INSIGHT
Mantén a tu personal seguro cuando viaja
Es ciertamente sorprendente el número de organizaciones que no disponen de un plan completo de gestión de riesgos en los viajes ni de un plan de respuesta a las crisis. Ambos son componentes importantes para garantizar la seguridad y el bienestar del personal cuando está de viaje.
Aunque los sucesos catastróficos, como una catástrofe natural o un brote de ébola pueden acaparar los titulares, son los sucesos de alta frecuencia y bajo impacto, como un incidente de tráfico o un malestar estomacal por alimentos contaminados, los que tienen más probabilidades de afectar al personal cuando viaja. Por ello, los empresarios deben tener en cuenta ambos extremos del espectro frecuencia-impacto a la hora de cuidar a sus viajeros.
Creando una política de viajes efectiva
El primer paso es considerar los riesgos que afectan a su negocio y sector en particular, y cuál es el nivel de tolerancia al riesgo de su organización. Por ejemplo, una organización de ayuda es probable que tenga una alta tolerancia al riesgo de viaje porque envía trabajadores a zonas de guerra o lugares donde puede haber disturbios civiles, hambruna y enfermedades. Los riesgos a los que se enfrentan estos trabajadores serán muy diferentes de los de una organización bancaria que envía personal a Singapur, Nueva York, Londres y Sídney.
Motivar a su personal a reservar viajes a través de su agencia de viajes preferida
Si bien los beneficios de proteger la seguridad y el bienestar del personal son evidentes, los empleadores deben ser proactivos e incluso repetitivos al comunicar la política de riesgo de viaje al personal para que estén al tanto de los protocolos establecidos y por qué están allí.
Esto debería fomentar el cumplimiento de los viajeros y, con suerte, reducir las reservas fuera de los canales habituales a través de sitios web de viajes que no recopilan ni informan sobre los horarios de vuelos, la ubicación de los hoteles y los itinerarios, dejando a los empleadores "a oscuras" y menos capaces de responder con prontitud si ocurre un incidente.
En primer lugar, se debe buscar la participación comunicando al personal sobre la gestión de riesgos de viaje y qué sistemas están en marcha para proteger su seguridad y bienestar cuando viajan por trabajo. Los empleados se sienten respaldados por las empresas que invierten en su salud y bienestar.
Asegurarse de que la política de viajes sea fácilmente accesible y comprensible para el personal, y que las reservas se puedan realizar fácilmente a través de la agencia de viajes preferida, también ayudará a garantizar el cumplimiento y evitar reservas a través de otras plataformas. En casos en que un viajero haya reservado su viaje de otras formas, los empleadores deberían preguntar por qué y buscar comentarios: ¿se debe a una percepción de diferencia de costos o hay demoras para comunicarse con los consultores de la empresa de gestión de viajes que deben abordarse?
En última instancia, es necesario dar seguimiento razonable a los viajeros que no cumplan con la política, lo que debe ser tangible, y algunas organizaciones utilizan la gamificación como parte de eso. No hay nada más incentivador que una tabla de liderazgo de los mejores rendimientos dentro de su organización que muestre lealtad a la política de viajes, donde se divulguen los porcentajes de reservas realizadas fuera de los canales habituales o sin aprobaciones previas al viaje. Este enfoque tiene un elemento de espíritu competitivo que puede ser atractivo para su personal.
De la política de riesgo de viaje a la prueba de respuesta a crisis
Una vez establecida una política de riesgo de viaje, las organizaciones deben considerar cómo responderán a una variedad de incidentes críticos y luego poner a prueba estos planes de respuesta. Un plan de respuesta a crisis debe ser probado de manera proactiva y sólida de forma regular para asegurar que esté en condiciones de cumplir su propósito. Las empresas deben responder preguntas como "¿cómo trabajamos con nuestra agencia de gestión de viajes elegida cuando ocurre un incidente?" y "¿cómo garantizamos la cobertura las 24 horas del día en nuestra organización?" Si algo sucede en medio de la noche en la zona horaria de su organización con un viajero que se encuentra en otra parte del mundo, ¿cómo va a responder a eso?
También se debe considerar los pros y contras de utilizar teléfonos inteligentes a medida que nuestro mundo se vuelve más móvil. Una plataforma de riesgo de viaje y su tecnología deberían estar vinculadas a los teléfonos móviles del personal para facilitar el acceso mientras están en movimiento, permitiendo que los viajeros informen su ubicación exacta, en lugar de depender únicamente de los datos del itinerario. Sin embargo, también hay desafíos con los informes de seguridad móvil, ya que las redes móviles pueden caer rápidamente si ocurre un incidente importante, por lo que esto no debe verse como una solución completa por sí sola.
Algo en qué pensar
En última instancia, la responsabilidad legal de cuidado del personal mientras trabajan, ya sea en el lugar de trabajo o en viaje, recae en su empleador. Aunque implementar una política sólida y dinámica de riesgo de viaje puede parecer abrumador, las agencias de gestión de viajes como FCM Travel están disponibles para brindar apoyo y orientación para garantizar una implementación exitosa de esta política.
Asimismo, cuando sucede lo peor, un plan de respuesta a crisis bien construido, con el apoyo de todas las partes interesadas necesarias, que haya sido ensayado, probado y socializado, contribuirá en gran medida a garantizar que una organización esté haciendo todo lo posible para mantener razonablemente seguros a sus viajeros.