Le leakage va-t-il diminuer suite à la crise de la COVID19 ?

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Le leakage est le fléau de tout Travel Manager. Avant le début de la pandémie du COVID-19, les entreprises voyaient leur budget s'envoler lorsque leurs collaborateurs choisissaient de réserver leur voyage en dehors des canaux de réservation imposés pour ensuite demander le remboursement des notes de frais à une date trop tardive. Mais maintenant que les déplacements professionnels sont en pause ou fortement réduits, la crise de la COVID-19 nous donne une opportunité unique de réinitialiser le comportement des voyageurs pendant leurs réservations, et de mettre fin au leakage une fois pour toute.

Qu'est ce que le leakage ? 

Malgré les efforts quotidiens des TMC pour créer le meilleur programme voyage possible pour votre entreprise, certaines réservations s'égarent encore. Parfois, les voyageurs ne réservent pas par votre canal choisi ou réservent l'hôtel de leur choix directement auprès du fournisseur ou en ligne. Lorsque cela se produit, des failles commencent à apparaître dans vos données et vos reporting.

Bien que de nombreuses entreprises aient mis en place des politiques voyage obligatoires, les failles dans vos canaux de réservation peuvent coûter cher à votre entreprise sur le long terme.

Pourquoi des employés réservent en dehors du programme voyage mis en place par l'entreprise ? 

À première vue, les sites web des compagnies aériennes ou des hôtels peuvent être attrayants pour un voyageur ayant des besoins simples. Les avantages, la commodité et la simplicité sont mis en avant, et bien sûr, la perception des "tarifs les plus bas". Les voyageurs peuvent penser qu'ils font le bon choix pour leur entreprise en réservant directement s'ils trouvent une affaire bon marché. Mais en réservant en dehors de la politique voyage, les conséquences financières globales sur votre politique voyage peuvent être importantes si ces pratiques sont courantes chez les employés :

  • Vous finissez par payer plus cher
  • La visibilité sur les réservations diminue 
  • Les négociations avec les fournisseurs sont affectées
  • Le calcul des dépenses prend plus de temps
  • La sûreté et la sécurité des voyageurs sont compromises.  

La bonne nouvelle est qu'il est probable que les failles vont diminuer après la crise du COVID-19. Passons en revue certains des scénarios probables qui se dérouleront au cours des prochains mois, à mesure que les entreprises reprendront la réservation de voyages.

Plus d'informations sur le processus de réservation de voyage

Dans ce nouveau climat économique, les entreprises seront plus vigilantes concernant les coûts, elles mettront donc probablement davantage l'accent sur l'élimination des failles de réservation.

L'accent sera davantage mis sur la valeur des voyages d'affaires, ce qui entraînera une étude plus approfondi des autorisations préalables de voyage. L'entreprise sera ainsi plus visible avant même que le voyage ne soit réservé.

La technologie encore au service du voyage 

Les outils et informations sur les voyages d'affaires vous aident à gérer, réserver et voyager en toute simplicité. Il sera également de plus en plus crucial pour les managers de suivre et se rendre compte des dépenses. 

En ce qui concerne la sécurité des voyageurs, les entreprises mettront davantage l'accent sur l'intégrité des données. Elles voudront savoir qui voyage et où, grâce à une plate-forme en direct et actualisée que les TMC pourront fournir si les personnes réservent uniquement dans le cadre de la politique voyages.

Les entreprises étudieront également d'autres outils pour veiller au respect des règles. Le partenariat de FCM avec Shep aide les entreprises à gérer et à mesurer le comportement des voyageurs, tant dans les environnements de réservation professionnel, comme Serko ou SAVI, que sur les sites de voyage personnel, comme Expedia et Airbnb. 

Shep utilise une technologie d'extension de navigateur pour superposer des éléments de messagerie et d'interaction avec l'utilisateur sur les sites de voyage professionnel et personnel. Shep recueille également des données de réservation et de comportement intersites afin que les travel manager et les agences de voyages puissent comprendre ce que les employés choisissent de réserver pour leurs voyages d'affaires, où et pourquoi.

Les centimes seront comptés

À une période comme celle du COVID-19, la réduction des coûts est très importante. Si les failles de réservation sont minimes, il y a une meilleure visibilité sur le contrôle des coûts, ce qui sera primordial dans ce climat économique.

Moins de réservations vers des fournisseurs d'hébergement alternatifs  

Avant la crise du COVID-19, il y avait toujours l'argument selon lequel la réservation directe auprès d'autres fournisseurs d'hébergement tels que Air B&B permettait d'économiser de l'argent.

Toutefois, le renforcement des protocoles d'hygiène deviendra primordial pour la sécurité des voyageurs. Les voyageurs seront donc plus prudents lorsqu'ils réserveront auprès de prestataires qui ne peuvent garantir des pratiques d'hygiène importantes.

Le service client régnera en maître 

On entend de plus en plus souvent parler d'entreprises dont les employés ont réservé directement auprès des fournisseurs et n'ont pas eu de réponse. Il s'est avéré difficile d'analyser ce qui se passe avec les remboursements, les annulations ou les crédits. De plus, elles passent trop d'heures à travailler sur une solution qui devrait être simple lorsqu'elle est gérée par un consultant en voyages expérimenté. Cela pourrait signifier que leurs employés seront moins susceptibles de réserver à nouveau directement à l'avenir.

Le ministère néo-élandais des affaires, de l'innovation et de l'emploi est un exemple où le service à la clientèle est essentiel. Le ministère a dû organiser le retour en Nouvelle-Zélande de son personnel basé à l'étranger en raison de l'augmentation du nombre de cas atteint du COVID-19 dans le monde et du fait que le gouvernement néo-zélandais a exhorté les Kiwis de rentrer chez eux. Dans un délai très court, notre équipe FCM a organisé le voyage de 25 familles différentes, originaires de 7 pays différents, pour leur permettre de rentrer chez elles avant la fermeture des frontières.

"Nos responsables voyages chez FCM ont fait un travail remarquable en m'aidant à réserver et à re-réserver tous mes vols internationaux", a déclaré Adri Johnstone, coordinateur offshore pour Immigration NZ.

"FCM peut être très fière de ces membres du personnel - leur valeur est bien plus que de l'or !

L'obligation de vigilance deviendra numéro un

La responsabilité des entreprises en matière de devoir de vigilance et de sécurité deviendra une priorité absolue dans le monde entier. Pour que les entreprises soient en mesure de fournir ce niveau de protection, les employés devront avoir une bonne compréhension de la politique voyage de leur entreprise. Les entreprises devront savoir à tout moment où se trouvent leurs employés, car nous avons tous vu à quelle vitesse les frontières peuvent se fermer, laissant les voyageurs bloqués sans moyen de rentrer chez eux.

Le voyages d'affaire après le COVID-19 va être très différent. Mais cela ne veut pas dire qu'il doit être plus difficile pour les travel manager. En travaillant en étroite collaboration avec votre TMC, vous pouvez dès maintenant prendre des mesures importantes pour vous assurer que vos voyageurs comprennent le risque de ne pas respecter votre politique voyage lorsque le monde s'ouvrira à nouveau aux voyages.

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