política de viajes corporativos

La política de viajes corporativos es un documento que recoge las reglas a respetar en este tipo de actividades. Por ejemplo, quién puede autorizar un viaje, cómo hacer las reservas o qué gastos cubre la empresa.

También incluye límites de presupuesto, cómo deben ser los procesos de reembolso y temas relacionados con la seguridad de la persona que va a viajar por trabajo. De este modo, tenemos un documento clave para que los viajes estén controlados y sean rentables. A continuación, ampliamos toda esta información.

¿Qué son las políticas de viaje corporativas?

Como decíamos, la política de gastos de viaje en una empresa es el conjunto de normas que se deben cumplir en estas actividades.

Así, conseguimos que todos los viajes se hagan siguiendo los mismos criterios. Y las personas que lo gestionan tienen mayor control en el presupuesto y en el transcurso del desplazamiento.

No obstante, a diferencia de un modelo de política de gastos de viaje, la política de viajes corporativos también incluye la seguridad del empleado y facilita la planificación.

Este documento también sirve para que los profesionales que viajan sepan qué pueden hacer en cada situación y a quién deben dirigirse si surge cualquier incidencia durante el viaje.

Elementos clave en la política de viajes de para empresas

Sabiendo qué son las políticas de viaje corporativas, debemos decir que cada empresa la hace según sus criterios o necesidades. Aún así, hay puntos que comparten. 

En los siguientes párrafos los detallamos y comentamos la importancia de cada uno de ellos.

Alcance 

Lo primero de todo, en la política de viajes de una empresas, es definir a quién se dirige. Y aquí hay que especificar qué empleados pueden viajar por motivos laborales, en qué circunstancias y qué departamentos intervienen en la organización y aprobación del viaje. 

También conviene incluir si la política se aplica solo a empleados o también a colaboradores, directivos o personal temporal.

Procedimientos de reserva y aprobación

Además, la política de viajes de para empresas debe aclarar cómo se organizan los viajes. Por ejemplo, quién debe autorizar el viaje, qué plataforma o agencia debe utilizarse, con cuánta antelación se deben planificar, o qué hacer ante una cancelación. 

Así, está todo mucho más controlado y evitamos que haya incidentes que afecten al objetivo del viaje.

Tipos de gastos permitidos

Por otro lado, independientemente que haya o no una política de gastos de viaje en una empresa, hay que detallar qué gastos cubre la empresa. También cuáles se excluyen para no dejar ningún cabo suelto. 

Cuanto más clara sea esta información, menos incidencias aparecerán durante la gestión de los reembolsos. Esto evita confusiones e incomodidades posteriores.

Protocolos de seguridad

Por último, la política de viajes para empresas también debe contemplar aspectos sobre seguridad. Por ejemplo, un seguro, teléfonos de asistencia, qué hacer ante cancelaciones o incidencias o cómo comunicarse ante emergencias. La empresa tiene la responsabilidad de proteger a sus trabajadores durante los viajes profesionales.

¿Cómo implementar una política de viajes en la empresa?

Ahora bien, para poder decir que se cumple la política de viajes de empresa, primero hay que implementarla. En este sentido, lo primero es implicar a los departamentos que participan en la gestión de los desplazamientos. Estos suelen ser Recursos Humanos, Finanzas, Compras o Dirección.

Después, lo ideal es comunicar las normas de forma sencilla a todos los empleados mediante reuniones, documentación interna o sesiones formativas.

Otro punto es utilizar herramientas de reserva, plataformas de gestión del gasto o soluciones especializadas para automatizar procesos. También ver cómo trabajar con la IA y viajes de negocios.

Y, por último, la política debe revisarse periódicamente. Actualizar el documento permite que siga siendo útil y que responda a la realidad del negocio.

Ejemplo de política de viajes corporativos

Llegados a este punto, veamos de forma resumida un ejemplo de política de viajes corporativos. Un modelo básico podría incluir medidas como las siguientes:

  • Todos los viajes deberán ser aprobados previamente por el responsable del departamento.
  • Las reservas se realizarán exclusivamente a través de la agencia o plataforma corporativa.
  • Los desplazamientos deberán solicitarse con la máxima antelación posible para obtener mejores tarifas.
  • La empresa reembolsará únicamente los gastos autorizados y correctamente justificados.
  • Los justificantes deberán presentarse en formato digital dentro del plazo establecido.
  • Los viajes que combinen trabajo y ocio deberán diferenciar claramente qué gastos asume la empresa y cuáles corresponden al empleado.
  • Todos los viajeros dispondrán de información sobre los protocolos de asistencia y seguridad durante el desplazamiento.

Conclusiones sobre la política de viajes corporativos

Como hemos visto, implementar política de viajes en la empresa ayuda a que los desplazamientos estén controlados y todo salga según lo previsto. No obstante, lo ideal es además contar con el apoyo de una agencia de viajes corporativos. Así la gestión es todavía más eficiente.

Al final, la combinación de una política de viajes corporativos, herramientas tecnológicas y asesoramiento profesional permite optimizar costes, mejorar el cumplimiento y dedicar menos tiempo a las tareas administrativas. 

Si quieres saber cómo trabajamos en FCM Travel, ponte en contacto con nosotros y te damos más detalles.

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