INSIKTER

4 enkla steg för att granska er resepolicy

Det är troligt att ni har implementerat en tillfällig resepolicy för att hantera störningarna av COVID-19. Oavsett var ni befinner er i era planer för att återuppta resandet, är det ett bra tillfälle att granska och arbeta på en reviderad version för resten av 2021 och framåt.

Det kan vara frestande att återgå till den resepolicy ni hade innan COVID-19. Men affärsresevärlden har förändrats avsevärt, och er policy behöver anpassas för att stämma överens med dessa förändringar.

Att ta sig tid att granska och finjustera er resepolicy i enlighet med den nuvarande miljön kommer att lägga grunden för ett tryggt återupptagande av resandet. Det är också tidpunkten att ta itu med möjliga gamla praxis eller processer som ni har haft problem med, såsom regelefterlevnadsfrågor. Oavsett vilket steg ni befinner er vid i en policygranskning finns det viktiga frågor ni behöver ställa. Det viktigaste? Flexibilitet.

Förfina er resepolicy i 4 enkla steg

Upptäck de fyra nyckelområden ni kan granska för att enkelt förfina er resepolicy och säkerställa att den återspeglar er aktuella miljö, affärsbehov och resenärers säkerhetskrav.

1. Strukuterad godkännandeprocess
  • Granska den grupp som hanterar er policy och avgör om den behöver utökas för att inkludera avdelningar som tidigare inte var involverade.
  • Se över befintliga godkännandeflöden. Behöver ni lägga till ett extra lager av godkännande på kort till medellång sikt? Bör ni skapa ett ramverk som tillåter resenärer att avstå från att resa, exempelvis på grund av personliga skäl eller hälsoskäl?
  • Överväg att inkludera en bedömning av risknivå inom godkännandeprocessen (säkerställ att ni har tillgång till lokal och global COVID-19-status för varje stad och land).
2. Hälsa och hygienprotokoll
  • Tillhandahåll information vid försäljningstillfället (FCM Travel Platform, OBT, app, konsult) för att hjälpa bokare och självbokare att göra informerade val vid bokningar eller bokningsförfrågningar. Detta bör inkludera karantänregler och immigrationskrav för deras destination.
  • Identifiera tydligt operatörer som uppfyller minimihygienstandarder vid tidpunkten för bokning.
  • Definiera vilken process som ska följas om en resenär blir sjuk eller har några bekymmer under resan.
  • Överväg att införa ett krav på att signera ett undantagsformulär om bokning görs utanför policy-godkända fastigheter eller flygbolag (dvs. som inte genomgått en hälsa och hygienrevision).
3. Reseteknologi
  • Vilka appar anses vara obligatoriska för resenärer att använda för att hålla sig informerade under resan? Exempelvis FCM Mobile
  • Om det inte redan finns, lägg till "resans syfte" i boknings- och kostnadsrapporter med en definierad lista över anledningar att välja bland.
4. Kostnadsmedvetna bokningspolicyer
  • Ta tillfället i akt att öka efterlevnaden genom att uppmuntra resenärer att följa policyn och använda granskade fastigheter och flygbolag.
  • Definiera er version av "tillåten resa", dvs. Tillåten resa = Godkända anledningar till resan + resenärens beredskap + riktlinjer från regeringen. Undvik att använda breda termer som "nödvändig resa" eftersom de är öppna för tolkning.
  • Behöver komponenten inom policyn för VIP/chefer också ses över eller ändras? Kommer ni att tillåta förlängningar för "bleisure"-resor? Kräver detta att resenären godkänner fritidskomponenten av sin resa?

 

Skapa er resepolicy

Gå framåt med självförtroende. En tydlig och praktisk resepolicy underlättar ert beslutsfattande, ger er ökad insyn och kontroll, och gör det enklare för alla att boka, resa och spendera.

Ladda ner denna kostnadsfria mall för resepolicy och få era affärsresor på rätt spår.