利用差旅数据节省差旅成本

Turning business travel data into savings

差旅以及人们对差旅的观念都在发生改变。为了降低差旅成本,差旅项目经理以往主要通过缩减对服务供应商的支出实现这一目标。如今他们逐渐意识到改变差旅人员的行为才是降低差旅成本的最佳途径。

84% 的差旅项目经理称,未来两年内,他们将通过需求管理逐步减少差旅成本。 [1]

他们希望通过需求管理消除不必要的差旅项目,让差旅人员做出更合理的选择,了解真正有效的差旅项目如何帮助实现企业目标。

差旅的消费化趋势愈发明显,这更加突显了差旅数据以及利用这些数据洞察差旅行为的必要性。

企业采购一般耗时又费力,而网购则快速简便又省事;企业采购通常基于控制开销的心理,需要缩小用户的选择余地,价格往往经过事先协商,无法根据市场行情的变化做出调整,而网购则可以让消费者比对价格和商品评价,因此他们的消费选择也更加合理。

差旅变得愈发消费化,原因在于差旅人员不是依照公司要求,而是根据自身所需制定差旅方案。

实际上,由于公司政策所允许的消费选择范围无法让员工接受,越来越多人试图摆脱政策约束,按个人需求进行差旅预订。

然而要想满足员工个人的差旅需求,差旅项目经理需要通过系统分析挖掘出有用数据,并把数据分析所得用于降低差旅成本。差旅项目经理通过这些数据能更全面地看待问题。

如何利用数据分析所得降低成本?

  1. 掌握所有相关数据。差旅开销、员工个人花费、行程里数以及会议相关出行费用都分门别类列清楚,此外还有超出公司政策以外的差旅预订行为。不把这些数据收集完整就无法弄明白公司经费的使用情况。
  2. 明确制定差旅政策的有关各方并与他们保持沟通,这样才能确保更全面的信息来源。人力资源部、信息技术部、安保和财务部在差旅政策方面与公司采购部发挥同等重要的作用。
  3. 差旅各方面保障到位,差旅人员才能安心工作,更出色地完成任务。怠工情绪显然会影响员工表现,差旅政策在其中也发挥着不小的影响。高级管理层有必要重视这一系列连锁反应对公司业绩的影响。
  4. 差旅项目经理需要知晓差旅人员的身份、所负责的业务以及个人需求以便获取他们对公司差旅政策的基本反馈,从而明确政策中有待改进的地方。
  5. 越来越多的公司开始推行差旅提前审批制度,用以控制差旅开销,更精准地掌握差旅情况,从而判断是否有必要安排这些差旅项目。
  6. 新一代数据分析工具采用了人工智能技术,可帮助差旅项目经理实时追踪差旅进度及开销情况。
  7. 数据科学逐渐成为差旅管理中必不可少的部分。通过了解差旅人员产生特定差旅行为的原因,几家领先的差旅管理公司围绕“助推理论”制定了可以改变差旅人员行为的有关策略。
  8. 从范围、描述和类别等几个方面与别家公司进行差旅政策比较,可以发现值得改善的地方。
  9. 经过有效沟通,即时发现的问题和机遇可以转变为差旅人员的解决方案。不过,有必要在合适的时间,以适当的措辞和语气向差旅人员发送这些突发信息。
  10. 要求差旅人员及时向公司汇报情况

如何利用差旅数据更大程度地降低成本?关键在于制定以人为本的差旅项目。

也就是说,公司规定员工依照政策使用更灵巧简便的数字化工具,为差旅人员提供更多航空公司和住宿选择,时刻管控风险,保障员工安全,消除差旅干扰,制定更简易的支出汇报流程。

根据员工需要制定的差旅项目能够提高差旅效率,带来确切的价值。员工出差在外睡得好,压力小,路上也不会耽误太多时间影响返工。到最后,公司的生产效率提升了,也直接带动了公司业绩的发展。

 

[1] ACTE- The Evolution of Travel Policy A Global View on the Future (2018)

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