"Si este evento es el nuevo referente [para Subaru], siento que van por buen camino."
Objetivos
Cuando Subaru se preparó para presentar el nuevo Forester Híbrido a su red de concesionarias, no quería un congreso genérico entre cuatro paredes. Este auto se hizo para la aventura y el evento tenía que transmitirlo. El equipo de Subaru buscaba:
- Dar a los equipos de las concesionarias la oportunidad de probar el Forester Híbrido, en 4x4 fuera del camino y en carretera.
- Generar conocimiento y entusiasmo mostrando las características del auto de forma interactiva y memorable.
- Crear un ambiente rústico tipo campamento, a la altura de la imagen del vehículo, que reforzara su ADN aventurero.
- Gestionar todo el programa de viaje y hospitalidad, vuelos, traslados y hospedaje, para varios grupos y públicos distintos.
- Encargarnos de la comunicación previa, los registros y la encuesta de feedback posterior al evento.
- Diseñar un espacio para exhibir varios autos en escenarios de estilo de vida, con la versatilidad del vehículo en acción.
Nuestro enfoque
Con apenas cuatro semanas en el reloj, Camp Forester cobró vida en Sirromet Winery, al sureste de Queensland. Durante cuatro días, el campo abierto del viñedo se convirtió en un patio de juegos para la aventura: activaciones al aire libre, demos prácticas y pruebas de manejo fuera del camino, más un programa de manejo en el cercano Norwell Motorplex. Los invitados escucharon del nuevo Forester Híbrido. Y lo vivieron. Los autos se exhibieron en montajes temáticos, de escapadas a la playa a equipo de campamento, para mostrar la versatilidad del vehículo. Cada detalle buscó meter a los equipos de las concesionarias en el estilo de vida Forester.
Viaje y hospedaje
En cuatro oleadas milimétricamente coordinadas, más de 370 asistentes llegaron en avión desde cada rincón de Australia, con vuelos sincronizados al detalle para evitar cuellos de botella. Al aterrizar, los autobuses de Murray's ya esperaban para llevar a cada grupo a su hotel (Indigo, Voco, W Brisbane, Marriott o IHG) o directo a Sirromet. Mientras los invitados disfrutaban hoteles cinco estrellas en Brisbane, el staff de Subaru y el equipo de FCM Meetings & Events tuvieron su propio toque de lujo: se hospedaron en el lugar, en tiendas de glamping, listos para arrancar temprano cada mañana.
Comida, show y ambiente
La comida y la bebida tenían que estar a la altura de la ocasión. Sin cocina fija en el lugar, Sirromet montó un centro de catering satélite y sacó platillos de calidad de restaurante en medio del campo. Un carrito de café mantuvo a los asistentes con energía en los arranques tempranos, y las noches cerraban con cena, música en vivo y entrega de reconocimientos. El espacio principal se transformó con teepees, pacas de heno, mantas y fogatas para lograr un aire de campamento. Series de luces cruzaban el sitio y daban a las noches un brillo cálido, mientras la ambientación de tema australiano reforzaba la personalidad ruda y campirana del auto.
Y llegó lo mejor. El manejo. Los asistentes tomaron el volante en el terreno 4x4 de Sirromet, donde el Forester se siente en casa, y después subieron de marcha en Norwell Motorplex con pruebas de desempeño controladas. Entre unas pruebas y otras, cada invitado se fue con una idea real de todo lo que el auto puede hacer.
Todos nuestros proveedores fueron increíblemente flexibles. Murrays salió días antes a probar la ruta de acceso, los hoteles movieron habitaciones hasta la misma semana del evento, Sirromet niveló y podó el pasto para preparar el campo y entregó el catering desde una cocina satélite. A eso súmale los teepees, la ambientación, el sonido: cada proveedor se puso la camiseta. Fue increíble.
Cheynéé Scott, Project Manager de FCM Meetings & Events.
Retos
La complejidad de este evento no venía de un detalle. Venía de la cantidad de piezas en movimiento y de la ubicación.
- Coordinar vuelos, traslados, hoteles y actividades para cuatro oleadas de asistentes que llegaban de todo el país. Todo con opciones limitadas de hospedaje y transporte cerca de la sede principal.
- Montar con Sirromet una cocina satélite completa para dar catering de alta calidad durante todo el evento.
- Crear un espacio seguro y adecuado para más de 40 autos en el sitio, listos para demos, pruebas y detallado diario.
- Gestionar registros y reservas de hotel de último minuto, con muchos invitados nuevos inscribiéndose la misma semana del evento.
- Construir todo el entorno del evento desde cero. Asientos, mesas, ambientación, cubiertas, AV, iluminación, servicios portátiles, generadores, fogatas, señalización y guarda de equipaje.
- Mantener todo a tiempo pese a la lluvia, el lodo y las condiciones cambiantes, con pruebas previas de las rutas para que ningún autobús se quedara atascado antes del manejo fuera del camino.
Resultados
Lo que pudo ser un problema se volvió uno de los recorridos más fluidos de Subaru hasta la fecha y una de sus experiencias de marca más memorables.
- Los invitados vivieron el Forester Híbrido en su hábitat natural, no detrás de un PowerPoint.
- Después del evento, 86% de quienes respondieron calificaron el evento con cuatro estrellas o más.
- Los asistentes lo llamaron "el mejor evento de Subaru al que hemos ido" y destacaron la organización impecable y las experiencias fieles a la marca.
"Fue un evento de proporciones épicas. El escenario, el montaje, el conferencista invitado, el café y la comida."
Feedback de un asistente
Un ENORME agradecimiento para ti y para todo el equipo de FCM por su apoyo en la Forester Masterclass. El feedback de los invitados ha sido excepcional ('el mejor que hemos hecho'), y me impresiona lo bien que fluyó todo, desde el montaje hasta el viaje y el hospedaje. ¡Increíble! No lo habríamos logrado sin ustedes.
Gerente General de Subaru