Comment optimiser la négociation de contrats aériens dans les programmes voyages
L'approvisionnement et la gestion des contrats aériens sont au cœur des programmes voyages d'affaires et constituent l'une des responsabilités les plus critiques pour les travel managers. Pourtant, face à des habitudes de voyage fluctuantes, une dynamique fournisseurs en constante évolution et une pression permanente pour générer des économies mesurables, la gestion de votre programme air peut s'apparenter à naviguer à vue.
La bonne nouvelle ? Vous n'avez plus à négocier à l'aveugle. La méthode intelligente de contractualisation aérienne est là avec Air Contracting Intelligence (ACiQ) de FCM Consulting, qui transforme vos contrats aériens d'un fardeau réactif en un véritable levier de performance.
Dans ce guide, nous :
- détaillons comment fonctionne une gestion plus intelligente de vos contrats air,
- partageons des stratégies concrètes pour maximiser le retour sur investissement,
- révélons des économies cachées,
- et expliquons comment ACiQ peut identifier les contrats aériens sous-performants et vous aider à gérer facilement vos objectifs contractuels pour une performance à long terme
Pourquoi la gestion des contrats aériens représente-t-elle un tel défi pour les acheteurs voyages ?
Le voyage d'affaires est en constante évolution. Les compagnies aériennes ajustent continuellement leurs stratégies tarifaires, leurs capacités et leurs réseaux de routes, tandis que les habitudes de déplacement de votre organisation changent en fonction des priorités commerciales, des politiques de travail hybride et des conditions économiques.
Les gestionnaires de voyages se retrouvent pris en étau. On attend d'eux qu'ils réalisent des économies tout en maintenant la satisfaction des voyageurs et la santé des partenariats avec les compagnies aériennes - le tout simultanément. De plus, les contrats négociés reposent sur des volumes projetés qui peuvent ne pas se concrétiser. Le plus grand défi ? Au moment où vous avez négocié et mis en œuvre un nouveau contrat, les conditions du marché et les habitudes de voyage ont peut-être déjà évolué, laissant de la valeur potentielle inexploitée. Il en résulte des économies émises mais non réalisées, des contrats sous-performants et un écart entre ce qui a été négocié et ce qui est réellement obtenu.
Comment construire une stratégie de sourcing aérien efficace ?
Une stratégie d'approvisionnement aérien efficace commence par une clarté basée sur les données. Vous avez besoin de visibilité sur les destinations réellement empruntées par vos voyageurs, les compagnies aériennes qu'ils choisissent, les types de tarifs qu'ils sélectionnent, et la manière dont ces habitudes se comparent à vos accords contractuels.
Pour être efficace, votre stratégie d'approvisionnement doit intégrer plusieurs éléments clés :
- Couverture des itinéraires adaptée à vos flux réels
- Remises alignées sur vos pratiques de réservation
- Indicateurs pertinents pour tous les partenaires
Les stratégies gagnantes combinent des objectifs de réduction des coûts agressifs avec une vision réaliste des résultats attendus.
La concurrence entre compagnies demeure un levier essentiel, mais il ne s'agit pas de les opposer systématiquement. L'objectif est de construire des partenariats où chaque partie bénéficie d'une vision transparente des performances et des opportunités de gains partagés.
Comment identifier les zones d'ombre de vos contrats aériens actuels ?
Les zones d'ombre dans les contrats aériens se répartissent généralement en trois catégories : les lacunes de couverture, les décalages tarifaires et les déconnexions de performance.
- Les lacunes de couverture se produisent lorsque vos voyageurs empruntent fréquemment des routes ou des paires de villes qui ne sont pas incluses dans vos accords négociés, ce qui signifie que vous payez le plein tarif alors que des réductions devraient s'appliquer.
- Les décalages tarifaires surviennent lorsque les classes tarifaires ou les fenêtres de réservation spécifiées dans vos contrats ne correspondent pas à la manière dont vos voyageurs achètent réellement leurs billets. Par exemple, si votre contrat offre des réductions pour les achats effectués sept jours à l'avance, mais que la plupart de vos réservations ont lieu dans les trois jours précédant le départ, vous ne captez pas la valeur disponible.
- Les déconnexions de performance apparaissent lorsque les objectifs contractuels ne sont pas alignés avec les réalités du marché. Peut-être qu'une compagnie aérienne a accepté des engagements de volume ambitieux sur des routes où elle a depuis réduit sa capacité, ou votre entreprise a déplacé ses priorités vers des marchés différents de ceux où vous aviez négocié les meilleures conditions.
Le problème avec les rapports traditionnels est qu'ils se concentrent sur les dépenses globales et les indicateurs de conformité de base, et manquent souvent ces aspects critiques. Grâce aux capacités d'analyse d'ACiQ, il est possible de disséquer votre programme au niveau des routes, des classes tarifaires et des modèles de réservation.
Pourquoi ne pas attendre le prochain appel d'offres pour optimiser votre programme aérien ?
L'une des idées reçues les plus courante en matière de contrats aériens est que l'optimisation ne se produit qu'au moment des appels d'offres. Attendre votre prochain cycle de consultation signifierait laisser une valeur significative non capturée. Des opportunités d'économies cachées existent dès maintenant dans vos contrats actuels et vos modèles de déplacements.
Ce que vous pouvez faire sans attendre :
Modification de contrats en cours de validité : De nombreux contrats en cours de validité peuvent être modifiés ou élargis. Beaucoup de compagnies aériennes sont ouvertes à l'ajustement des conditions, à l'ajout de couverture de routes, à la modification des niveaux de réduction ou à la mise à jour des objectifs de performance lorsqu'on leur présente des propositions fondées sur des données. Elles préfèrent améliorer un accord existant plutôt que de perdre des parts de marché ou d'attendre le prochain appel d'offres.
Optimiser le comportement de réservation : Lorsque vous comprenez quels avantages contractuels vos voyageurs n'utilisent pas et pourquoi, vous pouvez alors affiner votre politique voyage et adapter les communications faites aux voyageurs afin d'orienter leur comportement vers des options mieux tarifées, sans toutefois sacrifier la praticité.
Analyser la composition tarifaire : Une analyse fréquente permet d'identifier des opportunités. Vous pourriez découvrir qu'une partie importante de vos dépenses est faite dans des classes tarifaires juste en dehors de vos tranches de réduction contractuelles, ce qui suggère des négociations pour élargir la couverture ou ajuster les seuils qui pourraient générer des retours immédiats.
Comment assurer le suivi en temps réel de la performance de vos contrats aériens ?
Les revues trimestrielles et les rapports statiques ne suffisent plus... La visibilité de la performance en temps réel vous aidera à identifier les problèmes pour pouvoir y remédier.
Vos indicateurs clés de performance doivent suivre les deux côtés de l'équation du partenariat. Surveillez votre performance par rapport aux engagements de volume, aux objectifs de concentration de routes et aux autres obligations envers les compagnies aériennes. Simultanément, suivez la performance des compagnies aériennes en matière de compétitivité tarifaire, de fiabilité des horaires et de précision d'application des réductions.
Grâce au suivi en temps réel :
- Repérez les écarts de performance rapidement
- Résolvez les problèmes en cours de route
- Ayez des conversations constructives basées sur les données avec les partenaires aériens
Les programmes voyage les plus matures utilisent les données de performance pour alimenter les discussions stratégiques continues avec les partenaires aériens. Plutôt que de traiter les contrats comme des documents statiques, ils les considèrent comme des accords vivants qui évoluent en fonction des conditions du marché et de la performance mutuelle.
Quel rôle joue la technologie dans l'optimisation des contrats aériens ?
Les contrats aériens modernes génèrent des quantités massives de données – bien trop importantes pour être analysées manuellement et de manière pratique. Ici, la technologie n'est pas seulement utile ; elle est essentielle pour gérer efficacement les contrats aériens.
Les plateformes d'analyse avancées peuvent traiter des millions d'enregistrements de réservation pour identifier les modèles, les opportunités et les écarts de performance qui resteraient autrement cachés. Elles transforment des conditions contractuelles complexes en indicateurs quantifiables et calculent les économies réelles en comparant les tarifs effectivement payés aux coûts de référence. De plus, prendre en compte les conseils pour accompagner les voyageurs souffrant d'anxiété liée aux vols peut contribuer à améliorer le bien-être global des voyageurs pendant que les organisations exploitent les analyses.
Au lieu de se perdre dans les tableurs, la bonne technologie apporte des réponses à :
- Quelles routes nécessitent une couverture
- Quelles compagnies aériennes offrent le meilleur rapport qualité-prix pour des paires de villes particulières
- Où les ajustements de politique pourraient générer des économies
- Quelles clauses contractuelles méritent une priorité de renégociation
C'est précisément là qu'ACIQ peut vous aider.
Comment ACiQ peut-il transformer votre approche de la gestion des contrats aériens ?
FCM Consulting a développé ACiQ pour répondre aux défis spécifiques auxquels sont confrontés les acheteurs voyages dans l'optimisation de leurs programmes aériens. Conçu en collaboration avec des experts de la catégorie air, ACiQ fournit l'intelligence exploitable dont vous avez besoin pour maximiser la valeur contractuelle et générer des économies mesurables. En optimisant vos programmes voyage, réfléchissez par exemple à comment des choix alimentaires durables lors de vos voyages peut renforcer davantage votre impact positif.
En matière de reporting, ACIQ vous permet d'aller plus loin :
- Identifie les angles morts en révélant les opportunités inexploitées dans les modèles de déplacement.
- Analyse vos réservations par rapport aux conditions contractuelles pour montrer exactement où les avantages ne sont pas appliquées.
- Met en évidence les routes qui manquent de couverture et les situations où le comportement des voyageurs n'est pas aligné avec les avantages contractuels.
ACiQ aide à dénicher la valeur cachée en identifiant des domaines précis de votre programme où vous pouvez extraire des économies plus importantes sans attendre le prochain RFP.
Le suivi en temps réel de la santé des contrats et des indicateurs clés de performance via ACiQ vous prépare aux revues avec les compagnies aériennes en ayant les données de performance à portée de main. Au lieu de faire des suppositions, ACiQ vous montre des informations claires et crédibles étayées par des données.
ACiQ traduit des contrats complexes en rapports d'économies clairs et fiables. Vous aurez confiance dans les chiffres que vous présentez aux parties prenantes, soutenus par une analyse rigoureuse de l'application réelle des réductions et de la performance par rapport aux conditions négociées.
Quelle est la prochaine étape pour optimiser votre programme aérien ?
Ne laissez pas la durée d'un contrat passer sans maximiser la valeur disponible dans votre programme aérien. Les opportunités d'économies cachées dans vos contrats actuels (par exemple, les frais accessoires des compagnies aériennes) et vos modèles de déplacement représentent de l'argent réel qui peut impacter vos résultats financiers dès aujourd'hui.
Prêt à exploiter la valeur cachée dans vos contrats aériens ?
Contactez FCM Consulting pour en savoir plus sur ACiQ, notre outil intelligent pour la gestion des contrats aériens. Planifiez une démonstration pour voir comment ACiQ peut fournir les informations exploitables dont votre programme a besoin pour prospérer dans un environnement voyage complexe.
Votre prochaine opportunité d'économies vous attend – et avec la bonne intelligence, vous saurez exactement où la trouver.