Onboarding van een nieuwe TMC
Het vinden van de juiste TMC voor uw bedrijf is cruciaal voor het succes van uw reisprogramma. Maar zodra het selectieproces is afgerond, hoe zorgt u dan voor een soepele overgang tussen uw huidige en uw nieuwe TMC, met minimale impact op uw reizigers?
Met deadlines om aan te voldoen, technische oplossingen om te ontwerpen en complexe stakeholdernetwerken om te beheren, kan het implementatieproces vaak als een onmogelijke taak aanvoelen voordat het zelfs maar is begonnen. Maar het hoeft geen pijnlijk proces te zijn. Het implementeren van een nieuwe TMC is tenslotte een echte kans om verbeteringen in uw reisprogramma door te voeren, en een kans die u optimaal wilt benutten.
Door de jaren heen hebben we gezien wat wel en niet werkt, en wat de meest voorkomende fouten zijn bij TMC-onboarding. Om u te helpen de pijn van verandering weg te nemen, hebben we onze ervaringen gebundeld en onze beste tips voor een succesvolle TMC-implementatie samengesteld.
Zes tips voor het inwerken van een nieuw reismanagementbedrijf
1. Betrek regionale belanghebbenden en markten
Bij het onboarden op wereldwijde schaal, met name als u markten voor het eerst consolideert, is het betrekken van uw regionale belanghebbenden essentieel. Als minimum moet u begrijpen hoe uw belangrijkste markten zullen werken en hoe zij de veranderingen zullen ontvangen. Maar om uw implementatie de beste kans op succes te geven en kostbare of tijdrovende problemen later te voorkomen, heeft u een team ter plaatse nodig dat de lokale taal spreekt, culturele verschillen begrijpt en als pleitbezorger kan optreden. Voor een organisatie om succesvol te veranderen en over te stappen naar een nieuwe TMC, is het cruciaal dat belanghebbenden de verandering eerst accepteren en vervolgens adopteren. Het hebben van deze pleitbezorgers in al uw markten zal de weg vrijmaken voor een succesvolle implementatie.
2. Neem een breed perspectief
Hoewel het implementeren van een nieuwe TMC allesomvattend kan aanvoelen, is de kans groot dat het niet de enige verandering is die op een gegeven moment in uw bedrijf plaatsvindt. Of het nu gaat om de IT-afdeling die overstapt op een nieuw systeem of Finance die van creditcard wisselt, veel zaken kunnen van invloed zijn op uw reisprogramma. Het is daarom essentieel om het implementatieproject vanuit een bedrijfsbrede invalshoek te bekijken. Door te begrijpen wat er elders in het bedrijf speelt dat van invloed kan zijn op uw reisprogramma en onboardingproces, kunt u samen met uw nieuwe TMC plannen maken om mogelijke conflicten te voorkomen voordat ze zich voordoen.
3. Beheer het proces met empathie
Het kan verleidelijk zijn om het onboardingproces voornamelijk te zien als een focus op technische oplossingen die ontwerp en configuratie vereisen. Maar er is meer aan de hand – het begeleiden van uw hele organisatie door de menselijke kant van verandering kan vaak ontmoedigend, uitdagend en confronterend zijn. De veranderingen die u doorvoert mogen dan wel zakelijk zinvol zijn, maar hoe klaar is uw organisatie ervoor? Voortdurende feedback van medewerkers stelt u in staat het proces met empathie te beheren, terwijl het volgen van effectieve principes voor verandermanagement u helpt eventuele interne weerstand tegen verandering te overwinnen.
4. Houd uw succesdoelen voor ogen
Zelfs de beste plannen kunnen mislukken, met name bij een complexe, multinationale implementatie. Of u nu de kernfundamenten van uw reisprogramma klaar moet hebben voor een vaste deadline, of de flexibiliteit heeft om pijnpunten vanaf het begin aan te pakken en te verlichten, het is belangrijk om vanaf het begin duidelijk omschreven succesdoelen te hebben en deze niet uit het oog te verliezen te midden van de projectdetails.
5. Stel de juiste mensen samen
Onboarding is afhankelijk van input van meerdere afdelingen en belanghebbenden, van IT en Financiën tot HR en reisbokers voor het management. De meest succesvolle implementaties hebben een projectleider vanuit de organisatie van de klant die gebruik kan maken van deze kennisbronnen binnen het bedrijf, feedback kan geven en de veranderingen vooruit kan helpen.
Het is echter geen eenzijdige relatie – een goede TMC begeleidt u door het proces en neemt een groot deel van de onboardingwerkzaamheden op zich. Bij FCM bestaan onze implementatieteams uit technische experts, projectmanagers en ontwerpexperts die nauw samenwerken met onze klanten bij het onboarden van hun reisprogramma. Onze accountmanagers zijn verantwoordelijk voor de algehele klantrelatie en fungeren als aanjager van de verschillende activiteiten op het gebied van verandermanagement.
6. Zorg dat de bouwstenen aanwezig zijn
Loop niet het risico dat uw implementatie tot stilstand komt doordat u niet de juiste bouwstenen vanaf het begin aanwezig heeft. Een soepele implementatie is afhankelijk van betrouwbare en nauwkeurige informatie, dus zodra uw TMC-selectieproces is afgerond, begint u met het samenstellen van het onderstaande om te delen met uw nieuwe TMC:
- Profielgegevens – Zorg voor een duidelijk begrip van hoe uw profielgegevens werken en hoe u deze aan uw nieuwe TMC kunt overdragen.
- Betaalwijzen – Ken de verschillende betaalmethoden in al uw markten en zorg voor een duidelijk gedefinieerde manier om reizen te betalen.
- Juridische entiteitsstructuur – Zorg voor een grondig begrip van uw juridische entiteitsstructuur en leg dit duidelijk uit aan uw TMC; door een complexe structuur te vereenvoudigen loopt u het risico op een eindoplossing die niet geschikt is voor het beoogde doel.
Door deze bouwstenen aanwezig te hebben en uw nieuwe TMC te helpen een holistisch beeld te krijgen van uw boekingsecosysteem, kunnen zij beginnen met het ontwikkelen van oplossingen die voldoen aan de reisbehoeften en succesdoelstellingen van uw bedrijf.
De pijn van verandering wegnemen met FCM
Bij FCM hanteren we een flexibele, schaalbare en aanpasbare benadering van verandermanagement die is ontworpen om aan de unieke behoeften van uw bedrijf te voldoen. Ons raamwerk is gericht op het behalen van resultaten in plaats van het volgen van starre processen.
Van het analyseren van uw behoeften op het gebied van stakeholdersbetrokkenheid tot het bijhouden en meten van adoptiecriteria: we combineren wereldwijd erkende methodologie met best practice-communicatie en -berichtcomponenten om een overtuigend en inspirerend verandertraject voor uw organisatie te creëren. Maar geloof ons niet op ons woord – ontdek hoe we samenwerkten met Toyota om processen te stroomlijnen, een betere reizigerservaring te garanderen en "Travel Re-Imagined" te realiseren.