20 preguntas sobre tu programa de viajes que debes hacer durante una fusión de TMC
Cuando tu empresa de gestión de viajes (TMC, por sus siglas en inglés) está pasando por una adquisición o fusión, es normal que surjan muchas dudas sobre el futuro de tu programa de viajes corporativos.
Para apoyarte durante esta transición, y basándonos en nuestra experiencia trabajando con corporaciones multinacionales, reunimos 20 preguntas esenciales que deberías hacerle a tu TMC y considerar internamente. Las respuestas te ayudarán a entender qué implica este cambio para ti y tu organización, y cómo adaptarte.
Impacto en costos y servicio
1. ¿Cómo podrían cambiar los precios a raíz de la fusión?
Entender los posibles ajustes de precios te ayudará a planificar tu presupuesto de viajes corporativos y evaluar si la TMC seguirá siendo rentable después de la fusión. También vale la pena hablar con tus aerolíneas, hoteles y proveedores preferidos para conocer su perspectiva.
2. ¿Qué costos debemos anticipar si cambiamos de proveedor o de sistema?
Conocer el impacto financiero de una posible transición te permitirá evaluar si conviene mantenerte con la TMC actual o cambiar. Revisa las cláusulas de tu contrato actual por si hay penalizaciones por terminación anticipada. Pregunta si tus condiciones y precios cambiarán al pasar a la nueva TMC fusionada y si será necesario renegociar algún acuerdo.
3. ¿Cómo podrían cambiar los niveles de servicio?
Es importante evaluar si la fusión afectará la calidad del servicio, ya que esto impacta directamente la satisfacción de los empleados y la eficiencia del programa de viajes. Pregunta si podrán mantener los acuerdos de nivel de servicio durante y después de la fusión, y si habrá cambios en tu modelo de atención o en los equipos asignados.
4. ¿La fusión afectará nuestras relaciones personales con su equipo?
Las relaciones de confianza y continuidad son clave para una gestión de viajes fluida —desde los consultores hasta los gerentes de cuenta y directivos. Pregunta si conservarás al mismo gerente de cuenta y consultores de viajes o si habrá cambios cuando se complete la fusión.
5. ¿Habrá cambios en los procesos que debamos anticipar?
Detectar los posibles cambios con anticipación te permitirá evaluar si se adaptan a tus necesidades. Considera si cambiará la comunicación, si habrá que modificar procesos de aprobación o si se introducirán nuevos flujos de trabajo diferentes a los actuales. Esto te ayudará a prepararte mejor, negociar servicios más adecuados o incluso iniciar la búsqueda de una nueva TMC.
Migración tecnológica
6. ¿Las plataformas se fusionarán o seguirán operando por separado después de la fusión?
Entender los planes tecnológicos te permitirá anticipar temas de usabilidad y consistencia. Pregunta qué se espera en cada fase: ¿tendrás que usar un nuevo sistema? ¿Cómo se gestionará la innovación durante y después del proceso de integración?
7. ¿Esta adquisición se centra principalmente en mejorar la herramienta de reservas o la automatización interna?
Aclarar el enfoque te ayudará a prever cambios en la experiencia de reservaciones y gestión de procesos. Necesitas saber qué aspectos cambiarán y por qué: ¿se busca una mayor automatización o algo podría volverse más complicado?
8. ¿Cómo planean integrar las tecnologías de ambas empresas?
Conocer el plan de integración tecnológica te permitirá prepararte ante posibles cambios en la experiencia del usuario y en la eficiencia del programa. Si ambas TMC tienen su propia herramienta de reservas, podrían optar por mantener solo una o seguir con ambas. Tal vez algunas funciones se fusionen o se mantengan exclusivas. Este es un buen momento para reevaluar si la nueva plataforma cubrirá tus necesidades.
9. ¿Tendremos que migrar a nuevas plataformas tecnológicas?
Si la respuesta es sí, debes conocer a fondo la nueva tecnología, sus funciones y cómo encaja con tus sistemas actuales. Evalúa si iguala o supera lo que tenías, o si deja vacíos. De seguir adelante, necesitarás un plan de gestión del cambio que cubra capacitación, implementación y posibles interrupciones. Si la respuesta es no, analiza qué significa eso para tu tecnología actual y para la innovación futura: ¿estás satisfecho con lo que tienes ahora?
10. ¿Se conservarán o modificarán nuestros flujos de trabajo personalizados?
Los programas de viajes multinacionales suelen requerir mucha flexibilidad. Probablemente tengas procesos diseñados a la medida junto con tu TMC. Con la fusión, pregunta si podrás mantener esa flexibilidad o si habrá que hacer ajustes. Proteger tus flujos actuales es clave para conservar los procesos especializados que distinguen tu programa de viajes.
Estrategia y razones del cambio
11. ¿Qué sinergias se esperan con este acuerdo?
No te quedes solo con lo que dicen los comunicados de prensa. Pregunta directamente qué ventajas estratégicas se esperan y cómo te beneficiarán a ti y a tu programa. Esto te ayudará a identificar nuevas oportunidades o posibles áreas de mejora tras la fusión.
12. ¿Cómo aportará valor esta adquisición a nuestro programa de viajes?
Con tanto enfoque en el valor, el retorno de inversión y los costos, esta pregunta es clave. Pide a tu gerente de cuenta que te explique los beneficios concretos que traerá la fusión: qué tendrás ahora que antes no, qué será gratuito y qué implicará costo adicional. Con esta información podrás valorar mejor la alianza y justificar internamente la decisión.
13. ¿Habrá más oportunidades de personalizar nuestros servicios y productos después de la fusión?
Tengas o no flexibilidad actualmente, es importante saber cómo cambiará esto. Habla con la nueva TMC para conocer qué nivel de personalización ofrecerán —algunas opciones pueden aparecer durante la integración tecnológica o los ajustes de servicio. La personalización es clave para cumplir los objetivos específicos de tu organización y mejorar la experiencia del viajero.
14. ¿Cuál es la línea de tiempo y el proceso esperado para la transición?
Contar con un calendario claro te permitirá planificar y minimizar interrupciones. Solicita un cronograma detallado que incluya fases como migraciones de sistemas, cambios en la comunicación y fechas esperadas para las mejoras o sinergias. Esta información también será útil para preparar internamente a tu equipo.
15. ¿Cómo podría afectar la fusión la cultura de su empresa y la relación con los clientes?
Esta pregunta tiene doble valor. Por un lado, los cambios culturales pueden influir en la calidad del servicio y en la relación con tu TMC. Por otro, te ayudará a evaluar si la nueva cultura empresarial se alinea con la de tu organización. Si en el pasado no elegiste a la TMC que ahora se fusiona, podrías anticipar posibles roces o diferencias de estilo.
Cómo avanzar internamente
16. ¿Qué departamentos internos pueden ayudar a entender el impacto de la fusión en presupuesto y operaciones?
Áreas como Dirección, Recursos Humanos, Finanzas, Seguridad e IT probablemente deban involucrarse. Al menos, conviene que estén al tanto del proyecto para analizar el impacto y planificar los siguientes pasos. Involucrar a los responsables adecuados garantiza un análisis integral y una adaptación estratégica en toda la organización.
17. ¿Podría nuestro programa avanzar más rápido con otro proveedor de TMC?
En un entorno de viajes corporativos que cambia constantemente, es válido preguntarse si podrías lograr tus objetivos más rápido con otro socio. ¿Podrás implementar mejoras con suficiente agilidad en este nuevo entorno? Compara la oferta actual y la prometida con las alternativas del mercado: quizá encuentres soluciones más adecuadas que mejoren tus ahorros, eficiencia y experiencia de usuario.
18. ¿Cómo afectará la fusión a la competencia en el mercado de TMC?
Evalúa el impacto en el mercado y sus implicaciones más amplias. Obtener perspectivas de tu red de contactos o colegas del sector puede ser muy útil. Comprender el panorama general te permitirá negociar mejores condiciones y responder con fundamentos si alguien dentro de tu empresa pregunta por tu evaluación.
19. ¿Qué recursos y costos se requerirán para la transición a la nueva entidad?
Al conversar con los distintos departamentos, podrás identificar los recursos humanos y financieros necesarios si la fusión implica un gran proyecto, como una migración tecnológica. Aquí es donde el cronograma cobra importancia, ya que servirá para planificar los desafíos inmediatos, a corto y largo plazo, y facilitar una transición más fluida.
20. ¿Deberíamos permanecer con nuestra TMC actual o considerar otras opciones?
¡La gran pregunta! Si de todos modos habrá cambios, esta podría ser una oportunidad para hacer un cambio más grande y positivo, eligiendo un nuevo socio de gestión de viajes. La decisión debe tomarse colectivamente, analizando los beneficios de la fusión y comparando todas las alternativas. Luego será momento de decidir si conviene continuar con el socio actual o evolucionar con uno nuevo.
Cómo navegar los cambios durante una fusión de TMC
Estas preguntas te ayudarán a definir los próximos pasos, asegurando que estén alineados con las prioridades corporativas, las necesidades operativas y los requerimientos específicos de tu empresa.
Aquí encontrarás recursos adicionales que pueden ayudarte durante esta transición.
