CASE STUDY
Airwave - accountbeheer
Onze achtergrond met Airwave
In 2010 schreef Airwave voor het eerst hun reisprogramma aan, op zoek naar een efficiëntere methode voor het beheren van reizen.
Over Airwave:
Airwave ontwerpt, bouwt en beheert het grootste openbare veiligheidsradiocommunicatienetwerk ter wereld, en levert kritieke spraak- en datacommunicatie aan organisaties die essentiële openbare diensten verlenen. Dit omvat de politie, brandweer en ambulancediensten, evenals lokale overheden, nutsbedrijven en vervoerders.
De accountmanagementoplossingen van FCM hebben Airwave geholpen aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren door reisbeheerinitiatieven te introduceren, terwijl Airwave voorheen hun reisprogramma in een niet-TMC-omgeving had beheerd.
Uitdagingen
Op basis van de gegevens die tijdens het tenderprocedure beschikbaar konden worden gesteld, wist Airwave dat zij een groot aantal hotels en treinkaartjes boekten en wilden zij dit consolideren in een online boekingsplatform. Na de levering door FCM van een complete online oplossing, inclusief een volledige billback-faciliteit, bleek dit neer te komen op maar liefst 20.000 transacties per jaar.
Hoewel we ons puur hadden kunnen richten op de implementatie van online oplossingen en de consolidatie van de reisuitgaven, zijn we met Airwave een strategisch partnerschap aangegaan om een langetermijnrelatie na te streven en hebben we doordachte aanbevelingen gedaan voor het reisprogramma.
Airwave stelde een strategische leveranciersmanager aan en ontwierp een duidelijke set KPI's om de bijdrage van FCM meetbaar te maken. FCM ontwikkelde een werkend bedrijfsplan om gebieden te identificeren waar uitgaven konden worden verminderd en, cruciaal, waar proactief en persoonlijk accountbeheer snel financiële voordelen aan dit programma kon toevoegen.
Onze reactie
FCM vormde een consultatief partnerschap onder leiding van onze accountmanager en richtte een stuurgroep van experts op. Besparingsmogelijkheden werden geïdentificeerd en resulteerden in verbeteringen op verschillende gebieden.
Overgang naar online reisboekingen
Het toegewijde FCM-reisteam van Airwave, dat tijdens de training voor het online boekingssysteem met de belangrijkste reisarrangeurs had gesproken, stond klaar om bokers te helpen bij de overgang van offline boeken naar het gebruik van het online systeem.
De online adoptie van Airwave bedroeg in de eerste maand 85%, oplopend tot 90% toen boeken via FCM verplicht werd gesteld binnen het bedrijf. Dit omvatte een vrijwel volledige online afhandeling van hotel- en treinboekingen. Online adoptie werd maandelijks gerapporteerd, met uitzonderingsrapporten die werden ontwikkeld om de leveranciersmanager te helpen bij het identificeren van verbetermogelijkheden.
Onderhandelde tarieven bij reisleveranciers
De accountmanager werkte nauw samen met het hotelcontractteam van FCM om voorkeurtarieven te onderhandelen bij belangrijke accommodaties door het hele land. Omdat er geen kameromzetgegevens beschikbaar waren, moest FCM deze gegevens verzamelen en een reeks accommodaties aanbevelen op basis van geanalyseerde managementinformatie.
Hotelbezoeken werden uitgevoerd om te verzekeren dat deze accommodaties voldeden aan de behoeften van medewerkers - een mix van technici, ondersteunend personeel en VIP's. Een reeks voordelen werd opgenomen, zoals ontbijt, wifi, parkeren, late annulering en beschikbaarheid van de laatste kamer. Dit programma verminderde de hoteluitgaven jaar op jaar.
Onderhandelingen met externe leveranciers werden namens Airwave gevoerd, waaronder overeenkomsten met luchtvaartmaatschappijen en autoverhuurbedrijven.
Treinkaartjes printen
Ons technologieteam installeerde twee treinkaartjesprinters in de regionale kantoren van Airwave. Dit verminderde het gebruik van Ticket on Departure, de duurste manier om een treinkaartje te kopen, met 70%.
Werken aan het dichten van lekken
Gegevensvastlegging stelde onze accountmanager in staat om samen te werken met de leveranciersmanager van Airwave om hotelboekingen buiten het beleid en redenen voor offline boekingen te analyseren.
Deze gegevens, gecombineerd met een proactief team van reisconsultants, zorgden ervoor dat boekenden persoonlijk werden benaderd om hen te helpen met het beleid. FCM's ervaring is dat het bevorderen van naleving door middel van begrip en betrokkenheid een grotere basis creëert voor blijvend succes.
Verminder tijd en kosten van reconciliatie
Ons financiële team ontwikkelde een samenvattend factuurbestand voor Airwave. Dit, gecombineerd met de billback-faciliteit voor hotels, inclusief bijkomende kosten, verminderde de tijd en kosten van reconciliatie aanzienlijk.
Kwartaalreviews
Er werden gedetailleerde kwartaalse reisreviews gehouden om FCM's accountmanager in staat te stellen het bedrijfsplan te beoordelen, gegevens te presenteren, aanbevelingen te doen en te begrijpen hoe FCM presteerde ten opzichte van de KPI's van Airwave. Dit regelmatige review-, aanbevelings- en meetproces ondersteunde het programma en hield de vaart erin.
Resultaten
Een proactieve aanpak bij het analyseren, implementeren en beheren van het reisprogramma van Airwave heeft geresulteerd in verschillende belangrijke voordelen voor het bedrijf.
- Airwave heeft nu volledig inzicht in zijn reisuitgaven, wat een cruciale eerste stap is om mogelijkheden te identificeren voor het verbeteren van de prestaties.
- Het proces heeft ook vertrouwen gewekt binnen Airwave dat hun online suite, voorkeurshotelprogramma en overeenkomsten met externe leveranciers actief worden beheerd in hun belang, om zowel besparingen als efficiëntie te stimuleren.
- Door hun eigen KPI-meting te ontwikkelen, heeft Airwave een duidelijke benchmark kunnen vaststellen die gevalideerd is aan de hand van de bijdrage van FCM.
- Met 2 jaar aan reisgegevens heeft Airwave de data benut om zijn reis- en onkostenbeleid te herzien en wijzigingen door te voeren ter ondersteuning van een bedrijfsbrede kostenbesparende maatregel.
Met de ondersteuning van hun FCM Accountmanager en Leveranciersmanager heeft Airwave een communicatieproject gepresenteerd aan de medewerkers van Airwave ter ondersteuning van de 'wanneer te reizen'-strategie. Dit heeft geresulteerd in een uitgavenvermindering van 30% binnen de eerste 3 maanden.
Misschien vind je dit ook leuk...
