CASE STUDY
Airwave - accountbeheer
Onze achtergrond met Airwave
In 2010 schreef Airwave voor het eerst hun reisprogramma aan, op zoek naar een efficiëntere methode voor het beheren van reizen.
Over Airwave:
Airwave ontwerpt, bouwt en beheert het grootste openbare veiligheidsradiocommunicatienetwerk ter wereld, en levert kritieke spraak- en datacommunicatie aan organisaties die essentiële openbare diensten verlenen. Dit omvat de politie, brandweer en ambulancediensten, maar ook lokale overheden, nutsbedrijven en transportaanbieders.
De accountmanagementoplossingen van FCM hebben Airwave geholpen aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren door reisbeheerinitiatieven te introduceren, waar Airwave voorheen hun reisprogramma beheerde in een niet-TMC-omgeving.
Uitdagingen
Op basis van de gegevens die tijdens het aanbestedingsproces beschikbaar konden worden gesteld, wist Airwave dat ze een groot aantal hotels en treinkaartjes boekten en wilde dit consolideren in een online boekingsplatform. Na de levering van een complete online oplossing door FCM, inclusief een volledige billback-faciliteit, bleek dit neer te komen op maar liefst 20.000 transacties per jaar.
Hoewel we ons uitsluitend hadden kunnen richten op de implementatie van online oplossingen en de consolidatie van de reisuitgaven, begonnen we met Airwave samen te werken in een strategisch partnerschap om een langetermijnrelatie aan te gaan en boden we onderbouwde aanbevelingen voor het reisprogramma.
Airwave stelde een strategische leveranciersmanager aan en ontwierp een duidelijke set KPI's om de bijdrage van FCM meetbaar in kaart te brengen. FCM ontwikkelde een werkend bedrijfsplan om gebieden te identificeren waar uitgaven konden worden verminderd en, cruciaal, waar proactief en persoonlijk accountbeheer snel financiële voordelen aan dit programma kon toevoegen.
Onze reactie
FCM vormde een consultatief partnerschap onder leiding van onze accountmanager en richtte een stuurgroep van experts op. Besparingsmogelijkheden werden geïdentificeerd en resulteerden in verbeteringen op meerdere gebieden.
Overgang naar online reisboekingen
Het toegewijde FCM-reizigersserviceteam van Airwave, dat tijdens de training voor het online boekingssysteem met de belangrijkste reisorganisatoren had vergaderd, stond klaar om bokers te helpen bij de overgang van offline boeken naar het gebruik van het online systeem.
De online adoptie van Airwave bedroeg in de eerste maand 85%, oplopend tot 90% toen boeken via FCM verplicht werd gesteld in het hele bedrijf. Dit omvatte bijna volledige online afhandeling van hotel- en treinboekingen. Online adoptie werd maandelijks gerapporteerd, met uitzonderingsrapporten die werden ontwikkeld om de leveranciersmanager te helpen bij het identificeren van verbetermogelijkheden.
Onderhandelde tarieven met reisleveranciers
De accountmanager werkte nauw samen met het hotelcontractteam van FCM om voorkeurstarieven te onderhandelen bij belangrijke accommodaties door het hele land. Omdat er geen kamerproductiegegevens beschikbaar waren, moest FCM deze gegevens verzamelen en een reeks accommodaties aanbevelen op basis van geanalyseerde managementinformatie.
Er werden hotelbezoeken uitgevoerd om te garanderen dat deze accommodaties voldeden aan de behoeften van medewerkers - een mix van technici, ondersteunend personeel en VIP's. Een reeks bijkomende voordelen werd opgenomen, zoals ontbijt, wifi, parkeren, late annulering en beschikbaarheid van de laatste kamer. Dit programma verminderde de hoteluitgaven jaar op jaar.
Namens Airwave werden onderhandelingen gevoerd met externe leveranciers, waaronder overeenkomsten met luchtvaartmaatschappijen en autoverhuur.
Treinkaartjes printen
Ons technologieteam installeerde twee treinkaartjesprinters in de regionale kantoren van Airwave. Dit verminderde het gebruik van Ticket on Departure, de duurste manier om een treinkaartje te kopen, met 70%.
Werken aan het dichten van lekken
Gegevensvastlegging stelde onze accountmanager in staat om samen te werken met de leveranciersmanager van Airwave om hotelboekingen buiten het beleid en redenen voor offline boekingen te analyseren.
Deze gegevens, gecombineerd met een proactief team van reisconsultanten, zorgden ervoor dat boekende medewerkers persoonlijk werden benaderd om hen te ondersteunen bij het naleven van het beleid. De ervaring van FCM is dat het stimuleren van naleving door middel van begrip en betrokkenheid een sterkere basis creëert voor blijvend succes.
Verminder de tijd en kosten van reconciliatie
Ons financieel team ontwikkelde een overzichtsfactuurbestand voor Airwave. Dit, gecombineerd met de terugbetalingsfaciliteit voor hotels, inclusief bijkomende kosten, verminderde de tijd en kosten van reconciliatie aanzienlijk.
Kwartaalreviews
Er werden gedetailleerde kwartaalse reisreviews gehouden om FCM's accountmanager in staat te stellen het bedrijfsplan te evalueren, gegevens te presenteren, aanbevelingen te doen en te begrijpen hoe FCM presteerde ten opzichte van de KPI's van Airwave. Dit regelmatige beoordelings-, aanbevelings- en meetproces ondersteunde het programma en hield de vaart erin.
Resultaten
Een proactieve aanpak bij het analyseren, implementeren en beheren van het reisprogramma van Airwave heeft geleid tot verschillende belangrijke voordelen voor het bedrijf.
- Airwave heeft nu volledig inzicht in de reisuitgaven, wat een cruciale eerste stap is om kansen te identificeren voor het verbeteren van de prestaties.
- Het proces heeft Airwave ook het vertrouwen gegeven dat hun online suite, het voorkeurshotelprogramma en de overeenkomsten met externe leveranciers actief worden beheerd in hun belang, om zowel besparingen als efficiëntie te stimuleren.
- Door hun eigen KPI-meting te ontwikkelen, heeft Airwave een duidelijke benchmark kunnen vaststellen die is gevalideerd aan de hand van de bijdrage van FCM.
- Met 2 jaar aan reisgegevens heeft Airwave de data gebruikt om het reis- en onkostenbeleid te herzien en wijzigingen door te voeren ter ondersteuning van een bedrijfsbrede kostenbesparingsinitiative.
Met de ondersteuning van hun FCM-accountmanager en leveranciersmanager presenteerde Airwave een communicatieproject aan de medewerkers van Airwave ter ondersteuning van de 'wanneer te reizen'-strategie. Dit heeft geleid tot een uitgavenvermindering van 30% binnen de eerste 3 maanden.
Misschien vind je dit ook leuk...
