qué es una tcm

Si no sabes qué es una TMC, lo primero a tener en cuenta es que son las siglas de Travel Management Company. Y esta se define como una agencia de viajes corporativos y lo que hace es ayudar a las empresas con todas las tareas derivadas de los viajes de empresa.

Aquí entran aspectos como la reserva de vuelos, hoteles, trenes o coches de alquiler, la negociación de tarifas con proveedores, el control de los gastos de viaje, la gestión de la política de viajes de la empresa o la atención a los empleados durante el desplazamiento. 

A continuación, daremos más detalles sobre qué es una TMC, qué hace y los beneficios que tiene para las empresas trabajar con este apoyo.

¿Qué es una TMC o Travel Management Company?

En primer lugar, es importante aclarar qué es una TMC. Y, como decíamos, se trata de una agencia de gestión de viajes corporativos. Esta se encarga de la planificación, organización y seguimiento de todos los desplazamientos que realizan los empleados de una empresa.

Así, podemos decir que es el punto de contacto entre la empresa y los proveedores de viajes. Aquí entran, por ejemplo, aerolíneas, hoteles, compañías de tren o empresas de alquiler de vehículos. 

Como veremos ahora, entre sus ventajas, tenemos que simplifica de manera notable la gestión administrativa, optimiza recursos y hace que cada viaje sea más eficiente.

Por otro lado, para aclarar qué es una TMC, debemos decir que también ayuda a definir y aplicar la política de viajes de la empresa, negocia tarifas, aporta herramientas, ofrece asistencia al viajero y ayuda a controlar el presupuesto.

¿Cómo actúa una TMC? Funciones principales

Aunque ya hemos resumido algunas de sus principales funciones, ahora veremos cómo actúa una TMC de forma más precisa. 

Así, conocerás de primera mano qué puede hacer en tu empresa y si realmente es lo que necesita o no

Planificación y reserva de los viajes

Sabiendo qué es una TMC, podemos decir que la primera de las funciones a señalar es la planificación y reserva. Una TMC reserva todo lo necesario: vuelos, trenes, hoteles, alquiler de vehículos, traslados y cualquier otro recurso relacionado.

Aquí lo más importante es elegir  las opciones que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, al presupuesto y a la política de viajes establecida.

Negociación de tarifas con proveedores

Otra de las funciones o tareas que hace una TMC es negociar tarifas con todos los proveedores que se necesitan en un viaje de empresa. Lo más interesante es que suelen tener acuerdos con aerolíneas, cadenas hoteleras y otros proveedores.

Esto permite tener mejores tarifas, condiciones de cancelación más flexibles o servicios extra. Y ayuda a reducir el coste total de los viajes corporativos.

Gestión de la política de viajes

A este listado es preciso añadir que una TMC también se ocupa de garantizar que todas las reservas cumplen con la política de viajes de la empresa. Es decir, se preocupa porque se cumpla lo establecido.

Con ello, se respetan los límites de gasto, los proveedores autorizados, las categorías de alojamiento o las clases de transporte. Así se tiene más control del presupuesto.

Asistencia al viajero

Como comentamos antes en la definición de qué es una TMC, otra función es la asistencia al viajero de la empresa. Y es que los imprevistos son inevitables en cualquier viaje de negocios. Hablamos de retrasos, cancelaciones o cambios de última hora, por ejemplo.

En este sentido, una TMC ofrece asistencia al viajero para resolver cualquier problema con rapidez y minimizar el impacto sobre la actividad profesional.

Control de gastos y elaboración de informes

Otro punto clave sobre qué es una TMC y cómo actúa es el peso que tiene sobre el control de gastos. Es decir, una Travel Management Company ayuda a controlar el gasto de cada desplazamiento.

Uno de los puntos que más ayuda a esto son la elaboración de informes. Desde ahí se puede ver los costes que hay, las oportunidades de ahorro y si estamos pasando límites.

Tecnología para gestionar los viajes

Por último, también es importante decir que la mayoría de las TMC comparten con las empresas plataformas digitales para centralizarlo todo. Ahí pueden trabajar y hacer reservas, ver itinerarios o dar autorizaciones.

Así, conseguimos hacer más fácil la gestión administrativa y mejorar la experiencia de los responsables de viajes y de los propios empleados.

Beneficios de trabajar con una TMC

Ahora que ya sabes qué es una TMC y cuáles son sus principales funciones, veamos sus beneficios:

  • Reducción de costes. Una TMC negocia tarifas preferentes con aerolíneas, hoteles y otros proveedores, lo que permite reducir el coste total de los viajes corporativos.
  • Ahorro de tiempo. Además, centraliza la planificación, las reservas y la gestión de incidencias, lo que ayuda  a que los empleados no tengan que dedicar horas a tareas manuales.
  • Control del presupuesto. Dado que todas las reservas y gastos quedan registrados en una única plataforma, es más fácil controlar presupuesto y ahorro.
  • Cumplimiento de la política de viajes. Una TMC garantiza que cada desplazamiento se ajusta a las normas establecidas por la empresa, respetando los límites y las condiciones definidas.
  • Mayor seguridad para los empleados. Facilita el seguimiento de los viajeros y ofrece apoyo ante cualquier imprevisto, contribuyendo a proteger su bienestar durante los desplazamientos.
  • Información para tomar mejores decisiones. Gracias a los informes y análisis de datos, la empresa puede conocer cómo viajan sus empleados, cuánto invierte y dónde existen posibilidades de optimizar los recursos.
  • Mejor experiencia para el viajero. Al simplificar todo el proceso y contar con apoyo especializado, los empleados pueden centrarse en su viaje sin preocuparse por la gestión o los contratiempos.

¿Cómo elegir una TMC para tu empresa? 

Para terminar, y con toda la información clara sobre qué es una TMC, si vas a contratar una agencia de viajes corporativos, es importante que revises puntos clave:

  • Comprueba que tenga experiencia con empresas similares a la tuya, en necesidades o sector, por ejemplo.
  • Pide una demo de su herramienta para ver cómo funciona, si es intuitiva y si realmente aporta ventajas.
  • Asegúrate de que ofrece asistencia al viajero antes, durante y después de cada desplazamiento.
  • Comprueba su capacidad para optimizar costes, gracias a acuerdos con proveedores y una buena gestión del presupuesto.
  • Elige un proveedor que facilite informes para analizar los gastos y tomar decisiones basadas en datos.

En FCM Travel trabajamos en base a todos los puntos anteriores. Ayudamos de forma cercana a las empresas que tienen que gestionar viajes corporativos de forma habitual.

Contamos además con una plataforma que te lo pone todo mucho más fácil. Está diseñada para descargar al equipo de tareas manuales y para que la experiencia del viajero sea la mejor posible.

Pídenos más información y te contamos cómo funciona todo.

Cargando...