案例研究:多策并举,推进差旅成本优化与支出管理

案例研究

多策并举,推进差旅成本优化与支出管理

 

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企业概况

 

AMETEK是全球电子仪器和机电设备的领导者,在全球150多个运营地拥有18,000多员工,为材料分析、超精密测量、电力系统与仪器等领域提供技术解决方案,年销售额约为50亿美金。在中国,AMETEK分别在上海,北京,广州,成都设立了销售、服务和支持网络。为应对企业内外的挑战和机遇,AMETEK20201月携手FCM开启智能化差旅管理方案的探索与升级。

企业差旅需求

 

随着业务的不断拓展,AMETEK的差旅行为日益频繁,差旅费用不断攀升。AMETEK的差旅管理负责人希望通过与FCM的合作,为企业带来高效、规范的差旅管理方案,同时提升员工差旅体验,降低差旅成本。

基于数据构建行为分析可以帮助FCM更好地了解差旅预订阶段的旅行者偏好,生成更准确的见解,从而为客户制订相应的策略与专项的解决方案。FCM定期与AMETEK开展系统的客户分析,对比企业过往差旅费用支出比例,并进行深度评估,运用FCM的报告工具和专业知识的完美结合,精准发现问题所在,锁定可以降低成本的领域。

FCM解决方案

 

  • 协助客户签署航司与酒店大客户协议

通过对AMETEK航班预订行为数据的持续深挖,FCM发现客户的多数员工仅提前0-2天预订机票。这意味着大部分员工倾向于临近出差日期的时间进行预订,较高的机票预订价格直接导致差旅成本的增加。近年来,由于突发的城市封锁、旅行隔离,机票价格波动剧烈变得愈加普遍,锁定最佳票价的任务对企业而言将变得难上加难。

FCM客户经理洞悉企业痛点,向企业提供了详细的市场分析和横向比较。数据显示,AMETEK面临的挑战在于员工乘坐频率最高的三家航空公司占总出票额的83%,但企业并未与这些航司签订大客户协议。为实现成本费用控制目标,FCM与AMETEK紧密合作,最终协助客户成功签署三家航司的合作协议。作为一家具有全球购买力的商旅管理公司,FCM在价格、服务商等方面拥有明显的优势,丰富的谈判经验,可以帮助企业获得极具竞争力的价格,达成更好的交易,尤其是在一些重点线路上为企业提供最好的航班折扣以及未提供给标准乘客的条款。

酒店预订方面,AMETEK通常是根据项目出差,由于项目遍布各地,现有协议酒店数量难以满足客户的实际业务需求。酒店又因区域化特征强,一直处于弱管控状态,导致相关费用的支出所占比例越来越大。针对这一问题,FCM就企业出差目的地,城市级别、酒店星级、折扣房型、淡旺季等多维度进行分析,并提供预估的差旅成本节省额,直观的数据让客户迅速采纳FCM的优化方案,与热门出差地的连锁酒店集团签署大客户协议,以解决酒店预订分散的情况。

 

  • 加强审批管控,推动旅行者预订习惯转变

超支行为有时不可避免,不合规行为却是可以根除的。差旅政策为商务出行明确了指导方针,引导员工严格遵照差旅制度执行,有助于实现差旅成本的节省,提高整体管理效率。

推动差旅合规,首先要从培养良好的预订习惯开始。FCM通过分析历年的差旅数据,得出员工预订偏好,建议企业使用渐进分层的方式来逐步改善员工的提前预订习惯。

预订时间较晚,没有预留充足的审批时间,紧急预订导致费用过高是差旅成本居高不下的主要原因之一。FCM的在线预订工具(以下简称OBT)提供出色的政策合规控制,企业可事先将差旅制度和审批流程引入到在线预订流程当中,优先显示经批准的供应商。此外,OBT与FCM的报告系统集成,方便管理人员对差旅订单进行监管。AMETEK的OBT使用率达95%,通过审批环节的严格把控,同时得益于AMETEK团队对内部的加强培训,员工开始尽早地规划行程,提交出差申请,更加注意预设好的差旅标准,减少被动型的超标行为明显,从而使得不必要的差旅支出得到控制。

  • 精准数据+专业经验=更优决策

差旅费用是占据企业支出中较高的业务费用,也是最难控制的费用之一。主要难点在于数据规模庞大,追踪该类支出对于企业而言是一个巨大的考验,如果没有收集、管理数据的流程和平台,不同产品的预订数据极易形成数据孤岛。在这个瞬息万变的旅行环境中,工具本身并不能解决问题,FCM客户经理丰富的从业经验,对数据的正确解读,才能释放数据价值,最终实现数据驱动企业智能决策,帮助AMETEK从差旅投资中获得最大收益。

对我们而言,全面了解差旅支出,提升整体效率是重中之重。有了FCM的详细报告和具体数据,意味着我们可以衡量差旅趋势和行为,做到精细化管控。无论是前期的方案制定,还是后续的差旅政策调整、成本优化,FCM给我们带来了优质的服务体验。

- AMETEK差旅负责人

提升员工差旅体验,降低差旅成本。

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