Budgétiser vos voyages en 2021: par où commencer ?

budget 2021

Alors que nous entamons les derniers mois de 2020, les entreprises sont occupées à établir leur budget ou à rectifier leurs prévisions pour l'année 2021.

L'année 2020 a impacté de nombreux secteurs, et la finance n'y a pas échappé. Les entreprises, quelle que soit leur taille, ont du mettre à jour leurs budgets à chaque mesure gouvernementale prise à la suite du COVID-19.

Que budgétiser (et comment) pour 2021 ?

La réouverture des frontières nationales et internationales étant encore lointaine et incertaine, établir un budget voyage d'affaires est semblable à regarder dans une boule de cristal pour essayer de voir l'avenir. Il est difficile de se projeter, mais la bonne nouvelle, c'est que vous n'êtes pas seul à ressentir cela.

Dans notre récente enquête "Etude de marché : quand pourrons-nous voyager de nouveau ?" , les personnes interrogées ont donné leurs opinions concernant leurs prévisions de dépenses pour les voyages en 2021 par rapport aux volumes de voyages antérieurs au COVID-19 :

  • 39% étaient incertains quant aux volumes
  • 31% ont déclaré que leurs dépenses diminueront en moyenne de 40%.
  • 24% ont déclaré que leurs dépenses resteront les mêmes
  • 6% ont estimé voir une augmentation des voyages de 17% en moyenne

Même si les déplacements professionnels sont un poste de dépense rapidement réajustable une fois que le climat économique sera plus favorable, il n'empêche qu'une baisse du budget voyage aura un impact négatif sur votre entreprise si les voyages d'affaires constituent un facteur essentiel de la croissance de vos revenus.

En tant qu'entreprise, vous devrez veiller à tempérer la durée pendant laquelle vous réduirez ou interromprez les déplacements professionnels de vos collaborateurs pour en limiter l'impact négatif.

Alors, comment trouver le juste milieu lorsqu'il s'agit de budgétiser les voyages pour 2021 ?

La crise que nous traversons est sans précédent. Mais une chose reste évidente : réunir les gens en face à face est en fin de compte la meilleure façon de réussir en affaires, et les entreprises qui l'ont compris  auront un avantage sur leurs concurrents.  

Par où commencer pour établir votre budget voyage pour 2021 : 

1. Faites un rapport de vos dépenses voyage de l'année précédente

Bien que l'année prochaine ne soit pas garantie comme une "année normale" pour les voyages de vos collaborateurs, il est toujours important de vérifier les dépenses que vous avez effectuées dans le passé.

Par exemple, quelle proportion des dépenses de l'année dernière a été consacrée aux ventes ? Combien a-t-on dépensé pour des conférences et des événements ? ou pour gérer une crise ? 

Pour cela, votre TMC pourra vous envoyer un rapport analytique. Par exemple, les capacités exclusives de reporting et de budgétisation de FCM aident les organisations à obtenir une visibilité optimale de leurs dépenses voyage et à mieux contrôler leurs dépenses voyage pour répondre à leurs besoins commerciaux. Les clients d'FCM peuvent obtenir des informations précieuses en téléchargeant leur budget voyage actuel pour les divisions, les départements ou les centres de coûts, puis en le comparant aux frais de voyage réels.

2. Faites du tri dans votre politique voyage 

C'est l'heure de mettre à jours votre politique voyage ! Si vous n'en avez pas encore une, vous devez en faire votre priorité. Si vous en avez une déjà existante, sortez-la, dépoussiérez-la et examinez-en chaque section !

L'idée n'est pas d'enfermer vos collaborateurs dans un ensemble de règles. Les politiques voyages doivent plutôt vous aider à vous préparer à l'imprévisible et à assurer une certaine cohérence pour vos collaborateurs qui voyagent. Une vue d'ensemble claire de votre politiques voyage peut fournir des directives comportementales importantes qui évitent la confusion et les dépenses excessives.

Le guide de reprise des déplacements professionnels d'FCM fournit des conseils utiles sur des points clés à prendre en compte dans votre politique voyage.

3. Anticipez quels voyages votre organisation s'attend à effectuer en 2021

Y a-t-il des conférences, des salons, des formations ou d'autres événements majeurs auxquels vous envoyez des collaborateurs chaque année ? N'oubliez pas de demander à chacun de vos services quelle est la probabilité que ces événements se déroulent en 2021. Vous pourrez alors établir un budget pour ces événements et s'ils sont annulés, vous pourrez tenir compte des frais d'annulation dans votre processus de prévision.

4. Contrôler les frais de vos voyages d'affaires

Avoir un budget, c'est bien, à condition de ne pas le faire "exploser" au cours du premier semestre de l'année !

Travaillez avec votre TMC pour vérifier si vous avez les meilleures conditions et prix possibles avec les compagnies aériennes, les fournisseurs d'hôtels et les transports terrestres. Le guide de reprise des déplacements professionnels d'FCM fournit également d'excellents conseils sur la gestion des fournisseurs et les considérations de coût.

5. Construire dans une situation d'urgence

2021 va être l'année de l'inconnue. C'est une bonne idée de prévoir un budget d'urgence au cas où les frontières s'ouvriraient plus vite que prévu. Toutefois, il est important de se rappeler qu'un budget d'urgence doit être destiné aux voyages imprévus et inévitables - il ne s'agit pas pour les collaborateurs de dépenser trop ou pour les travel managers de devenir laxistes dans la gestion des coûts.

Le conseil final : ne stressez pas !

Le point le plus important est de ne pas trop stresser sur la planification 2021. Ce que cette année nous a appris à tous, c'est que rien n'est sûr et que les choses peuvent changer en un clin d'oeil !