FALLSTUDIE
Australienskt frakt- och logistikföretag | Smidigare bokningar, bättre efterlevnad och lägre kostnader
Ett australiensiskt företag inom frakt och logistik stod inför flera utmaningar – utgående reseavtal, bristande bokningsprocesser och låg efterlevnad av resepolicyn. Behovet av en lösning var akut och då tog FCM Consultings team över. Med bred branscherfarenhet och ett tydligt fokus på resultat såg våra specialister till att snabbt och effektivt ta itu med företagets mest kritiska utmaningar.
Utmaningar för det australiensiska frakt- och logistikföretaget
Efter flera utmaningar med sin tidigare affärsresebyrå började företaget söka efter en ny lösning.
Problem med hotellbokningar ledde till att reseprogrammet endast följdes i 16 % av fallen, vilket i sin tur resulterade i högre priser och en ovanligt hög grundnivå för företagets resebudget.
Eftersom programmet varken mötte lokala behov eller innehöll villkor i linje med företagets resepolicy, blev bokningar utanför programmet allt vanligare. Detta gjorde det svårt att få en tydlig bild av de faktiska kostnaderna. Den låga följsamheten försvagade också programmets förhandlingsposition på marknader med hög efterfrågan och skapade osäkerhet kring möjligheten att säkra konkurrenskraftiga priser och hålla framtida budgetar.
Samtidigt ökade kraven på efterlevnad inom miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning (ESG), vilket gjorde den bristande följsamheten till programmet till en än större utmaning. När avtalen närmade sig sitt slut blev det tydligt att nya hotellavtal behövde säkras inom en mycket snäv tidsram på bara tre veckor.
FCM Consultings expertlösningar
För att möta utmaningarna tog teamet på FCM Consulting fram en strategisk och heltäckande lösning.
Som första steg genomfördes en analys av reseprogrammet för att kartlägga nuläget och identifiera förbättringsområden. Denna genomlysning lade grunden för ett riktat och effektivt arbete – och visade tydligt vår expertis inom området.
Därefter utformades en skräddarsydd RFP som ökade konkurrensen på marknaden, pressade priserna och anpassades efter företagets specifika resebehov. Med stöd i vår erfarenhet och marknadskunskap syftade arbetet till att rätta till programmets tidigare brister och skapa en stabil grund för framtiden.
I linje med miljö-, sociala och bolagsstyrningsmål (ESG)
Med utgångspunkt i företagets tydliga fokus på ESG integrerade FCM Consulting-teamet även ESG-kriterier i hotellupphandlingen. Anpassad data användes som stöd i beslutsprocessen och för att utvärdera och rangordna leverantörer utifrån kundens ESG-mål.
Strategisk RFP med fokus på konkurrens och lägre priser
Med lång erfarenhet av hotellmarknaden och rätt tajming genomförde FCM Consulting RFP-processen med ett tydligt mål: att skapa konkurrens där den gjorde störst skillnad. Resultatet blev förbättrade avtalsvillkor, särskilt på marknader där priserna var på väg upp. Tydliga riktlinjer för varje hotellkategori gav struktur i förhandlingarna och gjorde dialogen med leverantörerna både mer fokuserad och mer affärsdriven.
Samtidigt sattes resenärsupplevelsen i fokus. I nära samarbete med flyg- och hotellpartners formades avtalen efter hur resandet faktiskt ser ut i vardagen och i linje med verksamhetens krav. Det skapade ett bokningsflöde som hjälper resenärer att göra rätt val på ett enkelt och konsekvent sätt via bokningsplattformen och den nya affärsresebyrån.
För att säkerställa resultat även på längre sikt infördes en tydlig modell för hur reseprogrammet ska följas upp, justeras och utvecklas över tid. Genom löpande upphandling och aktiv leverantörsstyrning byggdes ett reseprogram som fungerar i dag och är förberett för morgondagens behov.
När resultat räknas
Resultaten av insatsen talar sitt tydliga språk och visar vilken effekt teamets arbete hade. Utfallet var både konkret och mätbart:
- 100 % av hotellen kan nu bokas via affärsresebyrån, vilket visar hur smidigt lösningen har integrerats i företagets befintliga system.
- 16,2 % besparing inom hotellkategorierna bekräftar vår förmåga att skapa verkliga kostnadsfördelar utan att tumma på kvalitet.
- 81 % följsamhet till reseprogrammet innebar ett tydligt lyft och gav företaget tillbaka sin styrka i förhandlingar på marknader med högt tryck.
- 75,2 % hotel attachment rate visar på tydliga resultat av målmedvetna förhandlingar och ett nära samarbete med leverantörer.
- 91,5 % programtäckning gav avsevärt bättre insyn i kostnader och minskade bokningar utanför programmet.
Alla dessa resultat nåddes redan under det första kvartalet efter lansering, vilket visar hur snabbt arbetssättet gav effekt. Det australiensiska frakt- och logistikföretagets resa är ett tydligt exempel på vad som händer när erfarenhet, marknadskunskap och datadrivna beslut samverkar. Med FCM Consulting omdefinieras arbetssätt, processer och resultat, med fokus på affärsnytta och långsiktig effekt.
Förändring börjar här. Kontakta oss i dag och prata med våra affärskonsulter.