ÉTUDE DE CAS

Simplifier les déplacements d'un organisme éducatif, suite à une fusion.

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Cet organisme éducatif mondial est au cœur de la recherche et des ressources en matière d'éducation. Son expertise s'étend des qualifications et publications académiques à la définition des programmes d'études et des systèmes éducatifs à travers le monde.

Environ 35 % de ses 6 700 employés internes voyagent pour le travail, aux côtés de milliers de prestataires externes. Avec des opérations dans 170 pays, chaque déplacement est unique. Les choix de voyages varient souvent, incluant parfois des hébergements tels que des séjours à la ferme dans des zones rurales.

Michael Strange, Global Corporate Travel and Risk Manager, a rejoint l'organisation en janvier 2021. L'organisme éducatif venait de fusionner avec un autre, ce qui signifiait naturellement la fusion des cultures et des processus, y compris le programme de voyages.

Objectif 1er? Obtenir les données

Le personnel a presque doublé lors de la fusion, avec différents programmes de voyages. Alors que les équipes se rejoignaient dans le même bâtiment dans des pays tels que l'Inde, les Philippines, l'Espagne, la France et l'Afrique du Sud, cela signifiait que les voyageurs pouvaient être assis côte à côte, mais réservaient avec différentes agences de voyages d'affaires (TMC). Certains réservaient même avec notre marque sœur, Corporate Traveller. Michael estime qu'il existe plus de 300 façons différentes de réserver des voyages au sein de l'organisation, en tenant compte de toutes les options en ligne et hors ligne.

Et avec toutes ces options, viennent des défis liés aux données. « Il est difficile de suivre activement qui a voyagé ou non parce que l'historique de notre programme de voyages a été un peu compliqué. Certains pays peuvent travailler avec un petit organisateur de voyages local, il n'a donc pas toujours été possible d'obtenir des données de voyage. Essayer de capturer ces données historiquement a été mon objectif numéro un en entrant dans ce programme », a déclaré Michael.

Avec certains pays réservant par le biais d'une marque sœur de FCM, Laura Saville, gestionnaire de compte, maintient une collaboration étroite avec son homologue chez Corporate Traveller pour présenter une vision d'ensemble.

A lady smiling and heading up a meeting read the consolidation case study

Révolutionner la politique de voyages

Une autre priorité était la politique de voyages ; Michael "a pratiquement effacé la politique et a recommencé à zéro".

Il n'y avait pas seulement différentes plateformes de réservation, mais aussi différentes politiques. Des variations d'entreprise. Des variations régionales. Même des variations par service. Michael a pris les rênes ; il a demandé aux directeurs régionaux et aux parties prenantes mondiales ce qui fonctionnait, ce qui ne fonctionnait pas et ce qui devait changer.

Ensuite, avec une feuille blanche, il a réécrit une politique globale demandant aux voyageurs de respecter :

  • L'évaluation des risques.
  • Les considérations environnementales.
  • Certaines pratiques de réservation, telles que l'utilisation d'une TMC lorsque cela est possible.

...avec une équipe exceptionnelle à ses côtés

"L'équipe de FCM a été légendaire. Nous avons eu nos propres lacunes et problèmes internes qui nous ont empêchés de progresser dans certains domaines. L'équipe a fait preuve d'une grande patience et de compréhension à cet égard.", a déclaré Michael.

Il a mentionné les account managers Laura Saville et Paul Jarvie, ainsi que le directeur de l'optimisation du programme, Graham Ross, pour l'avoir aidé à appréhender les possibilités. Que ce soit un problème domestique au Royaume-Uni ou un problème en Inde, puis en Afrique du Sud dans l'email suivant ; ils sont toujours là avec des solutions, des contournements, en toute transparence. Bien que les volumes de voyages aient pu être plus bas récemment, Laura a déclaré que le partenariat à long terme s'est développé autour de projets à plus grande échelle.

Consolidation for education provider case study

Un nouvel état d'esprit

Lorsque vous avez besoin de réinventer votre programme de voyages, vous avez besoin d'un partenaire de voyage solide à vos côtés. Découvrez plus de détails sur le partenariat de FCM avec Michael, sur ce que cela impliquait d'avoir une équipe pour l'accompagner, et sur ce que l'avenir réserve.

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Vous souhaitez en savoir plus sur la simplification des voyages après une fusion ? Parlez à un expert FCM consulting.

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