INFORME
¿Qué impulsa las reuniones y eventos modernos?
¿Te mantienes al día con las últimas novedades en reuniones y eventos corporativos (M&E)? El sector avanza constantemente, pero ¿qué genera ese ímpetu?
El nuevo informe de FCM Meetings & Event's (M&E) tiene las respuestas que buscas. Aquí presentamos algunas de las valiosas perspectivas del informe, desde el propósito principal de los eventos hasta la evolución de los presupuestos y las consideraciones de sostenibilidad. Algunos datos podrían sorprenderte.
Los eventos han vuelto, pero la visibilidad no.
Los eventos corporativos en todo el mundo mantienen el crecimiento constante que han experimentado desde 2022. Cvent, socio de FCM Meetings & Events, detectó un aumento del 89 % en la búsqueda de espacios para eventos, pero solo un 21 % en las solicitudes de propuestas (RFP). Esto indica que, si bien más empresas buscan espacios, la demanda general de espacios, o quizás una manera más formal de conseguir uno, es menor.
Grandes eventos
Casi la mitad de las empresas a nivel mundial reportan invertir en eventos de mediana y gran escala. El panorama regional muestra que Asia Pacífico iguala las cifras globales, con un 47% de los organizadores que destinan sus presupuestos a eventos de mayor envergadura, aunque las regiones de América y EMEA no se quedan atrás.
Plazos de reservaciones más ajustados
Junto con el crecimiento de M&E, la búsqueda de espacios parece ocurrir en un período de tiempo más corto. El 60% de la búsqueda de espacios ocurre dentro de un período de seis meses.
Puntos ciegos del presupuesto
En cuanto al presupuesto, las cosas no siempre están claras. Casi el 40 % de las organizaciones no pueden identificar su presupuesto total de M&E. De las que sí conocen las cifras, el 25 % trabaja con presupuestos inferiores a US$m, mientras que otro 13 % gestiona presupuestos de entre 1 y 5 millones de dólares.
Usar un organizador especializado sigue siendo común
Los equipos de ventas y gestión de cuentas administran principalmente reuniones y eventos. Esto podría indicar que los eventos se consideran cada vez más una herramienta para el compromiso, crecimiento y la retención de clientes.
El outsourcing de la gestión M&E de eventos y reuniones es bastante común. El 80 % de los eventos con más de 2000 asistentes se subcontratan a planificadores externos. Los asistentes ejecutivos se encuentran entre los más propensos a externalizar la gestión de eventos y reuniones M&E, lo que sugiere la necesidad de una carga de trabajo más optimizada y un mejor acceso a especialistas.
Las reuniones sostenibles importan
La sostenibilidad ya no es un factor secundario en la contratación de eventos corporativos M&E. El 65 % de los profesionales de eventos considera la eliminación de plásticos de un solo uso como su principal prioridad. Este enfoque se está expandiendo para abarcar toda la experiencia del evento, desde el embalaje y el mobiliario hasta los métodos de comunicación.
La elección del lugar también es importante. Las empresas priorizan activamente ubicaciones que se alinean con sus objetivos corporativos de sostenibilidad y ofrecen sus propias iniciativas ecológicas. Esto permite a los equipos de eventos aprovechar las iniciativas del lugar sin aumentar su propia carga de trabajo. Descubra cómo organizar eventos más sostenibles.
Se trata de compromiso y experiencia.
Es evidente que la razón más importante para los eventos corporativos es la interacción humana. Los encuestados nos comentaron que, a la hora de planificar un gran evento, la seguridad, la gestión de proyectos y el costo del evento son aspectos prioritarios, pero la experiencia de los asistentes es la más importante.
Más de la mitad de los encuestados nos indicó que las reuniones y los eventos existen principalmente para conectar a las personas, ya sean empleados, clientes o ambos. Este porcentaje se dispara al 60 % en los sectores inmobiliario, turístico y financiero, donde las interacciones en persona generan la confianza y las relaciones que estas industrias de servicios necesitan.
M&E debe ser significativo
La industria está cambiando significativamente, shifting toward meaningful, hacia eventos memorables, con mayor atención al diseño de experiencias excepcionales para los asistentes. Esto implica alejarse de formatos con muchas conferencias y optar por espacios más participativos, elementos culturales y momentos inesperados que impulsen el diálogo.
Los planificadores inteligentes están adoptando nuevas tecnologías y herramientas emocionantes como la inteligencia artificial, soluciones híbridas y medios mejorados para eventos.
Trabajar con socios experimentados que comprendan tanto las cifras como los matices será más crucial que nunca para ofrecer eventos memorables que alcancen los objetivos de su negocio.