INSIKTER
Åtta vanliga orosmoment för affärsresenärer och hur du kan hjälpa
Affärsresor har alltid handlat om att balansera möjligheter med utmaningar. Å ena sidan är det ett tillfälle att mötas ansikte mot ansikte, bygga relationer och driva tillväxt. Å andra sidan innebär det ofta tajta scheman, nya destinationer och störningar som snabbt kan skapa stress.
Tidigare var resestress en självklar del av jobbet. I dag står resenärernas välmående i centrum. Att stötta medarbetare på resande fot påverkar direkt både duty of care, medarbetarengagemang och avkastningen på företagets affärsreseprogram. Vi satte oss ner med teamet för att prata om vanliga orosmoment hos resenärer och hur de kan hanteras mer proaktivt.
”Affärsresor kan vara både givande och utvecklande, men de är inte alltid problemfria. De bästa reseprogrammen fångar upp de små orosmomenten i tid och har lösningar på plats innan de hinner bli stora problem.”
Maja Dulic, Operations Team Leader på FCM Travel.
1. Flygstörningar och missade anslutningar
Inställda, försenade eller överbokade flyg kan snabbt vända upp och ner på en annars välplanerad resa. En resenär som skulle flyga hem från New York drabbades av så långa förseningar att han lämnade sitt bagage för att hinna med en alternativ anslutning som ordnades av FCM.
Affärsresor handlar i grunden om tid, säger Maja Dulic. ”Resenärer vill inte lägga timmar på att vänta på nästa flyg eller hantera krångliga ombokningar. De vill använda sin tid på bästa sätt, oavsett om det är på väg till ett möte eller hem till familjen.
Råd: Se till att flexibla biljettalternativ ingår i reseprogrammet. Samla all reseinformation på ett och samma ställe, till exempel i ett resehanteringsverktyg, och säkerställ att aviseringar vid störningar skickas i realtid och alltid innehåller tydliga instruktioner.
2. Boendealternativ
Boende blir ett allt större orosmoment. I mer kostnadsstyrda reseprogram väljs ofta hotell i mellanklassen, men det får aldrig ske på bekostnad av kvalitet, hälsa eller säkerhet. En kund till FCM Travel upplevde nyligen en ökning av hälsorelaterade klagomål på ett hotell som låg inom policy, vilket i sin tur ledde till en global översyn och uppdatering av hotellprogrammet.
Råd: Gå igenom hotellprogrammet regelbundet och utvärdera kvalitet, säkerhet, läge och hur väl boendet faktiskt fungerar för resenärerna. Lyssna både på formell feedback och på det som sägs mellan raderna. Duty of care är minst lika viktigt som kostnadskontroll.
3. Ovana och otrygga destinationer
Visumkrav, språkbarriärer, trygg transport och att röra sig utanför hotellet på kvällstid kan skapa en känsla av osäkerhet och ökad risk.
Säkerhet är en stor fråga i vissa regioner”, säger Maja Dulic. ”Hotell behöver kvalitetssäkras, transfer bör bokas i förväg och tydliga rutiner för nödsituationer måste finnas på plats. Den tryggheten gör att resenärer känner sig skyddade.
Råd: Följ destinationsspecifika krav noggrant, boka transfer i förväg och se till att instruktioner vid nödsituationer är lättillgängliga.
En kund till FCM inom gruvindustrin skickar regelbundet personal från Australien till Demokratiska republiken Kongo. Resorna är endast möjliga tack vare strikta säkerhetsrutiner och ett nära samarbete med FCM:s travel team. Varje bokning inkluderar ett förhandsgranskat säkert hotell, förbokade transporter, försäkring, övervakning dygnet runt och lokala säkerhetseskorter. Utan dessa åtgärder blir resan helt enkelt inte av.
4. Åtaganden på hemmaplan
Barnomsorg, husdjur, hushållsansvar och inbokade tider försvinner inte bara för att en affärsresa dyker upp i kalendern. Den här typen av situationer uppstår ofta, särskilt mot slutet av veckan. Nyligen fastnade en resenär i trafiken på väg till flygplatsen och kontaktade FCM:s jourteam i panik. Hans biljett saknade flexibilitet, men han behövde komma hem samma kväll på grund av familjeåtaganden. Teamet bokade om honom till ett senare och mer flexibelt flyg, vilket gav honom det utrymme som behövdes för att hinna hem.
Råd: Kommunicera planerade resor och förändringar i god tid. Erbjud flexibla resealternativ, särskilt i anslutning till helger, och ge resenärerna möjlighet att själva fatta beslut när justeringar behövs.
5. Bokningskomplexitet och förändrade resepolicys
For infrequent travellers, navigating multiple platforms, fare rules, or conflicting policies can be overwhelming. But for seasoned travellers, frustration often comes from sudden policy changes.
Advice: Policies should be clear and accessible. Provide a centralised online travel booking tool and invest in features that can help guide people to make the right choices.
För mer sällan resande kan det kännas överväldigande att navigera mellan flera plattformar, biljettregler och ibland motstridiga policys. För mer erfarna resenärer uppstår frustrationen oftare vid plötsliga förändringar i resepolicyn.
Råd: Se till att resepolicys är tydliga, lättillgängliga och enkla att förstå. Erbjud ett centraliserat bokningsverktyg och investera i funktioner som hjälper resenärer att göra rätt val redan vid bokning.
Det viktigaste rådet jag kan ge är tydlig kommunikation”, säger Maja Dulic. ”Vi hade en kund som ändrade sin resepolicy på global nivå utan att informera de lokala teamen. Föreställ dig en resenär som är van vid att flyga business class och plötsligt får besked om att det nu är economy som gäller, utan någon förklaring. Det leder till onödig stress och frustration som enkelt hade kunnat undvikas.
6. Välmående på resande fot
Störd sömn, oregelbundna måltider, brutna rutiner och långa sträckor i transit tar snabbt ut sin rätt.
Välmående är viktigare än någonsin”, säger Maja. ”Resenärer vill kunna bo på hotell med gym eller pool för att hålla kvar sina rutiner. Vi ser också att vissa företag väljer att lägga till en extra natt eller två, så att resan inte blir ett stressmoment där flyg och möten pressas ihop.
Råd: Planera rimliga bytestider, välj hotell som stödjer resenärernas välmående och ge vägledning kring hur hälsosamma vanor kan bibehållas under resan. Att erbjuda möjlighet till bleisure kan också bidra till en mer hållbar reseupplevelse.
7. Vardagliga bekymmer och personliga preferenser
Ofta är det de ”små sakerna” som väger tyngst. När man ska åka till flygplatsen, hur utlägg ska redovisas, vad som behöver packas, var man ska sitta och om kostpreferenser faktiskt tillgodoses. Maja förklarar:
De flesta resenärer ligger inte sömnlösa och oroar sig för naturkatastrofer eller extrema händelser. De tänker på det praktiska, om schemat håller, vad de ska ha på sig, hur mycket de hinner sova och vad som händer om flyget ställs in. Att ta hand om de här vardagliga frågorna gör stor skillnad för resenärernas mentala välmående och produktivitet”, säger Maja Dulic
Råd: Förtydliga grunderna och gör det enkelt. Ha tydliga regler för utlägg, bygg in restider i resplanerna och använd enkla checklistor för packning. Spara resenärernas preferenser i deras profiler och anpassa stödet utifrån vem resenären är.
8. Poäng och förmåner
Och så har vi lojalitetspoängen. För många är statusnivåer och uppgraderingar en hög prioritet. ”Den största oron av alla handlar ofta om flyg- eller hotellpoäng. Jag har sett resenärer boka tio månaders resor under kampanjperioder hos flygbolag, bara för att säkra extra poäng och statuskrediter”, säger Maja.
Råd: Gör föredragna flyg- och hotellpartners tydliga i bokningskanalerna, ge resenärerna valmöjlighet och säkerställ att lojalitetsnummer alltid är sparade i resenärsprofilerna så att inga poäng går förlorade.
Att bygga en resenärscentrerad kultur
Resenärers behov varierar beroende på erfarenhet, roll och destination. Förstagångsresenärer oroar sig ofta för grunderna, frekventa resenärer vill ha tydliga rutiner, VIP-resenärer förväntar sig smidiga och friktionsfria resor och nästan alla bryr sig om poäng.
”Kommunikation och ett nära partnerskap med er affärsresebyrå är avgörande”, tillägger Maja Dulic. ”När travel managers har en tät dialog med sin leverantör och resenärernas behov delas öppet, försvinner många av de här orosmomenten.”
Det lönar sig också att tänka bortom själva jobbresan. Som en del av ett företags långsiktiga satsning på engagemang och retention samarbetade kunden med FCM för att ge medarbetare tillgång till exklusiva företagsrabatter via sitt hotellprogram. Det gjorde det möjligt för både anställda och deras familjer att boka privat boende till rabatterade priser. ”Genom att erbjuda den här typen av förmåner bidrar vi till en bättre balans mellan arbete och privatliv och stärker den totala medarbetarupplevelsen”, säger en Category Specialist på ett företag inom gruvutrustning.
Avslutningsvis, fundera över dina egna resevanor. När du själv reser i jobbet eller privat, vad tänker du på först och vad får dig att känna dig förberedd och trygg?
Utforska vidare…
