INSIGHT
¿Puede la IA ayudar a perfeccionar las políticas de viaje corporativo?
Con los objetivos y las instrucciones correctas, absolutamente. Aquí te contamos cómo.
La IA no solo está transformando cómo investigamos, descubrimos nuevas recetas o entendemos el meme más reciente en internet. Es una herramienta multifacética lista para apoyar a profesionales de múltiples industrias, incluyendo, por supuesto, los viajes corporativos.
Existen dudas sobre cómo la IA y los modelos de lenguaje pueden apoyar a los programas de viaje corporativo. En especial, como puede ser de gran valor al momento de revisar y perfeccionar tu política de viajes, haciéndola más receptiva a los cambios de la industria, más eficiente frente a la evolución de costos y necesidades, y más personalizada para los viajeros.
Si no sabes por dónde empezar, hemos recopilado algunas estrategias iniciales de nuestros expertos en IA. ¡Listo, preparado, a empezar!
Creación de políticas de viaje personalizadas por perfil e industria
Las políticas de viaje no son “talla única”. Los travel managers y responsables de políticas pueden apoyarse en la IA para diseñar lineamientos más personalizados según los perfiles de los viajeros y los requisitos de cada industria.
Por ejemplo, si trabajas en el sector salud, podrías pedirle a la IA que te ayude a revisar tu política con lenguaje que cumpla con la normativa HIPAA en EE. UU. o GDPR en la UE. También puede ayudarte a realizar un análisis de brechas frente a políticas de tu industria, o revisarlas desde una perspectiva cultural: ¿tus políticas tendrán sentido en todos tus mercados clave? ¿Tus lineamientos de gastos funcionarán igual en Australia y en Brasil?
Además, sabemos que las políticas de viaje suelen ser extensas. La IA puede ayudarte a crear resúmenes ejecutivos de una sola página para compartir con viajeros y stakeholders, dándoles una visión clara antes de leer el documento completo.
Optimización por escenarios
La imprevisibilidad de los factores macroeconómicos, tanto regionales como globales, complica el diseño y actualización de políticas de viaje. Puede parecer difícil mantenerse al día.
Aunque la IA no puede predecir el futuro, sí puede ayudarte a prepararte con base en datos históricos y simulaciones de escenarios. Esto permite ajustar políticas de acuerdo con las condiciones actuales del mercado. Por ejemplo, los travel managers pueden identificar fortalezas y debilidades del mercado y hacer ajustes de política de manera ágil.
Decisiones más rápidas y basadas en datos
Con la IA, las formas tradicionales de actualizar y mantener presupuestos están quedando obsoletas. Gracias a su capacidad de analizar tendencias pasadas, los travel managers ahora pueden establecer benchmarks de política de manera más eficiente y confiable. Por ejemplo, analizando datos de los últimos seis meses para detectar tendencias, áreas de oportunidad o riesgos, es posible redefinir políticas con base en insights concretos, permitiendo navegar los altibajos del presupuesto corporativo con mayor claridad.
Pero ¡ojo! Cosas clave a considerar antes de usar Gen AI en tus políticas
Debes asegurarte de usar la IA de manera responsable. No puedes confiar ciegamente en lo que genera – aunque acelera procesos y resalta detalles que podrías pasar por alto, la revisión humana sigue siendo esencial.
Las revisiones detalladas son clave para evitar discriminación no intencional, sesgos en la política o lenguaje poco claro. Por ejemplo, la IA podría priorizar costos sobre accesibilidad, generando problemas de equidad, como sugerir que todos viajen en clase económica solo porque es más barato. Los travel managers deben validar estas nuevas políticas con stakeholders e incluso con grupos de prueba de viajeros.
La mayor preocupación: la privacidad de datos. Muchas empresas ya invierten en licencias empresariales de IA que protegen su información y la de sus empleados. Nunca deberías usar chats públicos o plataformas abiertas para analizar, escribir o ajustar información interna. Siempre consulta con tu equipo de privacidad para garantizar que proteges los datos de tu empresa y de tus viajeros.
La IA: el aliado esencial del travel manager
Adoptar soluciones de IA relevantes y efectivas puede ayudarte a optimizar operaciones y asegurar que las políticas de viaje corporativo estén alineadas tanto a los objetivos de la compañía como a las necesidades de los empleados. Solo necesitas tener claro qué quieres perfeccionar en tu política, cuidar la privacidad de datos y dar las instrucciones correctas.