FALLSTUDIE

Globalt medieföretag transformerar sitt affärsreseprogram

Viktiga höjdpunkter

En ledande global nyhets- och medieorganisation behövde ett nytt resebolag för att vägleda dem genom betydande utmaningar inom tjänsteresor. Kunden identifierade flera inkonsekvenser i sitt reseprogram inom följande områden:

Prissättning
Kundservice
Riskhantering

Dessa inkonsekvenser resulterade i läckage (resenärer som bokade utanför det hanterade reseprogrammet) och en efterlevnadsnivå på endast 42%. På dessa nivåer kunde resedata inte berätta den verkliga historien, vilket innebar att organisationen saknade tydlig insikt i sina rese- och representationsutgifter.

Utmaningar med tjänsteresor

Organisationen navigerade genom ett virrvarr av utmaningar inom resehantering och stötte på flera kritiska problem:

Svårigheter att spåra resenärer, vilket påverkade beredskapsplanerna vid störningar
Utmaningar med att bedöma företagets miljöpåverkan från resor
Otillräckliga resehanteringsdata för att identifiera besparingar och effektivitetsförbättringar
Försvagad förhandlingsposition gentemot leverantörer på grund av fragmenterad resebokning

Resehanterings prioriteringar och lösningar

FCM konsulterade med företaget för att identifiera och förstå dess viktigaste affärsmål och prioriteringar. Dessa inkluderade:

Konsolidering
Effektiv bokningsprocess
Resenärsspårning
Dataanalys för att identifiera missade besparingar

Vi övervägde sedan noggrant de bästa bokningslösningarna och arbetade med kunden för att skapa en anpassad övergångsplan som inkluderade:

Effektivisering av bokningsprocessen
Uppdatering och obligatorisk tillämpning av resepolicyn
Förbättrad utbildning för resenärer och reseadministratörer
Implementering av effektiv resenärsspårning
Förbättring av rapporterings- och dataanalyskapacitet

Kommunikation = en framgångsrik lansering av reseprogrammet

FCM ledde ett strukturerat tillvägagångssätt för implementeringen baserat på vår erfarenhet av att hantera övergångsplaner med andra kunder. Veckovisa samtal och månatliga möten ansikte mot ansikte hölls för att upprätthålla projektets framdrift.

Att engagera resegemenskapen var en viktig del av det nya programmets lansering, vilket inkluderade:

Aktivt engagemang med resenärer och viktiga intressenter
Skräddarsydd pilotgruppsutbildning med feedback som integrerades i projektplanen
Informationsträffar för resenärer och reseadministratörer för att förklara övergången och policyuppdateringar
Utbildning i onlinebokningsverktyget, inklusive information om företagsförmåner och viktiga användningsfall

Kundrecension

Implementeringsprocessen var smidig och strukturerad, med ett samarbete mellan vår personal och FCM:s personal som tillsammans arbetade med att introducera: ny resepolicy, onlinebokningsverktyg och en omgranskning av rapporteringen för att säkerställa att meningsfull data kunde användas strategiskt. Partnerskapsmetoden säkerställde att våra bokare kunde påverka och ge viktig feedback på den nya bokningsprocessen, samtidigt som den skapade en plattform för att etablera engagemang och resulterade i framgångsrik utbildning och lansering.

Chef för arbetsplats och hållbarhet, medieföretag

Påtagliga resultat

Genom förbättrade processer och en obligatorisk resepolicy genomgick det globala medieföretagets affärsreseprogram en transformation. De etablerade ett robust reseprogram som säkerställde utmärkta kundupplevelser, mätbara besparingar och en betydligt starkare regelefterlevnad.

Företaget förbättrade reseeffektiviteten avsevärt genom att balansera automatiserade system och expertstöd från konsulter. Onlineanvändningen steg till 85%, där de resterande 15% avsåg mer komplexa bokningar som krävde en resekonsult.

Denna centraliserade bokning resulterade i en mer robust datainsamling för rapportering, analys och förhandlingsstyrka. Det fungerade också som en språngbräda för skapandet av en miljömedveten resepolicy.