Controlar los gastos de viaje es, en la mayoría de los casos, una tarea compleja. Sin embargo, resulta fundamental para hacer un buen uso de los recursos de la empresa y hacer de los viajes una actividad rentable.
Así, cuando la gestión de gastos de viaje es eficaz podemos reducir costes, anticipar desviaciones y optimizar los recursos.
A continuación, veremos cómo puedes implementar un sistema de gestión de viajes y gastos que te permita controlar cada euro invertido sin perder agilidad ni comodidad para tus empleados.
¿Cuáles son los gastos de viaje para una empresa?
En primer lugar, debes entender qué son los gastos de viaje y cuáles se incluyen como tales. En este sentido los gastos de viaje de una empresa son todos aquellos costes que tienen los empleados cuando se desplazan por motivos laborales.
Eso sí, deben estar directamente relacionados con la actividad profesional y debidamente justificados para que puedan considerarse. Se incluyen:
- Transporte: billetes de avión, tren, taxi, combustible o alquiler de vehículo.
- Alojamiento: estancias en hoteles o apartamentos corporativos.
- Dieta: comidas y bebidas durante el desplazamiento.
- Desplazamiento: Peajes, aparcamiento o transporte urbano.
Conexión: Datos móviles o telefonía cuando el empleado trabaja fuera.
Cómo gestionar los gastos de viaje de empresa paso a paso
Una vez que tienes claro cuáles son los gastos de viaje, es hora de comentar cómo se deberían gestionar. Lo ideal es tener un proceso claro, digitalizado y coherente con la estructura de la empresa. En los siguientes párrafos daremos el paso a paso.
Establece un método de pago para los viajes
Para comenzar, el empleado tiene que saber cómo pagar los gastos de viaje. Es decir, si va a tener una tarjeta corporativa o va a tener que asumirlos él y luego se le reembolsan. Así, nos encontramos con:
- Tarjeta corporativa. Si los viajes son frecuentes, lo ideal es tener una tarjeta para los gastos de viaje de un empleado. Además, esto permite controlar gastos en tiempo real y centralizar toda la información financiera.
- Reembolso. Otra opción es que el empleado lo pague todo y luego pase las facturas y tickets a la empresa para que le hagan un reembolso. Este sistema requiere una política muy clara y plazos definidos para evitar confusiones.
Define una política de gastos clara
Por otro lado, para que la gestión de gastos de viaje sea óptima la empresa debe tener una política de gastos clara. Aquí es donde se define qué gastos son aceptables, los límites por categoría, los formatos de justificantes válidos y los plazos de presentación. Por ejemplo:
- Dietas máximas por día y por país.
- Límites en alojamiento y transporte.
- Reglas sobre viajes internacionales o clases de billete.
- Procedimiento de aprobación por parte de los supervisores.
En cualquier caso, la política debe estar actualizada, comunicarse periódicamente y ser de fácil acceso.
Diseña un proceso para gestionar pagos y reembolsos
Con todo lo anterior claro, hay que diseñar un flujo de trabajo claro para gestionar los reembolsos. En este sentido, no puede faltar fases o puntos como:
- Registro del gasto. El empleado conserva la factura y la mete en el sistema.
- Revisión. El responsable valida que el gasto cumple la política interna.
- Aprobación. El departamento financiero autoriza el reembolso.
- Pago. Se realiza el reembolso dentro del plazo acordado .
Cabe señalar que digitalizar este proceso mediante software especializado reduce errores y ahorra tiempo.
Cómo calcular los gastos de viaje de empresa
Si hablamos de gestión de viajes y gastos, otro tema relevante es cómo se calculan estos gastos. Y es que esta información te ayudará a prever presupuestos y analizar resultados.
Al final, lo que quieren las empresas es entender los patrones de gasto para tomar decisiones estratégicas. Veamos cómo hacerlo.
Registrar y categorizar cada gasto
Para comenzar con el cálculo de los gastos de viaje, es fundamental que todo se registre detalladamente. Así, cada gasto debe clasificarse en categorías como transporte, alojamiento, dietas o entretenimiento.
Esto facilita los informes trimestrales y la recuperación del IVA. Por ejemplo, un viaje comercial a Barcelona puede incluir:
- Tren AVE: 120€
- Hotel (2 noches): 220€
- Dietas: 80€
- Taxi aeropuerto: 30€
- Total: 450€
Con esta información clasificada, la empresa puede saber cuánto gasta por destino, tipo de viaje o departamento.
Suma los gastos de cada viaje
Si damos un paso más en la gestión de gastos de viaje, lo siguiente será analizar el coste del desplazamiento en su totalidad.Y es que agrupar todos los costes de un mismo viaje permite comparar destinos, equipos o temporadas. Para ello, puedes usar esta fórmula:
Gasto total del viaje = Transporte + Alojamiento + Dietas + Otros gastos deducibles
Así se detectan desviaciones o hábitos que encarecen los desplazamientos, como elegir vuelos en horario pico o alojamientos de gama alta sin justificación.
Haz una previsión en base a los datos
Por último, con todos los datos registrados, la empresa puede predecir el gasto de los próximos viajes y así asignar un presupuesto realista y justificado. Sin duda, una buena gestión de gastos de viaje ayuda a comparar los viajes de diferentes años, optimizar recursos y buscar tarifas corporativas que mejoren o reduzcan el gasto.
Al final, el cálculo sirve para entender lo que implica el viaje a nivel económico, pero también para tener una referencia a futuro y tomar decisiones que mejoren la rentabilidad.
Cómo reducir los gastos de viaje sin afectar la productividad
Ahora bien, como decíamos, con la información anterior, puedes optimizar el gasto. Y eso pasa por reducir costes sin afectar al rendimiento del equipo. Para ello, puedes:
- Planificar con antelación. Reservar vuelos y hoteles con tiempo garantiza mejores tarifas.
- Negociar con proveedores. Firmar acuerdos con cadenas hoteleras o aerolíneas reduce el precio por volumen.
- Uso de tarifas corporativas. Las agencias de viajes especializadas ofrecen precios preferentes y flexibilidad en cambios.
- Fomentar reuniones online o híbridas. No todos los encuentros requieren desplazamiento. Combinar viajes presenciales y virtuales ayuda a ahorrar.
- Revisar informes para detectar excesos. Analizar patrones de gasto ayuda a identificar áreas de mejora.
- Incentivar a los empleados a viajar de forma responsable. Crear una cultura de ahorro compartido mejora el compromiso y la sostenibilidad.
Beneficios de una buena gestión de viajes y gastos
Como podrás imaginar, la gestión de gastos de viaje tal y como se está planteando aquí tiene ciertas ventajas para las empresas. Los más destacados son:
- Ahorro económico. Al eliminar gastos innecesarios y recuperar el IVA deducible es posible ahorrar.
- Transparencia y cumplimiento fiscal. Cada gasto queda registrado y justificado.
- Control financiero centralizado. Facilita la toma de decisiones basadas en datos.
- Mayor agilidad en reembolsos. Mejora la experiencia del empleado y la eficiencia administrativa.
Mejora de la toma de decisiones. Los informes permiten identificar qué viajes aportan más valor al negocio.
Errores comunes en la gestión de gastos de viaje
Por último, es importante señalar algunos de los errores que se suelen cometer en la gestión de gastos de viaje. Estos son los más frecuentes y cómo evitarlos:
- No exigir justificantes o tickets. Sin un justificante, los gastos no son deducibles fiscalmente.
- Falta de control y límites claros. Sin topes definidos, los gastos pueden dispararse fácilmente.
- Procesos manuales. Usar hojas de cálculo provoca errores y retrasa los cierres contables.
- No usar herramientas de automatización. La digitalización es clave para ahorrar tiempo y evitar duplicidades.
- Política de gastos desactualizada. Los precios cambian cada año; una política antigua genera desajustes y reclamaciones.
Conclusiones sobre la gestión de gastos de viaje
Para terminar, podemos decir que la gestión de gastos de viaje es una actividad estratégica que ayuda a la empresa a optimizar su rentabilidad. Por ello, es importante contar con un proceso que garantice el control, la transparencia y la eficiencia en cada etapa del viaje.
En este sentido, es preciso que los gastos estén justificados, la política sea clara y cada decisión se base en datos. Además, apoyarse en soluciones digitales de gestión de viajes para empresas aporta ventajas adicionales.
Estas plataformas automatizan tareas repetitivas, detectan inconsistencias y generan informes detallados que permiten evaluar la rentabilidad de cada viaje y optimizar el presupuesto con precisión.
En FCM Travel te ofrecemos herramientas que te ayudarán a conseguir todo lo anterior. Ponte en contacto con nosotros para mejorar la gestión de gastos de viaje.