CASE STUDY
Wereldwijd mediabedrijf transformeert zijn zakenreisprogramma
Belangrijkste Hoogtepunten
Een toonaangevende wereldwijde nieuws- en mediaorganisatie had een nieuw reismanagementbedrijf nodig om hen te begeleiden bij aanzienlijke zakelijke reisuitdagingen. De klant identificeerde verschillende inconsistenties in hun reisprogramma op de volgende gebieden:
- Prijsstelling
- Klantenservice
- Risicobeheer
Deze inconsistenties resulteerden in lekkage (reizigers die buiten het beheerde reisprogramma boekten) en een nalevingsniveau van slechts 42%. Op deze niveaus konden de reisgegevens het werkelijke verhaal niet vertellen, waardoor de organisatie geen duidelijk inzicht had in hun reis- en onkostenuitgaven.
Uitdagingen op het gebied van zakenreizen
Bij het navigeren door een doolhof van uitdagingen op het gebied van reisbeheer, stond de organisatie voor verschillende kritieke problemen:
- Moeilijkheden bij het volgen van reizigers, wat van invloed is op noodplannen bij verstoringen
- Uitdagingen bij het beoordelen van de milieu-impact van zakelijk reizen
- Ontoereikende reisbeheergegevens voor het identificeren van besparingen en efficiëntieverbeteringen
- Verminderde onderhandelingspositie bij leveranciers door gefragmenteerde reisboekingen
Prioriteiten en oplossingen voor reisbeheer
FCM heeft overlegd met het bedrijf om de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen en -prioriteiten te identificeren en te begrijpen. Deze omvatten:
- Consolidatie
- Effectief boekingsproces
- Reizigersopvolging
- Data-analyse om gemiste besparingen te identificeren
Vervolgens hebben we zorgvuldig de beste boekingsoplossingen overwogen en samen met de klant een op maat gemaakt transitieplan opgesteld dat het volgende omvatte:
- Het stroomlijnen van het boekingsproces
- Het actualiseren en verplicht stellen van het reisbeleid
- Het verbeteren van de training voor reizigers en reisarrangeurs
- Het implementeren van effectieve reizigersopvolging
- Het verbeteren van rapportage- en data-analysemogelijkheden
Communicatie = een succesvolle uitrol van het reisprogramma
FCM hanteerde een gestructureerde aanpak voor de implementatie, gebaseerd op onze ervaring met het beheren van transitieplannen bij andere klanten. Er werden wekelijkse gesprekken en maandelijkse face-to-face vergaderingen gehouden om de projectvoortgang te bewaken.
Het betrekken van de reizende gemeenschap was een belangrijk onderdeel van de uitrol van het nieuwe programma, waaronder:
- Actieve betrokkenheid van reizigers en belangrijke belanghebbenden
- Op maat gemaakte training voor de pilootgroep met feedback verwerkt in het projectplan
- Roadshows voor reizigers en reisarrangeurs om de transitie en beleidswijzigingen toe te lichten
- Training voor het online boekingssysteem, inclusief voorlichting over bedrijfsvoordelen en belangrijke toepassingen
Klantgetuigenis
Het implementatieproces verliep soepel en gestructureerd, waarbij medewerkers van ons en FCM samenwerkten om het volgende te introduceren: nieuw reisbeleid, online boekingstools en een herziening van de rapportage om ervoor te zorgen dat betekenisvolle gegevens strategisch konden worden ingezet. De samenwerkingsaanpak zorgde ervoor dat onze boekingsmedewerkers invloed konden uitoefenen op en waardevolle feedback konden geven over het nieuwe boekingsproces, terwijl er tegelijkertijd een platform werd gecreëerd om draagvlak te creëren, wat resulteerde in een succesvolle training en uitrol.
Hoofd Werkplek en Duurzaamheid, Mediabedrijf
Tastbare resultaten
Door verbeterde processen en een verplicht reisbeleid transformeerde het zakelijke reisprogramma van het wereldwijde mediabedrijf. Ze stelden een robuust reisprogramma op dat uitstekende klantervaringen, meetbare besparingen en een veel sterkere naleving garandeerde.
Het bedrijf verbeterde de reisefficiëntie aanzienlijk door een balans te vinden tussen geautomatiseerde systemen en ondersteuning door ervaren consultants. De online adoptie steeg naar 85%, waarbij de resterende 15% betrekking had op complexere boekingen die een reisconsultant vereisten.
Deze gecentraliseerde boekingsaanpak resulteerde in een robuustere gegevensverzameling voor rapportage, analyse en onderhandelingsvoordeel. Het diende ook als springplank voor het opstellen van een milieubewust reisbeleid.
Misschien vind je dit ook leuk...
