Économies sur les voyages d’affaires : comment optimiser vos coûts intelligemment

travel cost reduction and optimization

Depuis la pandémie, les dépenses de voyage ont fortement augmenté : les prix des hôtels et des billets d’avion dépassent largement les niveaux d’avant-crise. En tant que travel manager, vous devez remettre les équipes en mouvement tout en maîtrisant au maximum les coûts.

La vraie question est donc la suivante : comment optimiser efficacement les coûts liés aux voyages d’affaires tout en assurant une reprise réussie ?

Voici les étapes clés et les bonnes pratiques pour devenir un expert de l’optimisation des dépenses en travel management.

Quelle est la stratégie d’optimisation des coûts ?

La clé pour optimiser votre budget voyages, c’est de savoir comment vous dépensez.

En accédant à des données à jour sur vos frais de déplacement, vous connaîtrez le coût réel de :

  • Chaque réservation

  • Chaque voyage

  • Chaque service ou département

  • Chaque collaborateur

Et leur impact sur vos résultats.

En réalisant un audit complet de vos précédents déplacements et transactions, vous pourrez définir des repères pour les coûts à venir, établir des budgets réalistes et repérer des leviers d’économies qui passeraient autrement inaperçus.

Comment réaliser une analyse des coûts de voyage ?

Rappelez-vous : vous ne pouvez pas faire d’économies tant que vous ne savez pas précisément où part votre argent. Voici les étapes à suivre pour mieux comprendre l’impact des nouvelles dynamiques de déplacement et ajuster vos stratégies de réduction des coûts :

Analysez les données historiques – En comparant vos dépenses de 2019 (avant la pandémie) avec vos dépenses actuelles, vous identifierez les postes à ajuster et prendrez des décisions éclairées, adaptées à votre organisation.

N’intégrez pas les remises – Même si elles réduisent les coûts à l’achat, les exclure de l’analyse permet de mesurer l’impact réel des voyages sur votre budget.

Suivez les postes de dépense principaux – Repérez les grandes catégories : billets d’avion, hébergement, transports terrestres, repas. Ce suivi vous aidera à cibler les zones où des économies sont possibles.

Évaluez les contrats fournisseurs – Passez en revue les conditions avec vos prestataires (compagnies aériennes, hôtels, loueurs). Repérez les marges de négociation pour obtenir de meilleurs tarifs ou avantages.

Mettez en place des outils de suivi et de reporting – Utilisez des systèmes fiables pour centraliser les dépenses : logiciels de gestion des notes de frais, cartes d’entreprise, outils de reporting automatisés.

Avec ces éléments en main, vous serez prêt à reprendre le contrôle de vos coûts de déplacement et à bâtir un programme plus efficace et rentable.

 

Mettre en place des politiques de voyage globales

La clé pour réduire les coûts des déplacements professionnels passe souvent par un changement culturel.

Au-delà des simples règles de réservation et de remboursement, une politique globale prend en compte la vision d’ensemble et vise un équilibre entre plusieurs aspects :

  • Bien-être et sécurité des employés – Prioriser le bien-être permet de réduire les incidents liés aux voyages et d’assurer la satisfaction des collaborateurs, ce qui génère des économies à long terme.

  • Durabilité – Intégrer des mesures écoresponsables dans les politiques de voyage pour limiter l’impact environnemental et potentiellement réduire les coûts via des initiatives comme la compensation carbone.

  • Mesures d’économies – Proposer des directives et des incitations qui encouragent des choix économiques sans sacrifier la qualité du voyage.

Pour déployer une politique globale, commencez par analyser vos règles actuelles et identifiez les axes d’amélioration (petit conseil : consultez vos collaborateurs pour mieux comprendre leurs besoins et attentes).

Adopter cette approche globale permet de cultiver une culture de voyages responsables et maîtrisés, tout en plaçant le bien-être des employés au cœur des priorités.

Utilisez la tech voyage pour orienter les choix des voyageurs

En vous appuyant sur un Travel Management Software, vous pouvez guider les voyageurs d’affaires vers des options plus avantageuses pour votre programme — et générer des économies sans imposer de contraintes.

Par exemple, votre OBT gère-t-il efficacement tous vos avoirs aériens et billets non utilisés ? Grâce à une simple extension de navigateur comme la FCM Extension, vous pouvez alerter les voyageurs, au moment de la réservation, de la présence de crédits ou de billets inutilisés.

Des alertes en temps réel sur la politique voyage et un suivi des comportements de conformité permettent d’assurer le respect des règles, tout en identifiant les zones qui nécessitent un accompagnement supplémentaire.

Anticipez vos revues de contrats fournisseurs 

À quand remonte la dernière révision approfondie et renégociation de vos contrats fournisseurs ?

Quelle que soit la réponse, il n’est jamais trop tôt pour s’y préparer. Dans un marché en constante évolution, il est essentiel d’avoir un temps d’avance et d’aborder les négociations avec souplesse.

En adoptant une approche proactive, vous vous donnez la possibilité d’être plus stratégique et créatif : allonger la durée de validité des contrats, négocier hors saison pour les hôtels, ou encore regrouper les fournisseurs quand c’est pertinent. Un suivi régulier de vos partenaires hôteliers et prestataires peut générer des économies non négligeables.

Faites appel à des consultants spécialisés

La gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires peut vite devenir complexe. Dans bien des cas, mieux vaut s’appuyer sur des experts.

Confier cette mission à un(e) consultant(e) spécialisé(e), en complément de votre Travel Management Company, peut véritablement faire la différence. De la négociation des contrats fournisseurs au rapprochement financier post-voyage, ces experts maîtrisent les rouages les plus techniques de votre programme.

Oui, c’est un investissement. Mais un investissement qui se rentabilise rapidement. En misant sur leur efficacité, leur expertise et leur connaissance du marché, votre entreprise peut réaliser des économies substantielles — tout en améliorant l’expérience des voyageurs.

Et surtout, vous gagnez en sérénité : la gestion des déplacements et des dépenses peut être en grande partie déléguée, pour vous concentrer sur le reste.

Un point à retenir : voyager plus ne veut pas forcément dire dépenser plus.

Commencez à faire des économies sur vos voyages d’affaires dès aujourd’hui ! 

* Si vous êtes client et que votre demande concerne une réservation, merci de bien vouloir envoyer votre demande à votre contact dédié.
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