INSIKTER
Vad formar framtidens möten och event inom företag?
Hänger du med i det senaste inom företagsevent och möten (M&E)?
Branschen utvecklas ständigt, men vad är det egentligen som driver förändringen?
Den nya rapporten från FCM Meetings & Events ger dig svaren. Här delar vi några av de viktigaste insikterna, allt från varför företag arrangerar event till hur budgetar utvecklas och hur hållbarhet påverkar besluten. En del av resultaten kan till och med överraska.
Eventen är tillbaka, men kontrollen saknas
Företagsevent världen över fortsätter att ta fart och har haft en stadig tillväxt sedan 2022. Enligt FCM Meetings & Events samarbetspartner Cvent har antalet företag som söker eventlokaler ökat med hela 89 procent, medan antalet formella förfrågningar endast har ökat med 21 procent.
Med andra ord: fler letar efter lokaler, men allt färre säkrar dem genom strukturerade processer. Resultatet blir sämre överblick, mindre kontroll och svårare beslut, samtidigt som tempot i branschen ökar.
Större satsningar på event
Allt fler företag väljer att lägga större del av sina budgetar på medelstora till stora event. Nästan hälften av alla organisationer globalt uppger att de prioriterar större arrangemang. I Asien och Stillahavsregionen ligger nivån på samma nivå som det globala snittet, där 47 procent av eventansvariga satsar på större event. Amerika och EMEA ligger tätt efter.
Kortare ledtider vid lokalbokning
Samtidigt som efterfrågan ökar krymper tidsfönstret för planering. I dag sker hela 60 procent av all lokalbokning inom sex månader från eventdatum. Det ställer högre krav på snabba beslut, effektiva processer och bättre överblick.
Begränsad kontroll över budgeten
Trots ökade investeringar saknar många organisationer full insyn i sina M&E-kostnader. Nästan 40 procent kan inte ange sin totala budget för möten och event. Bland dem som har kontroll arbetar en fjärdedel med en årlig budget under en miljon dollar, medan ytterligare 13 procent hanterar budgetar på mellan en och fem miljoner dollar.
Specialistkompetens är fortfarande standard
I dag är det framför allt sälj- och account management-team som driver arbetet med möten och event. Det säger en hel del om hur företagsevent används, inte bara som möten utan som ett aktivt verktyg för att bygga relationer, skapa tillväxt och stärka kundlojalitet.
Samtidigt väljer allt fler att ta hjälp externt. För riktigt stora arrangemang är det redan standard. Hela 80 procent av event med över 2 000 deltagare genomförs i dag tillsammans med externa eventbyråer. Executive assistants är också bland de grupper som oftast väljer att outsourca, vilket tydligt pekar på behovet av avlastning, struktur och tillgång till specialister som kan leverera kvalitet från start till mål.
Hållbarhet är avgörande för framtidens event
Hållbarhet är inte längre en sidofråga vid inköp och planering av företagsevent. För många är det en avgörande faktor. Hela 65 procent av eventproffs uppger att minskad användning av engångsplast är deras högsta prioritet. Och fokus stannar inte där. Det omfattar i dag hela eventupplevelsen, från materialval och möblering till hur deltagare kommunicerar och tar del av information.
Valet av lokal spelar också en större roll än någonsin. Företag väljer aktivt platser som ligger i linje med deras övergripande hållbarhetsmål och som själva arbetar med gröna initiativ. På så sätt kan eventteam dra nytta av lokalens arbete utan att behöva öka sin egen arbetsbörda.
Vill du veta hur ni kan skapa mer hållbara företagsevent? Ta reda på hur.
Allt handlar om engagemang och upplevelse
Det råder inga tvivel om vad som driver företagsevent i dag. Det handlar om människor. När vi frågat vad som är viktigast vid planeringen av ett lyckat event hamnar säkerhet, projektledning och kostnad högt, men deltagarupplevelsen toppar listan.
Mer än hälften av de tillfrågade uppger att syftet med möten och event i första hand är att samla människor, vare sig det gäller medarbetare, kunder eller båda. I fastighets-, rese- och finansbranschen stiger siffran till 60 procent, där fysiska möten fortfarande är avgörande för att bygga förtroende och långsiktiga relationer.
Event måste ge mening och värde
Branschen rör sig tydligt mot mer genomtänkta och minnesvärda event där upplevelsen står i centrum. Det handlar om att lämna tunga föreläsningsformat bakom sig och i stället skapa ytor för dialog, inslag av kultur och oväntade ögonblick som engagerar och lever vidare efter eventet.
Samtidigt tar skickliga arrangörer till sig ny teknik. AI, hybrida eventlösningar och förbättrad eventkommunikation förändrar hur innehåll skapas, upplevs och följs upp.
I takt med att kraven ökar blir samarbetet med erfarna partners allt viktigare. Partners som förstår både siffrorna och detaljerna bakom ett lyckat event är avgörande för att skapa upplevelser som känns, levererar och stödjer era affärsmål.
Få fler insikter om möten och event
Ladda ner vår rapport idag och ta del av viktiga fakta och analyser som hjälper ert M&E-program att lyckas, både nu och framåt.