Gestión de los cargos complementarios
Las tasas, cargos o servicios complementarios se refieren a las cosas "extra" que una persona puede necesitar al hacer un viaje. Puede tratarse de espacio adicional para las piernas en un vuelo, un estacionamiento en un hotel o un conductor adicional para el coche rentado. Estos extras son fuentes de ingresos adicionales que los proveedores de viajes cobran por productos y servicios no esenciales, y es probable que aparezcan cada vez más en tus gastos de viajes corporativos.
Según el último reporte de tendencias de FCM Consulting, el gasto en estos extras ha aumentado más de un 33% en los últimos años. La Global Business Travel Association informa además que estos gastos representan ahora alrededor del 8% del total de los gastos de viajes de negocios. Para los presupuestos de viajes corporativos, es una parte considerable.
Estar al tanto de los gastos complementarios de los viajes corporativos puede ayudar a evitar comisiones adicionales, mejorar la visibilidad y el cumplimiento de las políticas, crear relaciones más sólidas con los proveedores y endulzar la experiencia de los viajeros.
Aerolíneas
Los reyes en el mundo de los servicios complementarios. Los servicios complementarios de las aerolíneas siempre han existido, pero se intensificaron cuando las aerolíneas de bajo costo entraron en el mercado. ¿Recuerdas cuando Jetstar se lanzó en Australia? ¿O cuando Virgin Australia eliminó las comidas y el equipaje gratuitos como oferta estándar y añadió la "tarifa lite" a sus opciones de boleto? Estos movimientos normalizaron la idea de que asiento + extras = pase de abordar.
Sin embargo, hoy en día no se trata sólo de aerolíneas de bajo costo. La mayoría de las aerolíneas ofrecen add-ons opcionales. Suelen presentarse durante el proceso de reserva, facturación, en el aeropuerto y a través de comunicaciones directas. Algunas incluso los escabullen donde menos te lo esperas. Ryanair es famoso cobra a sus viajeros por hacer check-in en el aeropuerto y por el equipamiento para bebés, ¿y si necesitas que te vuelvan a imprimir tu pase de abordar? Sí, eso también cuesta.
En algunas regiones, los ingresos complementarios de las aerolíneas representaban el 30-50% de los ingresos totales de una aerolínea en 2023. La IATA reporta que se prevé que los ingresos complementarios alcancen niveles récord de 145,000 millones de USD en 2025. Superarán por primera vez los niveles anteriores a la pandemia, con un impresionante crecimiento del 10% en 2019.
Los servicios complementarios típicos de las aerolíneas incluyen:
- Selección de asiento, espacio extra para las piernas y asientos en la parte frontal
- Comidas y bebidas durante el vuelo
- Cambios de boleto y tarifas flexibles
- Asientos mejorados mediante licitación
- Embarque prioritario y facturación express
- Equipaje facturado, sobredimensionado, con sobrepeso y, a veces, equipaje de mano
- Wi-Fi a bordo, entretenimiento y auriculares
- Kits de Comodidad y paquetes de amenidades
- Kits de entretenimiento infantil y souvenirs
- Acceso al salón o a la ducha
- Paso rápido por seguridad
- Tasas de facturación en el aeropuerto y reemisión de la tarjeta de embarque
- Bebés, equipo infantil y menores no acompañados
- Cambios de vuelo y de nombre
Planeación y bundles
Al reservar vuelos, los viajeros y las personas que los reservan podrían evitar los recargos fragmentarios considerando opciones de compra de boletos que ya incluyan extras. Cosas como selección de asiento, espacio extra para las piernas, equipaje facturado, comidas e incluso opciones de cancelación o cambio si se requiere flexibilidad.
Si tu política de viajes lo permite, la clase Business o Económica Premium podrían estar más justificadas. Estas clases ya incluyen muchos de los extras anteriores, además de comodidades adicionales que pueden marcar una gran diferencia en el viaje de tu viajero.
Aprovecha al máximo los programas Loyalty
Muchas aerolíneas, si no todas, recompensan a los viajeros frecuentes y a las empresas con puntos por uso. A menudo, estos puntos pueden dar lugar a upgrades de clase, equipaje adicional, acceso a salas VIP y vuelos gratuitos. Esto resulta en un ahorro a largo plazo para las empresas con programas de viajes corporativos.
Este valor no se limita a una sola aerolínea. Innumerables aerolíneas operan dentro de alianzas del sector - oneworld, Star Alliance o SkyTeam, o tienen asociaciones directas. Estas alianzas permiten a los viajeros ganar y canjear puntos en múltiples aerolíneas, rutas y otros productos y servicios relacionados con los viajes. Los programas corporativos como Virgin Australia Business Flyer o British Airways On Business añaden otra capa de valor. Permiten a las empresas ganar su propio fondo de recompensas además de lo que ganan los viajeros individuales.
Negocia de forma más inteligente
Las empresas con un gran volumen de viajes deben negociar algo más que las tarifas básicas. Puedes crear contratos complementarios a la medida trabajando directamente con aerolíneas o ciertas alianzas. Esto te proporcionará mejores tarifas e incluirá complementos que se ajusten a la forma de volar de tu personal. Pero no pierdas de vista las pautas de los viajeros. Las preferencias cambian. Un buen conjunto de reportes te ayudará a controlar las tendencias de viaje nuevas y antiguas para adelantarte a las negociaciones. Más allá de los beneficios presupuestarios, los contratos de aerolíneas corporativas pueden reforzar las relaciones con los proveedores, mejorar el cumplimiento de las políticas y reducir las fricciones durante las reservas y los viajes.
No serás el primero en pedir inclusiones complementarias. En los últimos años, los gestores de viajes han exigido más a las aerolíneas: más comodidad, sostenibilidad y flexibilidad para justificar los precios elevados de las compañías aéreas. Las negociaciones son cada vez más duras, pero el valor sigue existiendo, sobre todo si sabes cómo pedirlo y vienes preparado con los datos que lo respalden.
Alojamiento
Los servicios complementarios de los hoteles también se han unido a la tendencia, y las cadenas y marcas hoteleras están cosechando los frutos de los artículos y servicios adicionales fuera de su producto principal (como dormir y ducharse en la misma habitación).
- Estacionamiento, valet parking y renta de bicicletas
- Alquiler de coches privados a través del hotel y traslados
- Lujos en la habitación, champán, dulces y películas
- Mercancía para llevar a casa, shampoo, acondicionador, batas de baño, pantuflas
- Afiliación a programas de recompensas
- Check-out tardío y check-in anticipado
- Espacios de co-working y pases diarios
- Wi-fi de hotel y servicios de streaming
- Room service
- Servicios de spa y gimnasio
- Consumo, reposición y retirada del minibar
- Upgrades de habitaciones
- Menús de almohada
- Concierge y personal shopping
- Honorarios de limpieza (te estamos observando, Airbnb)
Negocia los servicios con anticipación
Para estancias frecuentes en hoteles, las empresas pueden negociar tarifas all-inclusive con descuento que incluyan Wi-Fi, estacionamiento o desayuno. Estos paquetes ayudan a reducir los gastos individuales y crean una experiencia VIP para tus viajeros.
FCM Consulting negoció servicios hoteleros all-inclusive para un cliente, evitando sus gastos adicionales habituales y consiguiendo un ahorro de 130,000 dólares australianos. El equipo también consiguió seis nuevos acuerdos de cadena con descuentos en la mejor tarifa disponible (BAR) del 10-15%, lo que supuso un ahorro previsto de 275,000 dólares.
Programas Loyalty
Anima a tus empleados a inscribirse en los programas de Loyalty de los hoteles. Los clientes frecuentes que reúnan suficientes puntos pueden canjearlos por futuras estancias o servicios para evitar por completo los cargos complementarios.
Monitorea los add-ons
No se trata sólo del precio de la habitación. Los reportes de gastos a menudo revelan cargos inesperados: comidas, minibar, estacionamiento, lavandería, cenas en el hotel, room service, etc. Aprovechar las herramientas de reportes o una herramienta de reservas integrada puede descubrir costos ocultos y ayudarte a perfeccionar tu política de viajes o los contratos con los proveedores.
Limita los extras innecesarios
Desalienta la compra de extras de lujo en la habitación y de artículos para llevar a casa ( batas, pantuflas), el uso del minibar o los servicios adicionales para celebraciones (flores, champán), a menos que sea crítico para el viaje de negocios.
Opta por opciones business-friendly
Los hoteles, Airbnb y los departamentos independientes pueden adaptarse a los viajeros de negocios de forma diferente y a sus preferencias. Algunos ofrecen acceso a un centro de negocios para que los viajeros puedan ponerse al día con el correo electrónico fuera de las cuatro paredes de su habitación, y otros proporcionan instalaciones en la habitación, como una cocina, que puede ayudar a reducir los costos de las comidas.
Transporte terrestre
Ya pasaron los tiempos en que el coche en sí se consideraba un servicio complementario. Las empresas de alquiler de coches ahora ofrecen muchos extras, todos con un costo, por supuesto. La lista actual de servicios complementarios incluye:
- Diferentes niveles de cobertura del seguro de coche
- Seguro para cristales y llantas
- Asistencia en carretera
- Límites kilométricos
- Sillas de bebé para el coche, sistema de navegación GPS, soportes para teléfonos móviles
- Recolección y entrega fuera de horario
- Conductores adicionales
- Gasolina
- Tasa de devolución tardía
- Procesamiento de peajes, multas y recargos por demora
Negocia los extras del alquiler de coches
El seguro de un coche rentado puede ser uno de los complementos más caros. En lugar de optar por la cobertura de la empresa de alquiler, verifica que la cobertura de la empresa cubra este tipo de actividad y, en caso afirmativo, haz que esa información sea fácilmente accesible.
FCM Consulting ayudó a un cliente a revisar el uso que hacía del alquiler de coches, agrupar los seguros estándar y las tarifas de los conductores adicionales, lo que dio lugar a menos disputas por gastos y a una reducción considerable de los recargos posteriores al viaje.
Educa para evitar costos innecesarios
Como gestor de viajes, no hace falta que vigiles todos los viajes, pero con unos cuantos consejos se llega muy lejos. Recuerda a los viajeros que llenen el tanque de gasolina para evitar los recargos por combustible. Presta atención a las distancias de los viajes. Si tus viajeros suelen hacer viajes largos, fomenta la renta de coches con kilómetros ilimitados. Y no olvides permitir que los viajeros vinculen sus coches rentados a las cuentas de peaje de la empresa antes de salir a la carretera.
Los gastos complementarios pueden parecer poca cosa, pero pueden convertirse en un gasto considerable o en una oportunidad de ahorro inteligente en un programa de viajes de alto volumen.
Felicity Burke, directora general de FCM Consulting para Asia-Pacífico, dijo:
Es importante saber qué está incluido, sobre todo en las tarifas aéreas. Una tarifa tradicional puede parecer más cara que una tarifa no agrupada, pero en realidad, el viajero está recibiendo más en su tarifa tradicional.
Cuando un viajero añade la selección de asiento, el equipaje y los extras necesarios en una tarifa no incluida, puede resultar más cara que la tarifa tradicional. Ahí es donde entran en juego los conocimientos de un gestor de viajes, para ayudar a obtener el mejor valor por lo que se necesita.
A veces, las tarifas complementarias son obvias; otras, están ocultas en las letras pequeñas. Y a menudo aparecen en el mercado nuevas tarifas. Al analizar de cerca las tendencias de los viajeros, dotarles de las herramientas y la información adecuadas, y negociar con determinación, los gestores de viajes pueden convertir los «extras» en valores añadidos que mejoren el cumplimiento, y la comodidad y la practicidad para los viajeros.
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