Processen för offertförfrågan är föråldrad.
Det är dags att skriva om reglerna.
Den traditionella processen för offertförfrågan (också kallat Request for Proposal, RFP)? Gammalmodig. Otydlig. Passar inte ändamålet längre.
Om du siktar på ett strategiskt, långvarigt partnerskap med en affärsresebyrå som är lika engagerad i ditt reseprogram som du är, då är den vanliga modellen för offertförfrågan inte bara ineffektiv—den håller dig tillbaka.
Dags för en smartare, mer strategisk väg framåt. Säg hej till RFPartnerskap—ett nytt sätt att hantera reseinköp, byggt på samarbete, delad vision och långsiktiga resultat.
På FCM skriver vi om reglerna för affärsresor. Och det börjar med att ersätta föråldrade processer för offertförfrågan med en metod som verkligen funkar för er.
Varför RFProposals håller dig tillbaka
Vi har alla sett det förut. Långa, tröttsamma offertförfrågningsprocesser som kräver massor av data men ändå inte ger några meningsfulla resultat. Inköpsteam tillbringar månader med att granska förslag, bara för att hamna i kortsiktiga lösningar som inte utvecklas i takt med företaget.
Fallgroparna är tydliga:
- Otydliga mål – För många offertförfråningar fokuserar på nuet istället för framtiden, vilket gör det omöjligt att mäta långsiktig framgång.
- Kortsynt tänkande – Kostnad prioriteras över värde, vilket leder till beslut som inte tar hänsyn till framtida tillväxt eller förändringar på marknaden.
- Kulturell missanpassning – Att välja en affärsresebyrå enbart baserat på siffror istället för strategisk och kulturell passform leder till partnerskap som inte håller.
- Brist på engagemang från intressenter – När nyckelpersoner inte är med från början försvinner engagemanget när det är dags att genomföra förändringar.
Resultatet? Felanpassning, missade möjligheter och ett reseprogram som ständigt försöker hinna ikapp istället för att driva utveckling.
RFPartnerskap: Det smartare sättet framåt
Vi har alla sett det förut. Långa, tröttsamma offertförfrågningsprocesser som kräver massor av data, men ändå inte ger några meningsfulla resultat. Inköpsteam tillbringar månader med att granska förslag, bara för att hamna i kortsiktiga lösningar som inte utvecklas i takt med företaget.
Istället för att fråga, "Vad kan vi köpa?" utmanar RFPartnerskap dig att fråga, "Vilken typ av relation behöver vi bygga för att skapa värde?"
Lindsay Straub, Global Head of Sales på FCM Travel, säger:
Under vår research för den här artikeln var det ordet "partner" som återkom gång på gång. Men den överväldigande insikten var att den traditionella RFP-processen verkar sakna förmågan att verkligen identifiera en partner, inte bara en leverantör.
Med allt detta i åtanke, ställer vi rätt frågor? Är den traditionella RFP-processen fortfarande användbar?
Ett RFPartnerskap vänder den traditionella RFP-modellen upp och ner—och skiftar fokus från kortsiktiga transaktioner till långsiktigt samarbete.
Det handlar inte längre om att pressa fram en universell urvalsprocess som aldrig riktigt passar. Istället lägger RFPartnerskap fokus på att samskapa en struktur där båda parter är överens om värderingar, förväntningar och framtidsorienterade resultat.
- Från leverantörsurval → till strategisk anpassning
- Från kortsiktiga besparingar → till långsiktig värdeskapande
- Från transaktionella checklistor → till meningsfulla partnerskap
Det är precis vad ett RFPartnerskap hjälper dig med. Det ser till att du inte bara väljer en affärsbyrå för idag, utan också för imorgon.
Att lägga grunden
Hemligheten bakom ett högpresterande partnerskap? Tydlighet. Sträva mot dina mål, utmana det gamla och skippa enformiga lösningar. Ett RFPartnerskap handlar inte om att bocka av rutor—det handlar om att omdefiniera framgång.
Som Pascal Jungfer, grundande partner och VD för Areka Consulting, uttrycker det:
Du behöver få ordning på torpet. Ha klart för dig vart du är på väg och låt dig inte distraheras.
Innan du kan byga ett RFPartnerskap behöver du lägga grunden. Fråga dig själv:
➔ Vad är din vision för reseprogrammet?
➔ Utöver kostnadsbesparingar, hur ser framgång ut för ditt program?
➔ Var finns utmaningarna? Var går det som bäst?
➔ Behöver du verkligen en offertförfrågan... eller behöver ditt nuvarande partnerskap en nystart?
Framtiden är is RFPartnerskap
Om du vill ha ett reseprogram som är flexibelt, strategiskt och redo för framtiden, är det dags att lämna traditionella RFProposals och kliva in i RFPartnerskap.
Men framgår sker inte av en slump-det är ett resultat av medveten planering. Inan du tar steget, se till att du är förberedd. De mest framgångsrika partnerskapen börjar med en stabil grund. Och det arbetet börjar nu.
Redo att omvärdera upphandlingen av affärsresor? Ladda ned hela guiden om RFPartnerskap och ta första steget mot en smartare, mer strategiskt framtid.
*Observera att denna guide är på engelska
Redo att skriva om reglerna för affärsresor?
Ladda ned guiden nu och börja omdefiniera vad som är möjligt.
*Observera att denna guide är på engelska