CASO DE ESTUDIO
Bentley Motors Pyms Lane Festival
Para celebrar sus épicos 100 años de operaciones, fresh, a company of FCM Meetings & Events, se alió con Bentley Motors y creó la celebración definitiva para sus empleados y sus familias. Bautizado como “Pyms Lane Festival”, más de 15,000 personas cruzaron las puertas del campus de Bentley en Crewe, Reino Unido, para vivir un evento estilo carnaval que honró el legado de la marca y encendió el entusiasmo por lo que viene.
Puntos clave
- fresh, a company of FCM Meetings & Events, se alió con Bentley Motors para dar vida al Pyms Lane Festival. Un festival de dos días para 15,000 asistentes que celebró 100 años de operaciones.
- El Pyms Lane Festival transformó el campus de Bentley en Crewe en un carnaval para toda la familia, con recorridos por la fábrica, zonas de entretenimiento y exhibiciones de marca.
- La planeación arrancó 12 meses antes, con más de 150 crew members al frente de una logística compleja durante la temporada alta de festivales en el Reino Unido.
- El equipo gestionó accesos estrictos, acreditaciones, alineación con stakeholders, cambios, una ola de calor, la contratación de proveedores locales y la restauración total del sitio.
- Los asistentes calificaron la experiencia con 8.42/10, con comentarios excepcionales sobre la experiencia de marca, el entretenimiento y la logística.
- El evento comunicó con éxito la estrategia 'Beyond 100' de Bentley y fortaleció la conexión y el orgullo de los empleados.
Objetivos
Bentley Motors venía de una etapa de cambios y había alcanzado logros impresionantes que merecían celebrarse. Un siglo de operaciones, nuevos productos saliendo de la línea, cambios culturales, una visión más clara y hasta mejoras físicas en el campus. Por todo esto, querían reunir a su gente y a sus familias para reconocer el avance con algo que se sintiera humano, no corporativo.
Los objetivos del Pyms Lane Festival fueron:
- Crear una experiencia para toda la familia que reconociera a los empleados y sus aportaciones, y que además tejiera conexión más allá del día a día.
- Lograr que cada elemento del evento fuera divertido, seguro e incluyente para un público diverso y de todas las edades.
- Celebrar hitos importantes, como los 100 años de operaciones de Bentley y los nuevos desarrollos de la fábrica.
- Dar a conocer entre los empleados la estrategia 'Beyond 100' de Bentley y mostrar lo que sigue para la compañía.
- Minimizar el impacto ambiental y proteger los terrenos del campus de Crewe, con una restauración total del sitio contemplada en las actividades posteriores al evento.
Entregar una experiencia que el dinero no puede comprar, que dejara una impresión positiva y duradera, fiel a la marca Bentley, dentro del presupuesto y en los tiempos acordados.
Estrategia
Como ya había producido eventos de esta escala para Bentley Motors, el equipo de event management arrancó la planeación integral 12 meses antes. Con un público de este tamaño, la comunicación clara, los procesos de registro estructurados y una planeación operativa detallada eran indispensables. Cada decisión equilibró la experiencia del asistente con la realidad de montar un festival en los terrenos de una planta automotriz en plena operación.
La experiencia
Durante dos días, el campus de 5.6 millones de pies cuadrados de Bentley en Crewe se convirtió en un parque de diversiones estilo carnaval, con entretenimiento en cada esquina. Los recorridos por la fábrica les dieron a las familias una mirada poco común al proceso detrás de los autos Bentley, mientras que los juegos mecánicos, los sideshows, la música en vivo, el entretenimiento itinerante y los food trucks mantuvieron la energía y el interés al máximo.
El evento respondió a distintos intereses y edades con zonas dedicadas.
- Los niños tuvieron su propia área con workshops y actividades pensadas para ellos.
- Una zona de sustentabilidad dio vida a los compromisos ambientales de Bentley, con un sendero interactivo de abejas en los terrenos y actividades que invitaban a los asistentes a pensar en su propia huella de carbono.
- Para los curiosos por lo que viene, la zona de innovación de marca mostró un futuro en realidad virtual de tecnología, ingeniería y diseño.
- Se montó un Maker's Market, donde los asistentes podían comprar productos y conectar con negocios locales, sumando un sentido de comunidad.
Logística
Aunque el resultado se veía como pura diversión, tras bambalinas fue un maratón logístico. Coordinar comunicaciones y registros para miles de personas, la planeación de seguridad, el flujo de multitudes y la coordinación de proveedores. Cada crew member y proveedor necesitaba acreditación y capacitación antes de pisar el sitio.
Los tiempos del Pyms Lane Festival también obligaron al equipo a conseguir amplia infraestructura de evento durante la temporada alta de festivales del Reino Unido (UK). Se requirieron tres millas de barreras peatonales, varios escenarios y una gran variedad de equipo para eventos al aire libre durante todo el festival.
Más de 150 crew members estuvieron al frente. Productores, técnicos, especialistas en manejo de multitudes, expertos en seguridad y más se aseguraron de que cada detalle cuadrara antes, durante y después del evento.
Resultados
Una cosa es planear un festival. Otra es montarlo en pleno lugar de trabajo y lograr que se sienta como todo, menos trabajo. Los asistentes calificaron la experiencia con un impresionante 8.42/10, y destacaron sobre todo los puntos de contacto con la marca, el entretenimiento y la logística.
“En nombre del equipo de proyecto de Bentley, quiero agradecer a todo el equipo de fresh por la coordinación fantástica de los dos eventos de la semana pasada. Los comentarios hasta ahora han sido increíbles. Por favor, transmite mi agradecimiento a todo tu equipo. Hicieron un gran trabajo.” -Responsable de Servicios al Colaborador, Bentley.