Guide de la gestion des risques liés aux voyages
Voyager peut être risqué. La gestion des risques liés aux voyages ne doit pas l'être.
Les voyages sont une partie essentielle de toute entreprise moderne, mais ils ne sont pas sans risques. Alors, comment votre programme de gestion des risques liés aux voyages va-t-il gérer cela ? Nous avons compilé les connaissances les meilleures de leur catégorie pour vous aider à naviguer à travers les épreuves et les tribulations des risques liés aux voyages à chaque étape, et garantir la sécurité et le bien-être de vos voyageurs. Nous mettrons à jour cette page au fur et à mesure que nous développons davantage de ressources !
- Introduction - Qu'est-ce que la gestion des risques liés aux voyages ?
- Comment gérez-vous les risques dans l'industrie du voyage ?
- Soyez proactif : évaluations des risques
- Préventions : voyages d'affaires sécurisés
- Préparation : informations pré-voyage
- Réactivité : exploiter les outils de gestion des voyages
- FCM - Votre partenaire voyage
- Contactez-nous
Qu'est-ce que la gestion des risques liés aux voyages ?
La gestion des risques liés aux voyages d'entreprise (TRM) consiste à identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels associés aux déplacements professionnels. Il ne s'agit pas seulement de garantir la sécurité de vos employés ; il s'agit également de protéger la réputation et les résultats financiers de votre organisation. Dans le monde d'aujourd'hui, être proactif en matière de gestion des risques liés aux voyages est crucial.
Pourquoi est-ce important ?
La gestion des risques liés aux voyages est importante pour plusieurs raisons :
- Sécurité - Garantir la sécurité et le bien-être de vos voyageurs est primordial.
- Conformité - Répondre aux obligations de devoir de diligence et aux exigences légales.
- Continuité du business - Minimiser les perturbations et les pertes financières.
- Réputation - Protéger l'image et la crédibilité de votre entreprise.
- Satisfaction des employés - Démontrer un engagement envers le bien-être des employés.
Comment gérez-vous les risques dans l'industrie du voyage ?
Vous avez un devoir de diligence envers vos employés voyageurs, mais l'absence d'un cadre de gestion des risques liés aux voyages unifié a rendu difficile pour les entreprises de remplir efficacement cette obligation. C'est là qu'intervient l'introduction de la norme ISO 31030 de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) - un document qui offre des orientations complètes pour chaque étape du voyage.
La norme ISO 31030 présente un ensemble complet mais adaptable d'exigences en matière de sécurité des voyages pour toute entreprise. Elle sert de référence aux organisations pour examiner leurs opérations de fond en comble, leur permettant d'établir leur propre processus d'évaluation des menaces et de mettre en œuvre les solutions de gestion des risques liés aux voyages qui conviennent le mieux à la fois à leurs voyageurs et à l'entreprise.
Pour l'essentiel, la gestion des risques liés aux voyages repose sur quatre phases clés :
- Proactivité
- Prévention
- Préparation
- Réaction
Soyez proactif : Évaluations des risques
Lorsqu'elle est exécutée efficacement, une évaluation complète des risques avant le voyage non seulement répond à vos responsabilités d'entreprise, mais instaure également un sentiment de sécurité parmi vos employés voyageurs. Cette approche garantit que toutes les parties prenantes sont bien informées des risques potentiels et des stratégies d'atténuation correspondantes, éliminant ainsi toute confusion en cas de défis imprévus.
Mais comment effectuer une évaluation des risques liés aux voyages ?
Voici un aperçu du processus d'évaluation des risques :
- Identification des menaces environnementales.
- Identification des risques associés aux individus en déplacement.
- Création d'une matrice d'évaluation des risques et évaluation approfondie de chaque facteur de risque.
- Élaboration d'un plan d'atténuation pour chaque risque identifié.
- Communication claire des risques et des plans d'atténuation aux voyageurs, à votre équipe en interne et aux parties prenantes concernées.
- Examen périodique et mises à jour nécessaires de l'évaluation des risques.
Anticipation des risques : des voyages d'affaires sécurisés
Les menaces les plus importantes pour les voyageurs d'affaires sont celles qui mettent en danger la sécurité physique de vos employés. Pour aborder de manière proactive de tels dangers potentiels, il est crucial de prendre des mesures préventives même avant d'entreprendre le voyage.
Dans certains cas, la mesure la plus prudente consiste à éviter totalement certaines zones. L'utilisation de notations de sécurité très spécifiques à partir de services tels que les systèmes de renseignement sur les menaces, qui fournissent des évaluations de sécurité jusqu'au niveau du quartier dans le monde entier, peut être inestimable. Éviter complètement les zones à haut taux de criminalité est l'option la plus sûre pour votre politique de gestion des risques liés aux voyages.
Pour certains pays, votre organisation devrait envisager une décision catégorique contre la création de plans de voyage vers ces destinations.
Quel est le niveau de risque de voyage le plus élevé ?
Risque élevé - Caractérisé par des zones de guerre, des militantismes généralisés, des guerres asymétriques, des mouvements séparatistes violents, des guerres civiles, des zones épidémiques majeures, des activités criminelles violentes omniprésentes ciblant les étrangers, ou des zones dépourvues de services gouvernementaux fonctionnels, y compris les services d'urgence, et manquant de l'État de droit.
Risque élevé - Distingué par des conflits de bas niveau, y compris des attaques terroristes fréquentes, des tensions internes élevées (tribales ou politiques), la violence affectant souvent les civils et les non-combattants, une violence potentiellement parrainée par l'État, un État de droit inefficace avec des services d'urgence faibles, et un risque notable de crimes violents contre les étrangers. Les pays peuvent se retrouver sur cette liste pendant des périodes d'incertitude ou de volatilité.
Liste de surveillance - Réservée aux pays ou régions connaissant des tendances ou des événements imminents susceptibles d'entraîner un risque accru dans un avenir proche.
Préparation : informations pré-voyage
Dans la phase "préparative" de la gestion des risques, l'objectif principal est d'habiliter vos voyageurs avec des informations et des outils qui renforceront leur préparation pour leurs déplacements. Cette phase consiste en des mesures proactives pour minimiser les risques et garantir que les voyageurs sont bien informés et capables de prendre des décisions éclairées sur la route.
Dans le cadre de ce processus, l'intégration d'extensions de navigateur facilitant les communications en temps réel lors de la réservation du voyage peut être inestimable. Ces extensions servent de canaux de communication proactifs, fournissant des mises à jour en temps réel et des orientations essentielles aux voyageurs alors qu'ils planifient leurs itinéraires. En utilisant ces extensions, les voyageurs peuvent rester informés des risques potentiels, des mesures de sécurité et de toute alerte spécifique à leurs destinations, leur permettant de prendre des décisions éclairées et de prioriser leur sécurité pendant leurs déplacements.
Réactivité : exploiter les outils de gestion des voyages
Découvrez comment les outils de gestion peuvent combler le fossé entre la planification proactive et le support sur le terrain, vous permettant de réagir rapidement et efficacement à tout problème lié aux déplacements.
Ces logiciels avancés offrent différentes fonctionnalités telles que les notifications push dans les applications mobiles, permettant aux voyageurs d'être informés en temps réel de tout risque émergent ou de tout changement dans leur environnement de voyage. De plus, le reporting prédictif est un élément crucial, fournissant des aperçus des défis potentiels à venir, permettant aux organisations de se préparer à l'avance. En outre, les fonctionnalités de chat en direct au sein du logiciel permettent des réponses immédiates aux préoccupations et aux urgences des employés, facilitant une résolution rapide et l'assurance de la sécurité des employés.
FCM, en tant que membre de votre équipe
Chez FCM, nous sommes bien plus qu'un simple prestataire de services. Nous sommes votre partenaire de confiance en matière de gestion des risques liés aux voyages. Avec notre expertise et nos solutions innovantes, nous pouvons vous aider à élaborer un programme complet de gestion des risques liés aux voyages qui garantit la santé, la sécurité et le bien-être de vos voyageurs tout en soutenant vos objectifs commerciaux.
Explorez nos ressources, restez informé et laissez-nous vous aider dans la gestion des risques liés aux voyages. La sécurité de vos voyageurs est notre priorité, et nous sommes là pour vous soutenir à chaque étape du processus.