La importancia de la selección de proveedores

Los viajes de negocios no funcionan sin proveedores de calidad. Pero contratar proveedores para un programa de viajes es mucho más complejo que otros procesos de compra, como adquirir material de oficina. Es fundamental contar con una estrategia bien definida y una buena planificación para seleccionar y colaborar con agencias de viajes, aerolíneas, hoteles y proveedores de transporte terrestre que ofrezcan la combinación perfecta de ahorro, calidad y fiabilidad para tu empresa.

En esta guía encontrarás las mejores prácticas para gestionar con éxito la selección de proveedores en cada fase del proceso: desde la estrategia de búsqueda, la evaluación de proveedores, hasta la gestión de toda la cadena de suministro en los viajes de negocio.

1 - Definir las necesidades de viaje

Jo Lloyd, Global Head of Account Management and FCM Consulting, destaca las claves para una selección estratégica de proveedores. "Es importante encontrar proveedores rentables, pero no se trata solo de eso. La selección estratégica en los viajes de negocio consiste en construir alianzas sólidas y flexibles que puedan adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y a las circunstancias globales."

Lo barato no siempre es lo mejor. La selección estratégica requiere encontrar el equilibrio adecuado entre diferentes aspectos clave para la empresa, como:

  • Ahorro de costes y eficiencia
  • Control de calidad y precisión
  • Reducción de riesgos y seguridad
  • Cumplimiento de políticas y control normativo
  • Satisfacción del viajero corporativo

Vamos a ver cuáles son los pasos clave para crear una estrategia de selección de proveedores eficaz en los viajes de negocios.

Comprender las necesidades de viaje corporativo

Antes de empezar a buscar un proveedor adecuado, es fundamental evaluar en profundidad las necesidades de viaje de tu empresa. Esto incluye:

  • Analizar los patrones y la frecuencia de los viajes actuales
  • Identificar los destinos clave
  • Entender las preferencias de viaje y alojamiento
  • Reconocer requisitos específicos de servicio (accesibilidad, sostenibilidad)
  • Revisar los gastos actuales y potenciales

Crea un perfil de tu programa de viajes corporativos que recoja todos estos elementos y te sirva como hoja de ruta en el proceso de selección de proveedores.

Crear un perfil de viajes completo

¿Cómo construir un perfil de viajes para tu organización que sea la base de tu estrategia de selección? Un perfil de viajes corporativo te ayuda a establecer los criterios de selección de proveedores y los requisitos mínimos en función de tus necesidades, capacidades y recursos.

Felicity Burke, Directora Regional de FCM Consulting en APAC, destaca que este perfil debe ser lo más detallado posible para que las agencias de viajes puedan ofrecerte las mejores soluciones y los proveedores de servicios valoren adecuadamente tu empresa. "Un perfil de viajes bien construido es como un mapa para tu proceso de selección global", comenta Burke. "No solo te ayuda a identificar proveedores potenciales, sino que también permite que estos adapten sus servicios a tus necesidades. Este nivel de detalle puede generar alianzas más sólidas y aportar más valor a tu programa de viajes.”

Estos son algunos de los elementos que debería incluir un perfil de viajes completo:

Patrones de viaje

¿Cuál es la proporción entre viajes nacionales e internacionales? ¿Cuáles son tus destinos frecuentes? ¿Cuáles son tus periodos de mayor volumen de viajes? ¿Existen eventos

2 - Análisis del mercado de la cadena de suministro de viajes

Realiza una evaluación exhaustiva del mercado para tomar decisiones informadas sobre tu estrategia de aprovisionamiento. Ashley Gutermuth, responsable de FCM Consulting en América, destaca que "un análisis de mercado completo es la base de una selección de proveedores exitosa. No se trata solo de conocer lo que hay disponible, sino de entender cómo cada proveedor puede responder a tus necesidades específicas y aportar valor a tu programa de viajes."

Investigación de proveedores potenciales

La selección de proveedores para los viajes de empresa, incluyendo la elección de tu agencia de gestión de viajes, requiere investigación y análisis de mercado. Esto suele implicar la identificación de tendencias del sector y mejores prácticas, así como la recopilación de información competitiva. Apóyate en recursos del sector como directorios especializados, ferias, eventos y redes profesionales que te ayuden a conocer mejor el panorama de proveedores.

Una vez que hayas identificado a los posibles proveedores, puedes utilizar herramientas que te ayuden a reducir las opciones y a definir el mejor enfoque y los criterios de evaluación para solicitar propuestas.

Uso de RFI (Solicitud de Información) o RFP (Solicitud de Propuesta)

Una práctica habitual es lanzar una Solicitud de Información (RFI) y posteriormente una Solicitud de Propuesta (RFP) a varios proveedores. La RFI o RFP está diseñada para obtener información sobre:

  • Capacidades
  • Servicios ofrecidos
  • Cumplimiento de los requisitos del programa de viajes corporativos

Consulta una guía más detallada sobre las RFP y cómo modernizar el proceso.

Jo añade: "El proceso de RFI es un paso clave en la evaluación de proveedores, pero es importante recordar que el enfoque debe adaptarse a tus necesidades específicas y a las condiciones actuales del mercado."

3 - Evaluación de proveedores de viajes

Una vez recibidas las respuestas, es momento de reducir la lista de proveedores potenciales. Aquí te explicamos cómo tomar las mejores decisiones:

Criterios de evaluación y valoración de proveedores

Comienza evaluando a los proveedores potenciales basándote en los criterios previamente definidos en el perfil de viajes de tu empresa. Analiza las propuestas de los proveedores según cómo se ajustan a los requisitos que identificaste en esa fase.

Deberás tener en cuenta factores como la reducción de costes, la calidad del servicio, la fiabilidad, el cumplimiento de las políticas de viajes corporativos y el feedback de los viajeros. También es importante analizar los riesgos en la cadena de suministro, considerando aspectos como la salud financiera del proveedor, su capacidad de servicio, el impacto medioambiental y las tendencias del mercado.

Visitas presenciales y demostraciones

¿Y si no tienes toda la información que necesitas? Da un paso más. Realiza entrevistas de aclaración si es necesario para no dejar nada al azar. También puedes solicitar demostraciones o visitas presenciales para evaluar de primera mano las capacidades y estándares de servicio del proveedor.

4 - Negociación de contratos con proveedores

Una vez que hayas identificado a tus proveedores preferidos, es momento de iniciar las negociaciones.

Negociación estratégica en la compra

El objetivo es forjar una verdadera alianza en las negociaciones que maximice el valor tanto para ti como para tus proveedores. Jo aconseja “abordar el proceso de compra estratégica con una mentalidad colaborativa, dispuesto a entender la perspectiva del proveedor y a la vez a defender tus propias necesidades. Este enfoque equilibrado suele conducir a soluciones más innovadoras y a relaciones de proveedor más sólidas a largo plazo.”

Aspectos clave a tener en cuenta en la negociación del contrato incluyen:

  • Estructuras de costes: negociar más allá de las tarifas base, explorando descuentos por volumen, recompensas por fidelidad y servicios con valor añadido.
  • Acuerdos de nivel de servicio (SLA): definir claramente las expectativas sobre calidad del servicio, indicadores clave de rendimiento (KPIs), tiempos de respuesta y resolución de incidencias.
  • Flexibilidad: permitir ajustes en función de cambios en los volúmenes o patrones de viaje.
  • Tecnología: asegurarse de que los proveedores se integren con tus herramientas y procesos actuales.
  • Sostenibilidad y duty of care: tratar cómo los proveedores pueden apoyar tus iniciativas de viajes sostenibles y las medidas de seguridad para los viajeros.
     

Finalización de acuerdos globales de compra

Felicity destaca que “un contrato bien elaborado ofrece claridad y seguridad para ambas partes, al mismo tiempo que permite la flexibilidad necesaria en el entorno empresarial actual. Vale la pena dedicar tiempo para hacerlo bien.”

Al formalizar las alianzas, céntrate en crear contratos claros y completos que:

  • Expresen explícitamente todos los términos acordados, evitando lenguaje ambiguo.
  • Describan detalladamente las expectativas del servicio, incluyendo los SLA y métricas asociadas.
  • Especifiquen los métodos de medición del rendimiento y la frecuencia de los informes.
  • Indiquen claramente los acuerdos de precios y las condiciones de pago.
  • Incluyan cláusulas de duración y terminación, así como procedimientos para resolución de conflictos.
  • Definan el proceso para proponer e implementar cambios en el acuerdo.

Al centrarte en estos elementos durante las negociaciones y la finalización del contrato, sentarás las bases para relaciones sólidas, productivas y a largo plazo con tus proveedores.

5 - Gestión de las relaciones con proveedores

Seleccionar a los proveedores adecuados es solo el comienzo. Para maximizar realmente el valor de tu programa de viajes, la gestión continua de las relaciones con los proveedores es fundamental. Esto implica un seguimiento regular del desempeño y un compromiso con la mejora continua.

Recuerda que tus proveedores no son solo prestadores de servicios, sino socios clave para alcanzar tus objetivos en la gestión de viajes. Invertir tiempo y esfuerzo en estas relaciones puede aportar beneficios significativos en cuanto a rendimiento del programa, eficiencia en costes y satisfacción de los viajeros.

Monitorización continua del desempeño

Evaluar regularmente el desempeño de los proveedores es esencial para garantizar que sigan cumpliendo con las necesidades de tu organización y las obligaciones contractuales. Así es como puedes abordarlo:

  1. Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) para métricas como ahorro de costes, calidad del servicio, desempeño, resolución de incidencias, satisfacción de los viajeros y cumplimiento de políticas.
  2. Utiliza las herramientas de informes y análisis de datos de tu agencia de viajes para recopilar y analizar los datos de desempeño de los proveedores de forma mensual y trimestral.
  3. Programa reuniones periódicas de seguimiento con los proveedores clave. Aprovecha estas sesiones para analizar tendencias de desempeño, resolver posibles problemas y alinear objetivos futuros.

Ashley señala que "la monitorización constante del desempeño no solo sirve para detectar proveedores que no cumplen, sino para crear un entendimiento compartido sobre lo que funciona bien y dónde hay margen de mejora."

Mejora continua y colaboración

Una relación exitosa con los proveedores debe ser una alianza que se centre en la mejora continua y la innovación. Aquí tienes algunos consejos para lograrlo:

  • Mantén una comunicación abierta, estableciendo contactos regulares con los proveedores clave.
  • Solicita regularmente feedback de los viajeros y organizadores de viajes sobre el desempeño de los proveedores. Comparte esta información con ellos.
  • Atiende los problemas con rapidez, estableciendo procesos y canales claros para el feedback, la escalada y resolución de incidencias. Fomenta que los proveedores sean proactivos en la resolución de problemas.
  • ¡Innóvate! Colabora con los proveedores en nuevos enfoques e invítales a compartir ideas o tecnologías que puedan beneficiar tu programa de viajes.
  • Alinea con los proveedores la comprensión y respuesta a las tendencias del sector, y colaborad en estrategias para afrontarlas.
  • Reconoce a los proveedores que consistentemente ofrecen un buen desempeño y considera incentivos para aquellos que superan los objetivos establecidos.

Según Jo, "los programas de viajes más exitosos surgen cuando compradores y proveedores trabajan como verdaderos socios. Fomentar una cultura de mejora continua y colaboración abierta ayuda a lograr ahorros, impulsa la innovación y, en última instancia, mejora la experiencia del viajero."

Alcanzar la excelencia en la gestión de viajes corporativos

La selección estratégica de proveedores es la base para una gestión eficaz y rentable de los viajes corporativos, mejorando la experiencia del viajero y teniendo un impacto directo en tus resultados. Esto se traduce en mejores estándares de servicio, procesos de reserva más ágiles y experiencias más fiables durante el viaje.

FCM Consulting puede ayudarte

¿Es momento de evaluar tus estrategias de selección de proveedores? ¿Están ofreciendo los resultados que esperas? El equipo de expertos en la cadena de suministro de viajes de negocio de FCM Consulting se encarga de todos los aspectos de la selección de proveedores, asegurando que obtengas el mejor valor y servicio para tu programa de viajes corporativos. Contacta con nosotros hoy mismo para potenciar tu cadena de suministro de viajes de negocio.