20 frågor att ställa för att förstå hur en sammanslagning av affärsresebyråer påverkar ert reseprogram
När din affärsresebyrå går igenom ett förvärv eller en sammanslagning är det helt naturligt att du funderar över hur ditt reseprogram kan påverkas.
För att göra den här övergången lättare för dig, och med stöd i vår erfarenhet av att hjälpa multinationella företag i liknande situationer, har vi tagit fram 20 viktiga frågor som du kan ställa till din affärsresebyrå och diskutera internt. Svaren ger dig en tydligare bild av vad förändringen betyder för din organisation och hur du kan anpassa dig på bästa sätt.
Påverkan på kostnader och servicenivå
1. Hur kan priserna komma att förändras på grund av sammanslagningen?
Det är viktigt att förstå hur priserna kan påverkas för att kunna planera budgeten för affärsresor och bedöma om affärsresebyrån fortsatt är kostnadseffektiv efter sammanslagningen. Det kan också vara värt att prata med era föredragna flygbolag, hotell och andra leverantörer för att höra hur de ser på situationen.
2. Vilka kostnader bör vi räkna med om vi byter leverantör eller system?
Att ha koll på de ekonomiska konsekvenserna vid ett eventuellt byte hjälper er att avgöra om ni ska stanna hos affärsresebyrån eller se er om efter ett alternativ. Gå igenom ert nuvarande avtal och kontrollera villkoren kring uppsägning. Fråga också affärsresebyrån om priser eller villkor förändras när ni flyttas över till den sammanslagna verksamheten och fundera på om ni behöver omförhandla några befintliga avtal.
3. Hur kan servicenivåerna påverkas?
Det är viktigt att få en känsla för om sammanslagningen kan påverka kvaliteten på den service ni får. Det har stor betydelse både för medarbetarnas upplevelse och hur smidigt ert affärsresande fungerar. Be er nuvarande affärsresebyrå förklara om de kan fortsätta leverera den servicenivå ni förväntar er, både under själva övergången och efteråt. Fråga också om sammanslagningen innebär förändringar i ert serviceteam eller i hur servicen kommer att levereras framöver.
4. Kommer sammanslagningen att påverka de personliga kontakter vi har hos er?
Relationerna med de personer ni arbetar med är en stor del av varför ert reseprogram fungerar som det ska. Därför är det viktigt att ta reda på om ni får behålla samma rådgivare och account manager, eller om teamet kommer att förändras när sammanslagningen är genomförd.
5. Finns det några processförändringar som vi behöver förbereda oss på?
Det är viktigt att i god tid förstå om något i arbetssätten kommer att förändras. Ta reda på om kommunikationen kommer att se annorlunda ut, om era godkännanden behöver justeras eller om nya arbetsflöden införs som skiljer sig från det ni arbetar med i dag. Med den insikten kan du förbereda organisationen, säkerställa att servicen matchar era behov eller, om det behövs, börja utvärdera alternativa affärsresebyråer.
Teknik och plattformsbyte
6. Kommer plattformarna att slås ihop eller fortsätta fungera var för sig efter sammanslagningen?
Det är viktigt att förstå vad som händer med tekniken framåt, särskilt när det gäller användarvänlighet och enhetlighet. Ta reda på vad som planeras i de olika faserna. Kommer ni behöva byta system längre fram? Och hur kommer innovation och utveckling att fungera både under sammanslagningen och efteråt?
7. Handlar förvärvet främst om ett bättre bokningsverktyg eller om förbättrad automatisering i bakgrunden?
När du vet vad fokus ligger på blir det lättare att förstå hur arbetsflöden och bokningsupplevelsen kan komma att förändras. Det här hänger ihop med frågorna om processer och vad själva vinsten med sammanslagningen är. Du behöver förstå vad som kan förändras och på vilket sätt. Får ni bättre automatisering, eller riskerar något att bli mer komplicerat?
8. Hur planerar ni att få de två företagens teknikplattformar att fungera tillsammans?
Genom att få en tydlig bild över hur tekniken ska fungera tillsammans kan du enklare förbereda organisationen på förändringar som påverkar både användarupplevelsen och effektiviteten. Om båda byråerna har egna bokningsverktyg kan de välja att gå vidare med ett av dem, behålla båda eller föra över utvalda funktioner mellan systemen. Det här är också ett bra tillfälle att utvärdera om lösningen efter sammanslagningen motsvarar era behov.
9. Behöver vi byta till nya teknikplattformar?
Om svaret är ja behöver du få en klar bild av vilken teknik som är på väg in och hur den fungerar tillsammans med det ni använder i dag. Titta på vilka funktioner som följer med och om de faktiskt stödjer era behov eller om de skapar nya luckor. Då kan ni planera för utbildning, onboarding och hur eventuella störningar ska hanteras.
Om svaret är nej är det bra att tänka igenom vad det betyder för era nuvarande system och framtida utveckling. Är ni nöjda med det ni har, eller saknas något framåt?
10. Kommer våra anpassade arbetsflöden att finnas kvar eller förändras?
Större reseprogram kräver ofta både flexibilitet och egna lösningar. Tillsammans med din affärsresebyrå har du förmodligen byggt upp processer och arbetsflöden som är helt anpassade efter hur ni arbetar. När två företag går ihop är det viktigt att ta reda på om den flexibiliteten kan behållas. Kommer era nuvarande arbetsflöden att fungera även efter sammanslagningen, eller behöver något göras om? Det är viktigt att värna om det som redan fungerar, särskilt om ni har processer som är unika för just ert reseprogram.
Strategisk bakgrund
11. Vilka synergier förväntas av den här affären?
Lita inte enbart på pressmeddelanden. Fråga din affärsresebyrå vilka strategiska fördelar de ser. Försök få så mycket detaljer som möjligt om vilka synergier sammanslagningen ska skapa och, framför allt, hur de kommer att gynna dig och ert reseprogram. Det hjälper dig att förstå vilka nya möjligheter och tjänster du kan dra nytta av – eller om du ser att det kan uppstå luckor efter sammanslagningen.
12. Hur kommer förvärvet att öka värdet i vårt reseprogram?
När värde, kostnadskontroll och avkastning står högt på agendan blir den här frågan särskilt viktig. Be din account manager berätta vilka konkreta fördelar sammanslagningen innebär för just ert reseprogram. Vad får ni som ni inte haft tidigare? Vad förbättras? Vad ingår och vad kan kosta extra? När du har de svaren blir det lättare att se vilket värde samarbetet faktiskt ger och att internt förklara hur sammanslagningen kan stödja era mål framåt.
13. Kommer vi att få fler möjligheter att anpassa våra tjänster och lösningar efter sammanslagningen?
Även om ni redan har en viss flexibilitet i dag vill du veta vad som blir möjligt framöver. Ta upp med den sammanslagna affärsresebyrån vilken flexibilitet som kommer att finnas och vilka delar som går att anpassa. Ofta förändras möjligheterna i takt med att teknik och tjänster uppdateras. Det är viktigt att kunna forma lösningen så att den passar er organisation och ger medarbetarna den bästa möjliga upplevelsen, särskilt i en period där mycket kan vara i rörelse.
14. Hur ser tidslinjen och processen för övergången ut?
En tydlig tidslinje gör det mycket enklare att planera och undvika onödiga störningar. Be om så konkreta detaljer som möjligt: hur de olika faserna ser ut, när teknik eller system ska flyttas över, om kommunikationen förändras och när ni kan räkna med att se de första förbättringarna. Det här är information du inte bara behöver själv, utan också kommer vilja dela internt så att organisationen kan förbereda sig på ett bra sätt.
15. Hur kan sammanslagningen påverka affärsresebyråns kultur och kundrelationer?
Den här frågan är viktig av två skäl. För det första kan kulturella förändringar påverka både servicen och relationen ni har med er affärsresebyrå. I början är det svårt att veta exakt vad det innebär för er, men det hjälper dig att känna av hur bekväm du är med en så stor förändring.
För det andra behöver du ta reda på om den nya kulturen efter sammanslagningen stämmer överens med er egen. Det kan till exempel vara så att ni tidigare valt bort den andra byrån i en RFP-process, vilket kan göra situationen lite känslig från start. Det är bra att vara medveten om sådant redan nu.
Förbered organisationen internt
16. Vilka interna avdelningar kan hjälpa oss att förstå hur sammanslagningen påverkar budget och verksamhet?
Ledning, HR, ekonomi, säkerhet och IT är ofta de första du behöver prata med när du ska förstå vad en sammanslagning innebär för organisationen. Minst av allt handlar det om att få upp frågan på deras radar, så att ni tillsammans kan börja fundera på konsekvenserna och hur ni bäst går vidare. När rätt personer är med tidigt får ni en mer komplett bild och kan göra smartare justeringar i både budget och arbetssätt. De här avdelningarna var troligen delaktiga när ni valde affärsresebyrå från början, så det är rimligt att de också får insyn om en förändring är på gång.
17. Finns det en möjlighet att vårt reseprogram kan utvecklas snabbare med en annan affärsresebyrå?
Affärsresevärlden förändras snabbt och du har säkert planer och ambitioner för ert reseprogram — kanske sådant du helst vill genomföra tidigare än senare. Frågan är om du känner att de förändringarna går att göra i den miljö som väntar efter sammanslagningen, eller om det är läge att fundera på en annan partner som kan möta era behov snabbare.
Börja jämföra det du har i dag, och det som utlovas efter sammanslagningen, med vad andra byråer kan erbjuda. Det kan finnas lösningar som passar er bättre och som kan stärka upplevelsen, effektiviteten och besparingarna i reseprogrammet, och som dessutom kan levereras snabbare.
18. Hur påverkar sammanslagningen konkurrensen på marknaden för affärsresebyråer?
Fundera på hur sammanslagningen påverkar marknaden i stort. Det kan vara värdefullt att prata med branschkollegor och nätverk för att få en känsla av hur andra ser på förändringen. Med en bättre bild av marknadsläget står du starkare när du ska förhandla villkor eller svara på frågor internt om hur ni bedömer situationen.
19. Vilka resurser och kostnader krävs för att gå över till den sammanslagna organisationen?
När du har pratat med de interna avdelningarna blir det lättare att se hur sammanslagningen faktiskt påverkar organisationen. Det kan innebära att både tid och budget behöver avsättas, särskilt om det handlar om större delar som teknikbyten. Här blir tidslinjen viktig — den hjälper er att planera för det som händer direkt, det som kommer på kort sikt och det som ligger längre fram. En tydlig planering tillsammans med andra avdelningar gör övergången betydligt smidigare.
20. Ska vi stanna kvar hos vår nuvarande affärsresebyrå eller titta på andra alternativ?
Den stora frågan. När ni ändå står inför förändring kan det vara ett bra tillfälle att fundera på om ett större skifte faktiskt skulle gynna er — till exempel att byta affärsresebyrå helt. Det här är ett beslut ni behöver ta tillsammans, baserat på fördelarna med sammanslagningen och hur alternativen på marknaden ser ut. När analysen är klar handlar det om att välja väg: stanna och förändra inom ramen för det ni redan har, eller ta steget vidare med en ny partner som kan passa era behov ännu bättre.
Att navigera förändringar vid en sammanslagning av affärsresebyråer
De här frågorna hjälper dig att hitta rätt nästa steg och se till att de ligger i linje med företagets prioriteringar, verksamhetens behov och era egna förutsättningar.
Här hittar du också fler resurser som kan stötta dig under den här övergången.
