ÉTUDE DE CAS
Simplifier les déplacements d’un organisme éducatif suivant une fusion.
Cet organisme éducatif mondial est au cœur de la recherche et des ressources en matière d’éducation. Son expertise couvre l’acquisition de compétences, la publication d’articles scientifiques et la définition des programmes d’études et des systèmes éducatifs partout dans le monde.
Environ 35 % de ses 6 700 employés voyagent pour le travail, aux côtés de milliers de fournisseurs de services externes. Étant donné qu’il exerce ses activités dans 170 pays, chaque déplacement est unique. Les voyages de son équipe peuvent en effet être très différents les uns des autres; certains incluent même des séjours dans des exploitations agricoles en région rurale.
Michael Strange, gestionnaire mondial des voyages d’affaires et des risques, a rejoint l’organisation en janvier 2021. L’organisme venait de fusionner avec un autre, ce qui signifiait naturellement la fusion de deux cultures et de deux façons de faire, et les programmes de voyage n’y échappaient pas.
Le premier objectif? Obtenir les données
Le personnel a presque doublé lors de la fusion, et l’organisme s’est retrouvé avec plusieurs programmes de voyage. En cas de réunion dans un pays, par exemple l’Inde, les Philippines, l’Espagne, la France ou l’Afrique du Sud, les membres pouvaient très bien être assis côte à côte dans l’avion sans pour autant être passés par la même agence de voyage d’affaires pour réserver. Certains étaient même passés par notre agence sœur, Corporate Traveller. Selon Michael, plus de 300 méthodes de réservation, en tenant compte de toutes les options offertes en ligne et hors ligne, étaient en vigueur au sein de l’organisme.
Dans les circonstances, impossible d’assurer le suivi des données. « Il est difficile de déterminer qui a voyagé ou non parce que l’historique de notre programme de voyage est un peu compliqué. Dans certains pays, on fait affaire avec une petite agence locale. Obtenir les données n’a donc pas toujours été possible. Mon premier objectif en rejoignant le programme a été de réunir les données manquantes », déclare Michael.
Puisque les services de Corporate Traveller ont été retenus dans certains pays, Laura Saville, gestionnaire de compte, collabore toujours étroitement avec son homologue de l’agence sœur de FCM pour obtenir une vision d’ensemble.
Révolutionner la politique de voyage
Une autre priorité était la politique de voyage, élaborée presque en entier par Michael.
La fusion avait donné lieu à une diversité de plateformes de réservation, mais aussi à une diversité de politiques d’un organisme à l’autre, d’une région à l’autre et même d’un service à l’autre. Michael a pris les rênes. Il a demandé aux directeurs régionaux et aux intervenants à l’échelle mondiale ce qui fonctionnait bien, ce qui ne fonctionnait pas et ce qui devait être modifié.
Ensuite, il a produit une politique mondiale couvrant les éléments suivants :
- L’évaluation des risques.
- Les considérations environnementales.
- Certaines pratiques de réservation, comme le recours aux services d’une entreprise de gestion de voyages, dans la mesure du possible.
Une équipe exceptionnelle
« L’équipe de FCM a fait un travail exceptionnel. Nos problèmes internes nous empêchaient d’avancer dans certains domaines. L’équipe a fait preuve d’une grande patience et de compréhension », affirme Michael.
L’aide des gestionnaires de compte Laura Saville et Paul Jarvie de même que celle du directeur de l’optimisation du programme, Graham Ross, s’est avérée précieuse pour ce qui était de trouver des solutions. Que ce soit au Royaume-Uni, en Inde ou en Afrique du Sud, les obstacles se succédaient, mais ils avaient toujours des solutions à proposer en toute transparence. Bien que les voyages aient été moins fréquents ces derniers temps, Laura souligne que le partenariat à long terme s’est développé autour de projets à plus grande échelle.
Un nouvel état d’esprit
Quand vient le temps de réinventer un programme de voyage, il faut un partenaire solide. Apprenez-en plus sur le partenariat de FCM et de Michael, sur les éventuelles retombées de l’accompagnement de FCM pour l’organisme et sur ce que l’avenir lui réserve.
(étude de cas disponible en anglais seulement)