Ventajas de las agencia de viajes para negocios y empresas

Beneficios de una agencia de viajes para una empresa (y desventajas)

Como decíamos, tener cerca a profesionales que se ocupen de organizar los viajes de la empresa supone grandes ventajas que pueden traducirse en seguridad y  ahorro de recursos.

Sin embargo, también es importante considerar que existen algunas limitaciones o desventajas de una agencia de viajes que conviene tener en cuenta, sobre todo en el caso de empresas pequeñas o con una baja frecuencia de desplazamientos.

En los siguientes párrafos, abordaremos ambos escenarios para que puedas tomar la mejor decisión a la hora de buscar ayuda en tu próximo viaje de negocios.

Como decíamos, tener cerca a profesionales que se ocupen de organizar los viajes de la empresa supone grandes ventajas que pueden traducirse en seguridad y  ahorro de recursos.

Sin embargo, también es importante considerar que existen algunas limitaciones o desventajas de una agencia de viajes que conviene tener en cuenta, sobre todo en el caso de empresas pequeñas o con una baja frecuencia de desplazamientos.

En los siguientes párrafos, abordaremos ambos escenarios para que puedas tomar la mejor decisión a la hora de buscar ayuda en tu próximo viaje de negocios.

¿Qué es y por qué una agencia de viajes es ideal para empresas?

Para entrar en contexto, y entender las ventajas de una agencia de viajes, antes es conveniente dar una definición clara. Así, podemos decir que una agencia de viajes de negocios es una empresa especializada en la gestión de viajes corporativos. 

Se encargan, entre otras cosas, de: 

• Reservar vuelos, hoteles y transporte terrestre.
• Negociar tarifas preferentes con proveedores.
• Implementar la política de viajes corporativos.
• Proporcionar asistencia 24/7 para resolver cualquier incidencia.
• Generar reportes para controlar gastos.

¿Qué ventajas tiene contar con una agencia de viajes para negocios?

Ahora bien, como cabe esperar, todo lo anterior se traduce en una serie de ventajas que impactan directamente en la productividad de la empresa, en la satisfacción de los empleados y en la optimización de recursos.

Veamos detenidamente cuáles son los beneficios de las agencias de viajes para negocios y empresas:

• Ahorro de tiempo en la gestión de reservas. Las agencias eliminan la necesidad de comparar precios en decenas de portales. Ellas lo gestionan todo.
• Acceso a mejores precios y tarifas negociadas. Gracias a acuerdos con aerolíneas, cadenas hoteleras y proveedores, se obtienen descuentos que normalmente no están disponibles para reservas individuales.
• Cumplimiento de la política corporativa. Cada reserva se ajusta automáticamente a las normas de la empresa, lo que evita gastos no autorizados y facilita la rendición de cuentas.
• Seguridad para los viajeros. Con sistemas de localización y protocolos de emergencia, las empresas pueden reaccionar rápidamente si surge un imprevisto en destino.
• Soporte 24/7. Ante cancelaciones, huelgas o retrasos, el viajero cuenta con la tranquilidad de recibir asistencia inmediata, sin importar la hora o el lugar.
• Control y transparencia financiera. Los reportes consolidados permiten tener una visión clara del gasto en viajes por área, equipo o proyecto, facilitando auditorías y optimización presupuestaria.
• Simplificación administrativa. La facturación centralizada y la conciliación de gastos automatizada reducen la carga de trabajo para los departamentos financieros y de recursos humanos.
• Mejor experiencia del viajero. Al contar con itinerarios bien planificados, soporte constante y menos contratiempos, los empleados pueden enfocarse en lo importante: cumplir con los objetivos del viaje.

Además, en FCM contamos con una plataforma de business travel que centraliza todo el proceso de gestión de viajes corporativos. Haciéndolo así, todavía más sencillo.

¿Tienen desventajas las agencias de viaje para las pequeñas empresas?

Lo cierto es que para las pequeñas empresas sí que podemos enumerar algunas desventajas que deben considerar. Por ejemplo:

• Menor autonomía para el viajero. Algunos empleados prefieren reservar por su cuenta desde aplicaciones o buscadores de consumo. 
• Tarifas de servicio adicionales. Muchas agencias cobran honorarios por gestión o cambios de reserva. Esto puede suponer un coste extra.
• Inventario limitado en ciertos casos. Algunas agencias no ofrecen proveedores de bajo coste o tarifas de consumo.
• Dependencia externa. La empresa pierde parte del control inmediato sobre sus reservas.

Como ves, entre las desventajas de una agencia de viajes destaca especialmente el hecho de que no todas las pymes logran rentabilizar al máximo este servicio. Y es que, cuando los viajes son escasos o poco frecuentes, puede que los costes adicionales no compensen los beneficios obtenidos.