20 questions sur votre programme voyages à poser lors de la fusion de deux TMC
Lorsque votre agence de voyage d'affaires (TMC) traverse une acquisition ou une fusion, cela risque d'engendrer naturellement beaucoup d'interrogations sur l'avenir de votre programme voyages.
Pour vous accompagner pendant cette transition, et en nous appuyant sur notre expérience, nous avons compilé 20 questions essentielles à poser à votre TMC et à considérer en interne. Les réponses à ces questions vous aideront à comprendre ce que le changement implique pour vous et votre entreprise et comment vous adapter.
Impact sur les coûts et le service
1. Quels sont les impacts de la fusion sur les coûts ?
Comprendre les fluctuations potentielles des prix aide à la fois à budgétiser votre activité Travel et à évaluer si la TMC restera rentable après la fusion. Il peut être utile de parler également aux compagnies aériennes, hôtels et autres prestataires de voyage avec qui vous travaillez pour comprendre leur point de vue.
2. Quels coûts prévoir s'il faut changer de prestataire ou de système ?
Connaître l'impact financier d'une transition peut aider à évaluer s'il est réaliste de rester avec la TMC ou d'en changer. Par exemple, vérifiez les termes et clauses de votre contrat actuel avec votre agence de voyage d'affaires concernant la résiliation anticipée. Demandez à votre TMC si vos conditions et prix changeront après la fusion et évaluez si vous pourriez avoir besoin de renégocier des accords.
3. Comment les niveaux de service pourraient-ils changer ?
Il est crucial d'évaluer si la fusion affectera la qualité de service, ce qui impacte directement la satisfaction des employés et l'efficacité des voyages d'affaires. Demandez à votre agence actuelle si elle peut maintenir les SLAs attendus pendant et après la fusion, et si la fusion implique des changements dans votre modèle de service et vos équipes.
4. La fusion affectera-t-elle la relation avec votre équipe actuelle ?
Des relations continues et de confiance sont essentielles pour une gestion fluide des voyages, de votre équipe de consultants voyage à votre Account Manager, jusqu'à l'équipe de direction. Une fusion pourrait perturber cette dynamique. Demandez à votre TMC si vous conserverez le même Account Manager et les mêmes consultants en voyages, ou si votre équipe changera une fois la fusion terminée.
5. Y a-t-il des changements de processus auxquels nous devrions nous préparer ?
Identifier les changements potentiels tôt vous aideront à comprendre s'ils correspondent à vos besoins. Est-ce que la communication va changer ? Est-ce que les processus d'approbation vont devoir être adaptés ? Va-t-il falloir mettre en place de nouveaux flux de travail ? Obtenir des réponses vous permettra de mieux vous préparer, de négocier des services qui correspondent mieux à vos exigences ou de vous lancer à la recherche d'une TMC qui correspond davantage à vos besoins.
Migration technologique
6. Les outils seront-ils consolidés ou exploités séparément après la fusion ?
Comprendre ce qui est prévu d'un point de vue technologique vous aidera à répondre aux préoccupations concernant l'ergonomie et la cohérence. Demandez à votre TMC ce qui est prévu pour chaque étape: serez-vous obligé d'utiliser un outil plutôt qu'un autre à l'avenir ? Que va-t-il se passer en matière d'innovation pendant et après la période de fusion ?
7. Cette acquisition est-elle principalement axée sur un meilleur outil de réservation ou sur l'automatisation du back-end ?
Clarifier l'orientation vous aide à anticiper les changements dans la gestion des flux de travail et l'expérience de réservation proposée. Cela est lié aux questions concernant les processus et l'avantage de cette fusion ; vous devez comprendre ce qui pourrait changer, et comment. Par exemple, y aura-t-il une meilleure automatisation ou est-ce qu'au contraire les choses vont devenir plus compliquées ?
8. Comment prévoyez-vous d'aligner les infrastructures technologiques des deux entreprises ?
Comprendre les plans d'intégration technologique vous permet de vous préparer aux changements qui pourraient affecter l'expérience utilisateur et l'efficacité de votre programme voyage. Si les deux TMC qui fusionnent disposent chacune d'un outil de réservation en ligne, elles peuvent décider d'aller de l'avant avec l'un des outils ou de continuer à utiliser les deux. Certaines fonctionnalités pourraient être introduites dans chaque outil ou rester exclusives. Il peut aussi s'agir du moment opportun pour réévaluer vos besoins et savoir si vous obtiendrez ce dont vous avez besoin après la fusion.
9. Devrons-nous passer à de nouvelles outils technologiques ?
Si oui, vous devez comprendre parfaitement quelle technologie vous attend et comment elle s'intègre à votre infrastructure. Évaluez les fonctionnalités de cette nouvelle technologie et identifiez si elle correspond à ce que vous avez ou si vous risquez d'être perdant. Si vous décidez d'aller de l'avant, vous aurez besoin d'un plan d'accompagnement au changement couvrant des éléments comme la formation, l'intégration et les perturbations potentielles. Si non, qu'est-ce que cela signifie pour votre technologie actuelle et l'innovation future ? Êtes-vous satisfait de ce que vous avez actuellement ?
10. Les flux de travail personnalisés seront-ils préservés ou modifiés ?
Les programmes de voyage multinationaux nécessitent beaucoup de flexibilité et de solutions de contournement. Vous avez sans doute créé des processus et des flux de travail personnalisés avec votre TMC qui fonctionnent uniquement pour votre entreprise. Dans le cadre d'une fusion, vous sera-t-il possible de maintenir cette flexibilité et les flux de travail que vous avez mis en place ? Comment pourraient-ils être amenés à changer ? Protéger les flux de travail existants est essentiel si vous souhaitez maintenir des processus spécialisés qui sont uniques à votre programme voyage.
Logique stratégique
11. Quelles synergies sont attendues de cette fusion ?
Ne vous contentez pas de lire la presse. Demandez à votre TMC quels sont les avantages stratégiques de cette fusion. Essayez d'obtenir un maximum d'informations sur les synergies attendues et surtout, comment elles vous bénéficieront, à vous et à votre programme voyage. Cela vous permettra de mieux comprendre quelles nouvelles opportunités ou services peuvent s'offrir à vous et quels freins peuvent subsister après la fusion.
12. Comment cette fusion améliorera-t-elle la valeur de notre programme voyage ?
Avec un accent si fort mis sur la valeur, le retour sur investissement et les coûts, c'est une question importante. Demandez à l'Account Manager de votre TMC quels sont les bénéfices et avantages de la fusion pour votre programme voyage ; comment elle ajoute de la valeur, ce que vous aurez que vous n'aviez pas avant, ce qui sera gratuit et ce qui aura un coût supplémentaire. Obtenir ces réponses de votre TMC vous aidera à évaluer votre collaboration. Vous pouvez également utiliser ces informations pour justifier la valeur de la fusion en interne et l'aligner sur les objectifs stratégiques.
13. Après la fusion, y aura-t-il plus d'opportunités de personnaliser nos services et offres de produits ?
Que vous disposiez actuellement de flexibilité pour votre programme voyage ou non, vous voudrez en savoir plus sur les offres futures et ce qui peut être ajusté. Explorez quelle flexibilité et personnalisation seront disponibles : certaines pourront être envisagées lors de l'intégration de la technologie ou du changement de services. Vous assurer des possibilités de personnalisation est important pour répondre aux objectifs spécifiques de votre entreprise et améliorer l'expérience voyageur, surtout si cela doit changer.
14. Quel est le calendrier prévu et le processus pour la transition ?
Un calendrier clair et une compréhension du changement sont indispensables pour planifier et minimiser les perturbations pendant la période de transition. Demandez un calendrier aussi détaillé que possible, décrivant les différentes étapes telles que les migrations de systèmes, les migrations technologiques, les changements dans la communication ou quand s'attendre aux synergies et améliorations. Vous voudrez cela non seulement pour vous et votre équipe, mais aussi pour le partager en interne afin que chacun s'y prépare.
15. Comment la fusion pourrait-elle impacter la culture de votre TMC et sa façon d'interagir avec les clients ?
Cette question présente deux avantages. Premièrement, les changements culturels peuvent affecter la qualité de service et vos relations avec la TMC. Il sera dans un premier temps impossible de savoir ce que ces changements impliquent pour vous, mais cela vous de mieux jauger votre niveau d'acceptation pour ce grand changement. Deuxièmement, vous devez déterminer si la culture post-fusion s'alignera sur la vôtre. Vous pourriez ne pas avoir choisi la TMC entrante lors précédent appel d'offres, ce qui pourrait rendre les choses délicates dès le départ.
Comment avancer en interne ?
16. Quels services en interne peuvent aider à comprendre les effets de la fusion sur le budget et les opérations ?
La direction, les RH, la finances, l'IT sont des parties prenantes avec lesquelles vous devez discuter de la fusion et de son impact en interne. A minima, cela leur permet d'avoir de la visibilité sur la fusion, afin que collectivement, l'organisation puisse réfléchir aux impacts et ce qui en suit. Impliquer les bonnes parties prenantes garantit également une analyse complète et des ajustements stratégiques dans toute l'organisation. Ils ont probablement été impliqués dans le processus de sélection initial de la TMC, il est donc normal de les impliquer si une fusion est prévue.
17. Notre programme voyage pourrait-il progresser plus rapidement avec un autre fournisseur voyage ?
Avec l'évolution constante du monde des voyages d'affaires, vous avez certainement des rêves et des ambitions pour votre programme voyage que vous souhaitez mettre en place plus ou moins rapidement. Êtes-vous sûr de pouvoir mettre en œuvre ces changements dans ce nouvel environnement ? Ou est-il temps de trouver un nouveau partenaire voyage pour répondre à vos attentes ?
Commencez à comparer ce que vous propose votre TMC actuelle et ce à quoi elle s'était engagée avec les alternatives du marché. D'autres peuvent proposer des solutions mieux adaptée pouvant générer davantage d'économies, améliorer l'efficacité et l'expérience de votre programme voyage, et de façon plus rapide.
18. Comment la fusion affectera-t-elle la compétitivité sur le marché des voyages d'affaires ?
Évaluez l'impact de cette fusion et ce que cela implique au sens large. Obtenir des informations de vos réseaux et de vos pairs est généralement une bonne idée ; c'est d'autant plus vrai lors d'une fusion. En développant une compréhension la plus large possible de l'industrie, vous pouvez ainsi négocier de meilleures conditions et être bien informé si quelqu'un en interne vous demande votre point de vue sur la situation.
19. Quelles ressources et coûts impliquent une transition vers l'entité fusionnée ?
À partir des conversations avec les parties prenantes, vous commencerez collectivement à comprendre comment la fusion affectera votre organisation. Cela signifie que des personnes et des budgets devront être alloués si cela devient un projet d'envergure et que cela engendre, par exemple, une migration technologique. C'est aussi à ce moment là qu'il est important d'avoir de la visibilité sur le calendrier, car vous pouvez le partager avec vos parties prenantes en interne pour planifier les actions à court et long terme. La planification, surtout avec d'autres services, adoucira (espérons-le !) la transition.
20. Devrions-nous rester avec notre TMC actuelle ou envisager d'autres options ?
LA question ! On peut argumenter que si vous traversez déjà une période de changement, c'est l'occasion d'effectuer un changement plus important (et possiblement meilleur) en changeant de TMC. Cette décision est une décision que votre organisation peut prendre collectivement en analysant les avantages de la fusion et en évaluant toutes les options. Vous pourrez ensuite décider si vous souhaitez apporter des changements à votre configuration actuelle ou si vous changez de partenaire voyage.
Faire face aux changements lors d'une fusion de TMC
Ces questions vous aideront à déterminer vos prochaines étapes, en vous assurant qu'elles sont alignées avec les priorités de l'entreprise, les besoins opérationnels et les exigences spécifiques de votre société.
Voici quelques ressources supplémentaires pour vous aider pendant cette période de transition.
