Saber cómo organizar un viaje de negocios no trata sólo de reservar billetes de avión y estancias en hoteles. En realidad, se trata de todo un proceso que requiere ser diseñado de forma inteligente para, así, cumplir con los objetivos establecidos. 

Y es que, los viajes corporativos bien gestionados, no solo ayudan a aumentar la productividad, sino que además abren las puertas hacia nuevas oportunidades. 

Entonces, ¿dónde radica el problema? Básicamente, su organización puede conllevar desafíos como cambios de última hora y complicaciones logísticas (entre otros). La buena noticia es que, con las herramientas adecuadas, es posible transformar estos desplazamientos en experiencias mucho más satisfactorias. 

A continuación, encontrarás una guía para una organización de viajes de negocios efectiva y, sobre todo, cumpliendo con las políticas y requisitos legales implicados. 

Cómo organizar un viaje de negocios paso a paso 

Hoy día, estos viajes forman parte de la estrategia de crecimiento de muchas compañías, ya sea para cerrar acuerdos con clientes, asistir a una feria internacional o impartir formación. 

Sin embargo, cuando la organización de un viaje con fines profesionales o corporativos no es la adecuada, puede convertirse en un foco de gastos innecesarios, pérdidas de tiempo y, sobre todo, mucho estrés.

Por ello, debes conocer qué es una agencia de viajes para empresas y cómo organizar un viaje de negocios de forma eficiente. O, en otras palabras, optimizando recursos y reduciendo imprevistos que puedan alejarnos de los objetivos marcados. 

¿Te suena todo esto? Veamos cómo organizar un viaje de negocios paso a paso, así como otros aspectos que no debes pasar por alto.

1) Definir el objetivo y el alcance del viaje

Antes de realizar reserva alguna, lo primero es tener claramente definido cuál es el propósito del viaje. Algunos de los motivos más habituales son:

  • Reuniones con clientes o proveedores estratégicos.
  • Participación en ferias, congresos o eventos sectoriales.
  • Programas de formación para empleados.
  • Supervisión de sedes, filiales o proyectos internacionales.

Éste será el punto de partida que marcará todas las decisiones posteriores; desde la elección del destino hasta la gestión del presupuesto. De este modo, cuando el objetivo está bien definido, es más fácil: 

  • Priorizar recursos.
  • Planificar una agenda realista.
  • Asegurar que el viaje aporte un retorno claro.

Piensa que relacionar cada desplazamiento con los objetivos del negocio es fundamental, pues no se trata solo de viajar, sino de que cada movimiento tenga un impacto medible. 

2) Establecer un presupuesto de viaje

En segundo lugar, la base de una buena organización de viajes de negocios va más allá de la logística. En realidad, un pilar fundamental es contar con un presupuesto realista. Una previsión clara de los gastos que debes contemplan para no llevarte sorpresas, como por ejemplo: 

  • Transporte: vuelos, trenes, traslados locales o coche de alquiler.
  • Alojamiento: hoteles, apartamentos o acuerdos con cadenas hoteleras.
  • Dietas y manutención: comidas, cenas y pequeños gastos diarios.
  • Otros imprevistos: como gastos por cancelación y cambios de última hora.

Contar con una plataforma de gestión de viajes corporativos, para el control presupuestario, la gestión de gastos o softwares integrados, facilita la supervisión y permite un mayor control sobre cada partida. 

3) Selección de los mejores destinos y fechas

Este es otro paso decisivo en la organización de viajes de negocios, ya que influye directamente en el presupuesto, la productividad y la comodidad durante el desplazamiento. Al definir el itinerario, debemos considerar:

  • Comparar precios de transporte y hotel en distintas ciudades o temporadas.
  • Revisar la agenda de clientes, proveedores o socios.
  • Aprovechar la coincidencia con otros eventos que aporten valor añadido.
  • Anticipar posibles incidencias meteorológicas que puedan afectar.

Organizar un viaje de negocios de forma inteligente implica alinear el calendario corporativo con las mejores fechas de viaje, de modo que el desplazamiento sea lo más rentable y productivo posible.

4) Reservas y logística

Una buena organización de viajes de negocios pasa por planificar las reservas con antelación. Así, nos referimos nuevamente en la reserva transporte y alojamiento, así como también de movilidad local. Y, siempre que sea posible, bajo acuerdo o con tarifas corporativas.

En este sentido, cuanto antes realices las reservas, mayor será la probabilidad de obtener precios más competitivos, ubicaciones estratégicas y servicios adaptados a las necesidades de la empresa o negocio.

5) Herramientas y tecnología para la gestión del viaje

Si realmente te preguntas cómo organizar un viaje de negocios, debes saber que la tecnología es también una gran aliada en este ámbito. Así, puedes contar con aplicaciones y plataformas como FCM platform para llevar un mejor control.

Estas herramientas se encargan de centralizar en un solo espacio reservas, itinerarios y gastos, lo que ahorra tiempo y evita errores de coordinación.

Consejos para organizar un viaje de negocios sin estrés

Los viajes corporativos no tienen por qué ser sinónimo de cansancio o complicaciones. Por eso, en FMC queremos compartirte algunos consejos prácticos para que, con ellos, puedas transformar cada desplazamiento en una oportunidad de éxito y crecimiento profesional. Vamos a verlos:

  • Organización previa: Revisar la documentación con tiempo, como visados, pasaporte, seguros… Para ello, tener un checklist con datos de las reservas y cualquier otra información importante es clave. Además, deberás asegurarte de llevar tus dispositivos cargados, así como baterías externas y adaptadores. ¡Incluso podrías llevar música y películas ya descargadas!
  • Optimización del equipaje: Aunque se trate de organizar un viaje de negocios, con la relevancia que ello conlleva, el equipaje de mano no debe llevar más que lo imprescindible. Esto no sólo facilita los movimientos, sino que además ahorra tiempo de check-in si se puede evitar facturar equipaje.
  • Salud y bienestar durante el viaje: Con esto nos referimos no solo a seguir una buena alimentación, así como adecuada rutina de descanso y ejercicio, sino además a llevar los medicamentos necesarios, seguros de salud e, incluso, aprovechar si el hotel tiene gimnasio o parajes para salir a pasear.
  • Productividad y networking en destino: Organizar la agenda con tiempos realistas entre reuniones, utilizar técnicas de concentración (como bloques de trabajo cortos o pausas activas) y, al finalizar el viaje, hacer un seguimiento de contactos y reflexionar sobre los logros alcanzados.
  • Plan de contingencia. Con ello, nos referimos a definir protocolos para imprevistos (como cancelaciones o retrasos), tener a mano los contactos de emergencia e, incluso, considerar contratar un seguro de viaje para mayor tranquilidad.

En este sentido, la mejor forma de reducir al máximo el estrés en cualquier tipo de viaje de negocios, es contar con la ayuda de expertos. ¿Sabías que en FCM ofrecemos soluciones personalizadas que cubren desde la gestión de itinerarios hasta el soporte 24/7? Todo pensado para que sólo te concentres en lo importante.

Normas y políticas para la organización de viajes corporativos

La importancia de su definición se encuentra en su objetivo principal, pues una política de viaje bien definida favorece a una mayor transparencia y responsabilidad en la gestión de los desplazamientos por motivos profesionales.

Así, podemos decir que una política para viajes de negocios es el documento que recoge las directrices a seguir por los empleados. Así, en él se recogen las normas que rigen a la hora de hacer reservas (proveedores, canales etc.), los gastos permitidos, procedimientos de reembolso y justificación de gastos, así como otros aspectos de seguridad en línea con la legislación vigente.

Normativa laboral y de seguridad

Además de las políticas relacionadas con la organización, no podemos dejar de lado el cumplimiento de normas referentes con la seguridad del viajero. Así, las obligaciones en términos de horas trabajadas, descansos y otras condiciones deben mantenerse también durante estos desplazamientos.

Y es que cumplir esta normativa no es solo un aspecto legal, sino también de motivación y cuidado para el empleado. Para lo que se debe:

  • Garantizar que los empleados respeten los periodos de descanso establecidos por ley, aunque se encuentren de viaje.
  • Contar con convenios y acuerdos específicos en determinados sectores, para establecer indemnizaciones, reembolsos o condiciones especiales.
  • Proteger a sus empleados mediante medidas de seguridad, como formación en conducción responsable o protocolos de emergencia.
  • Ofrecer lugares de hospedaje que cumplan con los estándares mínimos de seguridad, considerando riesgos como el jet lag u otros problemas sanitarios.

Obligaciones fiscales y contables

Dentro de las normas a seguir en materia de organización de viajes de negocios, también se debe contemplar una gestión transparente del registro de gastos, procedimientos de reembolso y trazabilidad del desplazamiento en su conjunto (facturas, control de horas, costes asociados…).

De esta forma, se facilita el cumplimiento de las normativas fiscales, se evitan problemas ante posibles auditorías y se refuerza la confianza interna y externa.

Organización de viajes de negocios: Preguntas frecuentes

Finalmente, y para completar esta guía para organizar un viaje de negocios, vamos a responder a algunas de las preguntas más frecuentes por parte de los usuarios que, en mayor o menor medida, buscan estar bien informados al respecto.

  • ¿Qué es un viaje de negocios y qué tipos existen?

Se trata de un desplazamiento con fines profesionales o laborales que, por tanto, se realizan bajo el requerimiento de una empresa o negocio. Así, existen tantos tipos de viajes de negocio como propósitos tengan, como por ejemplo; reuniones comerciales, formación, asistencia a ferias y congresos, apertura de mercados o supervisión de proyectos.

  • ¿Cuánto suele durar un viaje de negocios?

Aunque la duración depende del propósito, lo más habitual para este tipo de viajes es desplazarte entre 2 y 5 días, o como mucho una semana. Por ejemplo, una formación suele durar 1-2 días, mientras que un viaje comercial o ejecutivo puede requerir de 3 a 7 días.

  • ¿Qué herramientas se recomiendan para optimizar la gestión?

De cara a la eficiente planificación de este tipo de viajes, existen numerosas soluciones para no solo gestionar las reservas, sino también automatizar informes y sincronizar calendarios (entre otras).

Por ello, es especialmente importante contar con aplicaciones y softwares de gestión de tiempo para poder centralizar las funcionalidades que sean requeridas para la empresa en cuestión. Así, por ejemplo, es posible llevar un registro preciso de las horas de viaje, los trayectos realizados o los gastos que se van generando.

  • ¿Cómo reducir el estrés en viajes corporativos?

Una buena planificación es la base para tener una experiencia positiva en este tipo de desplazamientos. Así, la previsión y viajar en buenas condiciones (las cuales se deben mantener durante la estancia en destino), son algunos factores clave que reducen sustancialmente el estrés.

Así, durante el viaje de negocios se debe llevar una checklist con la documentación necesaria y otros datos importantes, viajar con lo imprescindible, mantener una alimentación equilibrada, descansar lo suficiente y, si es posible, hacer ejercicio. 

Por otro lado, no debemos olvidarnos de los imprevistos que puedan darse, por lo que también se debe contar con un seguro de viaje y plan de contingencia ante cambios de última hora y otras situaciones fuera de lo planificado.

¿Buscas cómo organizar viajes de negocios? En FCM tenemos la solución

En esta guía hemos visto cómo organizar un viaje de negocios paso a paso, consejos prácticos para reducir el estrés, cuáles son las normas y políticas implicadas en este tipo de desplazamientos, así como preguntas frecuentes. 

En definitiva, el hecho de que puedas planificar los viajes de tu empresa o negocio de forma eficiente, puede marcar la diferencia a la hora de asegurar que estas experiencias resulten rentables. 

Para ello, y con el objetivo de transformar tus viajes en verdaderas oportunidades de negocio, se debe implementar unas políticas claras y trabajar con herramientas confiables como las que ofrecemos en FCM. 

Y es que, en FCM Travel, contamos con soluciones tecnológicas que se adaptan a todo tipo de necesidades y están diseñadas para:

  • Reducir costes gracias a acuerdos y tarifas preferentes.
  • Simplificar la planificación del itinerario con herramientas centralizadas.
  • Mejorar la experiencia y seguridad del empleado en cada viaje.

Por eso, sea cual sea el tamaño de tu empresa, queremos ayudarte a optimizar el proceso de organización de viajes de negocios de principio a fin.