkommunikation med resenären. Vissa tillval dyker dessutom upp först när man minst väntar sig det. Ett ofta citerat exempel är Ryanair, som tar betalt för allt från incheckning på flygplatsen och utrustning för spädbarn till att skriva ut boardingkort på nytt.

I vissa regioner stod intäkter från tilläggstjänster för mellan 30 och 50 procent av flygbolagens totala intäkter under 2023. Enligt International Air Transport Association (IATA) väntas dessa intäkter nå rekordnivåer på cirka 145 miljarder USD under 2025. Det innebär att nivåerna för första gången överstiger tiden före pandemin och motsvarar en ökning på omkring 10 procent sedan 2019.

Vanliga tilläggstjänster hos flygbolag inkluderar:

Val av säte, extra benutrymme och platser längst fram
Mat och dryck ombord
Ombokning av biljetter och flexibla biljettalternativ
Uppgradering av säte via budgivning
Prioriterad ombordstigning och snabb incheckning
Incheckat bagage, överdimensionerat eller överviktigt bagage samt i vissa fall handbagage
Wi-Fi, underhållning och hörlurar ombord
Komfortkit och amenity packs
Underhållningskit och souvenirer för barn
Tillgång till lounge eller duschutrymmen
Fast track genom säkerhetskontrollen
Avgifter för incheckning på flygplatsen och ny utskrift av boardingkort
Avgifter för spädbarn, barnutrustning och ensamresande minderåriga
Ändringar av flyg och namn

Förhandsplanering och paketering
Vid flygbokning kan resenärer och bokare undvika styckvisa avgifter genom att välja biljettalternativ som redan inkluderar tillval. Det kan handla om sätesval, extra benutrymme, incheckat bagage, måltider och även möjlighet till ombokning eller avbokning när flexibilitet behövs.

Om resepolicyn tillåter kan business class eller premium economy vara ett mer motiverat val. Dessa klasser inkluderar ofta många av ovanstående tillval, tillsammans med extra komfort som kan göra stor skillnad för resenärens upplevelse.

Maximera lojalitetsprogram
Många flygbolag belönar frekventa resenärer och företag med poäng baserat på användning. Poängen kan ofta användas till uppgraderingar av kabin, extra bagage, loungeaccess eller fria flygresor. Det skapar långsiktiga besparingar för företag med etablerade affärsreseprogram.

Värdet stannar inte vid ett enskilt flygbolag. Många flygbolag ingår i globala allianser som oneworld, Star Alliance och SkyTeam, eller har direkta partnerskap. Det gör det möjligt att tjäna och använda poäng över flera flygbolag, rutter och andra reserelaterade produkter och tjänster.

Företagsprogram som Virgin Australia Business Flyer eller British Airways On Business adderar ytterligare värde genom att låta företag bygga upp en egen belöningspott, utöver de poäng som enskilda resenärer samlar.

Förhandla smartare
Företag med stora resevolymer bör förhandla om mer än bara grundpriser. Genom att arbeta direkt med flygbolag eller allianser kan ni ta fram skräddarsydda avtal för tilläggstjänster som speglar hur era resenärer faktiskt flyger. Det ger bättre villkor och mer relevanta tillval.

Samtidigt är det viktigt att följa resenärernas beteenden. Preferenser förändras över tid. Med ett starkt rapporteringsstöd kan ni hålla koll på både nya och etablerade resetrender och ligga steget före i förhandlingarna. Utöver budgetvinster kan företagsavtal med flygbolag också leda till starkare leverantörsrelationer, bättre efterlevnad av resepolicy och mindre friktion vid bokning och under resan.

Det är långt ifrån första gången inkluderade tilläggstjänster lyfts i dialogen med flygbolag. Under de senaste åren har travel managers i allt högre grad efterfrågat mer komfort, tydligare hållbarhetsinslag och större flexibilitet, för att kunna motivera högre biljettpriser. Förhandlingarna har blivit mer komplexa, men det finns fortfarande ett tydligt värde att hämta, särskilt när man går in med god förståelse för resmönster och har relevant data som stöd.

Boende

Även hotellens tilläggstjänster har tagit fart. Hotellkedjor och varumärken ser ökade intäkter från produkter och tjänster som ligger utanför kärnerbjudandet, alltså själva rummet för sömn och dusch.

Business travellers seated in a hotel lounge being served

Parkering, valet parking och cykeluthyrning
Privat bilservice via hotellet samt transferlösningar
Lyxiga tillval på rummet som champagne, snacks och filmer
Produkter att ta med hem, exempelvis schampo, balsam, badrockar och tofflor
Medlemskap i lojalitetsprogram
Sen utcheckning och tidig incheckning
Co-working-ytor och dagpass
Wi-Fi och streamingtjänster på hotellet
Rumsservice
Spa- och träningsfaciliteter
Konsumtion i minibaren, påfyllning eller borttagning
Rumsuppgraderingar
Kuddmenyer
Personlig shopping- eller concierge-service
Städavgifter

Förhandla bekvämligheter i förväg
Vid frekventa hotellvistelser kan företag förhandla fram rabatterade paketpriser som inkluderar exempelvis Wi-Fi, parkering eller frukost. Sådana lösningar minskar antalet individuella tilläggsavgifter och bidrar samtidigt till en mer genomtänkt och uppskattad upplevelse för resenärerna.

FCM Consulting har exempelvis förhandlat fram inkluderade hotellbekvämligheter för en kund, vilket eliminerade vanliga tilläggsavgifter och resulterade i besparingar på cirka 76 000 EUR. Teamet säkrade även sex nya kedjeavtal med BAR-rabatter på 10 till 15 procent, motsvarande ytterligare cirka 160 000 EUR i beräknade besparingar.

Lojalitetsprogram
Uppmuntra medarbetare att registrera sig i hotellens lojalitetsprogram. Frekventa gäster som samlar tillräckligt med poäng kan använda dem till framtida vistelser eller tjänster och därmed helt undvika vissa tilläggsavgifter.

Följ upp tilläggskostnader
Det handlar inte bara om rumspriset. Utläggsrapporter avslöjar ofta oväntade kostnader, som måltider, minibar, parkering, tvätt, hotellrestauranger och rumsservice. Med hjälp av rapporteringsverktyg eller integrerade bokningslösningar går det att synliggöra dolda kostnader och justera både resepolicy och leverantörsavtal.

Begränsa onödiga extratjänster
Avråd från inköp av lyxiga tillval på rummet och produkter att ta med hem, till exempel badrockar och tofflor, användning av minibar eller festliga tillägg som blommor och champagne, om de inte är affärskritiska.

Välj affärsvänliga boendealternativ
Hotell, Airbnb och självhushållslägenheter möter affärsresenärers behov på olika sätt. Vissa erbjuder tillgång till business center så att resenärer kan arbeta utanför hotellrummet, medan andra har kök på rummet, vilket kan bidra till att hålla nere kostnaderna för mat och dryck.

Businesswoman seated in a rental car, highlighting the role of ancillary charges in corporate travel

Marktransport

Tiden då själva bilen räknades som ett tillval är förbi. Idag erbjuder biluthyrningsföretag en lång rad extratjänster, givetvis mot extra kostnad. Dagens vanligaste tillägg inom marktransport inkluderar:

Olika nivåer av försäkringsskydd
Skydd för vindruta och däck
Vägassistans
Begränsningar av körsträcka
Barnstolar, GPS-navigering och mobilhållare
Upphämtning och återlämning utanför ordinarie öppettider
Extra förare
Tankning
Avgifter för sen återlämning
Hantering av vägtullar, böter och förseningsavgifter

Förköp försäkring
Biluthyrningsförsäkringar är ofta ett av de dyraste tillvalen. Innan ni väljer uthyrningsföretagets försäkring, kontrollera om företagets befintliga försäkringsskydd redan täcker den här typen av resa. Om så är fallet, se till att informationen är tydlig och lättillgänglig för resenärerna.

Förhandla tillval vid biluthyrning
Även här är försäkringar ofta det som snabbt driver upp kostnaden. Genom att se över vad som redan ingår i företagets försäkringar och förhandla fram paket där standardförsäkringar och avgifter för extra förare ingår, går det att minska onödiga tillägg.

Utbilda för att undvika onödiga kostnader
Som travel manager behöver du inte detaljstyra varje resa, men små påminnelser kan göra stor skillnad. Uppmana resenärer att tanka bilen innan återlämning för att slippa överprissatta bränsleavgifter. Var uppmärksam på körsträckor och rekommendera bokningar med obegränsad körsträcka när resorna ofta är långa. Se också till att resenärer kopplar hyrbilen till företagets vägtullskonto innan de ger sig ut på vägarna.

Tilläggsavgifter kan verka som småposter, men i ett reseprogram med hög volym kan de snabbt bli en betydande kostnad eller en smart möjlighet till besparingar.

FCM Consultings Managing Director APAC, Felicity Burke, säger:

Det är avgörande att förstå vad som faktiskt ingår i ett flygpris. Ett traditionellt biljettpris kan se dyrare ut vid första anblick, men innehåller ofta fler tjänster och förmåner redan från start.
När resenären i stället väljer ett obundlat grundpris och därefter lägger till sittplats, bagage och andra tillval, blir den totala kostnaden ofta högre än för det traditionella alternativet. Det är här travel managerns kompetens gör verklig skillnad, genom att säkerställa rätt val och bästa möjliga värde utifrån resans faktiska behov.

Vissa tillägg är uppenbara, andra döljer sig i det finstilta. Samtidigt lanseras nya avgifter i snabb takt. Genom att följa resenärernas beteenden, ge dem rätt stöd och information samt förhandla mer strategiskt kan travel managers göra tillvalen till mervärden, som både ökar policyefterlevnaden och förbättrar resenärernas upplevelse.