CASE STUDY
Reisinformatie communiceren met de belanghebbenden van JTI
Belangrijkste hoogtepunten
Reiscommunicatie
JTI heeft een transformatieve periode doorgemaakt op het gebied van reizen, waarbij een doelgerichte aanpak van reizen werd omarmd en meerdere bureaus werden geconsolideerd tot slechts FCM als hoofdbureau in 73 van hun 79 landen.
Het team werkte samen met FCM Consulting om een communicatiemethode te ontwikkelen waarmee zij informatie en updates konden delen, en uiteindelijk de strategische kant van reisinkoop konden belichten. Tijdens de initiatiefase ontdekte FCM Consulting dat JTI, na een dergelijke golf van veranderingen, belangrijke reisinformatie op een eenvoudige manier wilde delen met belanghebbenden en reizigers.
"We willen dat onze mensen begrijpen hoe de veranderingen in de reisbranche het reisprogramma beïnvloedden, waarom we hen vragen bepaalde dingen te doen en waarom reizen meer is dan alleen een vlucht boeken. Het is meer dan alleen die ene persoon die van A naar B wil," legde Nichola Rimmer, Global Category Manager Travel & Events bij JTI, uit.
Nichola voegde eraan toe: "We wilden dat het kwartje viel bij de reizigers, zodat ze zouden denken: 'Oké, jullie doen dit niet alleen om mij te irriteren, jullie doen dit om mij veilig te houden of vanwege de marktomstandigheden.' Onze collega's moeten zich meer bewust zijn van het feit dat er een keten van factoren is die hun reis kan beïnvloeden, maar die niet onder onze of FCM's controle vallen."
Een samenwerkingsgerichte aanpak
Na het uitvoeren van een situatieanalyse om te zien wat er beschikbaar was en om hiaten te identificeren, begon Juan Antonio Iglesias, hoofd van FCM Consulting EMEA, met het opstellen van een strategie om deze verandering te navigeren en de doelstellingen van JTI te realiseren.
Hij adviseerde een kwartaalnieuwsbrief vol relevante informatie uit verschillende regio's en afdelingen binnen zowel FCM als JTI. Na het verkennen van andere formats was Juan overtuigd van het beschikbare instrument en de voordelen die het voor dit project kon opleveren.
Timing is alles
Hoewel het oorspronkelijke plan was om elk kwartaal een nieuwsbrief uit te brengen, heeft het team zich aangepast aan bredere bedrijfsinitiatieven om te voorkomen dat medewerkers worden overspoeld met informatie. In 2023 verschijnen er twee reisnieuwsbrieven, afgestemd op budgetcycli.
Naast de directe verzending per e-mail aan belanghebbenden en directeuren, wordt de nieuwsbrief door het Global Indirect Procurement (GIP)-netwerk geplaatst op de Workplace-groepen van JTI, zodat deze voor iedereen gemakkelijk toegankelijk is.
Het resultaat?
- Belanghebbenden zijn beter geïnformeerd dan ooit. Er is meer bewustzijn over het reizigerssteam en hun processen, en reizigers hebben een beter begrip van wat een TMC is. "Het was geweldig om deze informatie samen te brengen om aan reizigers uit te leggen dat dit de realiteit is en waarom reizen zo in elkaar zit," aldus Nichola.
- Een mentaliteitsverandering onder JTI-reizigers. "Wanneer ze een reis gaan boeken, herinneren onze reizigers zich de informatie die ze in de nieuwsbrief hebben gelezen en denken ze beter na over hun beslissingen en acties," aldus Nichola.
- Hoewel het produceren van de content tijd kost, vermindert het over het algemeen de hoeveelheid 'ruis' van reizigers. "We hoeven niet elke keer alles uit te leggen," aldus Nichola.
- Het profiel van het GIP T&E-team is verhoogd en ze zijn overgestapt van een operationele modus naar een meer strategische aanpak.
Lees het volledige verhaal
Wat betreft de implementatie van de nieuwsbrief en het kiezen van de inhoud, beschrijft Nichola de selectie en levering als "enorm collaboratief." Ontdek meer details over wat dit inhield en het type inhoud dat werd gecreëerd.