INSIGHT
Lista de verificación: Tips de seguridad y riesgo para eventos gestionados
Cuando organizas una reunión o un evento, la seguridad de los asistentes y del equipo es primordial. Consultamos a nuestro equipo de Meetings & Events de todo el mundo sobre sus principales consejos para gestionar la seguridad y los riesgos de los viajes para eventos. Si quieres descargar una copia en pdf de estos tips, puedes hacerlo aquí.
Laura Carmona
Businees leader FCM Meetings & Events - MLAC
El éxito de un evento radica en una buena planificación, hay aspectos específicos que deben ser revisados con tiempo de anticipación para que puedas asegurarte de que estás obteniendo las mejores opciones para todos aquellos elementos que componen el proyecto a la vez que minimizas los riesgos en la ejecución y para los participantes.
No des nada por hecho, aprende de eventos pasados y aplica los nuevos aprendizajes en el próximo, escuchando la retroalimentación de tus viajeros y teniendo un plan de respuesta para cada evento puedes minimizar los riesgos y disfrutar con mayor tranquilidad de tu evento.
Melanie Morris
Team Manager, FCM Group Travel UK
Para los coordinadores de viajes corporativos de grupo y eventos, el duty of care (deber de diligencia) y la gestión de riesgos es una obligación de asistencia que una empresa tiene para con sus empleados y las personas para las que gestiona los viajes. Cuando una persona viaja en nombre de una empresa, es necesario que existan procedimientos y políticas de viaje adecuados y que se comprendan claramente.
Es fundamental anticiparse a los riesgos potenciales, aplicar medidas preventivas y disponer de un plan para responder con rapidez y eficacia a cualquier emergencia que pueda surgir durante el viaje. Para tener éxito, todos los organizadores de grupos deben tener una amplia lista de verificación que incluya estas áreas fundamentales.
Katie Fraser
General Manager, Operations, FCM Meetings & Events Australia
Cuando trasladas a un gran número de trabajadores dentro y fuera de un destino al mismo tiempo, es importante pensar en cuántas personas tienes en un vuelo determinado. ¿Con qué nivel de riesgo te sientes cómodo en caso de que ocurra algo?
Ser estratégico en la toma de decisiones sobre ventanas de llegada y salida más amplias, asignación de vuelos y número de personas por equipo o departamento en cada vuelo, desempeña un papel importante en la gestión del deber de diligencia.
Mélanie Marchand
Head of Meetings & Events and Groups - France & Spain
Toda persona que asista a un evento debe anticiparse e informarse antes y durante un viaje, para controlar los riesgos asociados a los desplazamientos y actividades en el marco de un evento corporativo. Para los organizadores, es esencial una evaluación de riesgos de las rutas, el alojamiento y los lugares de celebración, teniendo en cuenta riesgos como:
- Geopolíticos - conflictos internos, manifestaciones, huelgas, destinos con alto índice de delincuencia, etc.
- Meteorológicos - avisos de terremotos y ciclones, etc.
- Salud - alimentos a evitar, agua potable o no potable, etc.
- Físicos - recomendaciones para el equipamiento necesario en el destino
Para estar preparados para lo anterior, los equipos necesitarían un rastreador de seguridad que active notificaciones de alerta y actualice la información de geolocalización en tiempo real a través vía móvil.
Manpreet Bindra
Meetings & Events Leader – Asia
Gestionar la seguridad y el riesgo es cuestión de preparación. Además de las valoraciones de riesgos, los organizadores deben tener en cuenta los requisitos previos al viaje de los asistentes, como:
- Todos los participantes en el evento deben tener un seguro de viaje adecuado, que incluya seguro médico y de cancelación de viaje.
- Sesiones informativas previas al viaje para los participantes sobre costumbres locales, contactos de emergencia, ayuda médica e itinerario previsto.
Louise Ekeberg
Head of Meetings & Events – Nordics
Es importante que los organizadores de eventos estén preparados para las emergencias. Para ello, primero debes conocer la tolerancia al riesgo de tu organización, empezando por crear una lista de posibles riesgos. Clasifica cada uno de los riesgos según su gravedad y la probabilidad de que ocurran.
A continuación, te aconsejo que elabores un plan de contingencia para los riesgos más prioritarios, junto con los stakeholders y proveedores de tu evento. Una vez redactado, repasa el plan de contingencia paso a paso para cerciorarte de que funcione en la práctica e identificar cualquier laguna que hayas podido pasar por alto.