CASO DE ESTUDIO
Simplificando los viajes tras una fusión para un proveedor educativo
Este proveedor global de educación está en el centro de la investigación y los recursos educativos. Su experiencia abarca desde titulaciones y publicaciones académicas hasta la configuración de planes de estudios y sistemas educativos en todo el mundo.
Aproximadamente el 35% de sus 6.700 empleados internos viaja por trabajo, junto con miles de contratistas externos. Con operaciones en 170 países, ningún viaje es igual al anterior. Las opciones de viaje también suelen ser variadas e incluyen, en ocasiones, alojamientos como estancias en granjas en zonas rurales.
Michael Strange, Director Global de Viajes Corporativos y Gestión de Riesgos, se incorporó en enero de 2021. El proveedor educativo acababa de fusionarse con otro y, de forma natural, ello supuso la fusión de culturas y procesos, incluido el programa de viajes.
#1 objetivo: Capturar datos
El personal prácticamente se duplicó con la fusión, con diferentes programas de viajes. A medida que el personal en países como India, Filipinas, España, Francia y Sudáfrica vio cómo los equipos se unían en el mismo edificio, los viajeros podían estar sentados uno al lado del otro, pero reservando con diferentes TMC. Algunos incluso reservaban con nuestra marca hermana Corporate Traveller. Michael estima que hay más de 300 formas diferentes de reservar viajes dentro de la organización, teniendo en cuenta todas las opciones en línea y fuera de línea.
Y con todas esas opciones, surgen desafíos con los datos. "Es difícil hacer un seguimiento activo de quién ha viajado o no, porque la historia de nuestro programa de viajes ha sido un poco complicada. Algunos países pueden estar trabajando con una agencia de viajes local o un pequeño organizador de viajes, por lo que no siempre ha sido posible obtener datos de viajes. Intentar capturar esos datos históricamente ha sido mi principal objetivo al incorporarme a este programa", dijo Michael.
Con algunos países reservando a través de una marca hermana de FCM, la gestora de cuentas Laura Saville mantiene el vínculo familiar trabajando en estrecha colaboración con su homóloga en Corporate Traveller para presentar el panorama completo.
Eliminando la política de viajes
Otra prioridad fue la política de viajes; Michael "prácticamente borró la política y comenzó de nuevo".
No solo había diferentes canales de reserva, sino también diferentes políticas. Variaciones según la empresa. Variaciones regionales. Incluso variaciones por departamento. Michael tomó las riendas; preguntando a los directores regionales y a las partes interesadas globales qué funcionaba, qué no y qué necesitaba cambiar.
Luego, con una hoja en blanco, reescribió una política general pidiendo a los viajeros que cumplieran con:
- Evaluaciones de riesgos.
- Consideraciones medioambientales.
- Ciertas prácticas de reserva, como el uso de una agencia de viajes corporativa (TMC) cuando esté disponible.
Cada región sigue contando con autonomía, lo que ha recibido buenas valoraciones.
…con un equipo estelar a su lado
"El equipo de FCM ha sido increíble. Hemos tenido nuestras propias deficiencias y problemas internos que nos han impedido avanzar en ciertas áreas. El equipo ha sido enormemente paciente y comprensivo con eso. No podría hacer nada de lo que hago sin ellos", dijo Michael.
Destacó a la Gestora de Cuentas Laura Saville y a Paul Jarvie, y al Director de Optimización de Programas Graham Ross por ayudar a Michael a comprender las posibilidades. Ya sea un problema interno en el Reino Unido o un inconveniente en India o en Sudáfrica en el siguiente correo electrónico; siempre están ahí con soluciones, alternativas o verdades honestas. Aunque los volúmenes de viajes han sido menores recientemente, Laura señaló que la asociación a largo plazo se ha desarrollado en torno a proyectos de mayor envergadura.
Una mentalidad renovada
Cuando necesitas reinventar tu programa de viajes, necesitas un sólido socio de viajes a tu lado. Descubre más detalles sobre la asociación de FCM con Michael, lo que significó contar con el equipo de apoyo y lo que depara el futuro.