FALLSTUDIE
Airwave - kontohantering
Vår bakgrund med Airwave
År 2010 upphandlade Airwave sitt reseprogram för första gången, i syfte att hitta en mer effektiv metod för att hantera resor.
Om Airwave:
Airwave utformar, bygger och driver det största nätverket för radiokommunikation för allmän säkerhet i världen, och levererar kritisk röst- och datakommunikation till organisationer som tillhandahåller viktiga samhällstjänster. Detta inkluderar polis, brandkår och ambulanstjänster samt lokala myndigheter, energibolag och transportleverantörer.
FCM:s lösningar för kontohantering har hjälpt Airwave att uppnå betydande kostnadsbesparingar genom att införa resehanteringsinitiativ, där Airwave tidigare hade drivit sitt reseprogram utan en TMC-miljö.
Utmaningar
Utifrån de uppgifter som kunde tillhandahållas under anbudsprocessen visste Airwave att de bokade ett stort antal hotell och tågbiljetter, och ville konsolidera detta i en onlinebokningsplattform. Efter FCM:s tillhandahållande av en komplett onlinelösning, inklusive en fullständig faktureringsfacilitet, blev det uppenbart att detta uppgick till betydande 20 000 transaktioner årligen.
Även om vi enbart hade kunnat fokusera på implementeringen av onlinelösningar och konsolideringen av reseutgifterna, började vi arbeta med Airwave i ett strategiskt partnerskap för att anta ett långsiktigt förhållningssätt och erbjöd välgrundade rekommendationer för reseprogrammet.
Airwave utsåg en strategisk leverantörschef och utformade en tydlig uppsättning nyckeltal för att mätbart utvärdera FCM:s bidrag. FCM utvecklade en fungerande affärsplan för att rikta in sig på områden där utgifterna kunde minskas och framför allt där proaktiv och personlig kontohantering snabbt kunde tillföra ekonomiska fördelar till detta program.
Vårt svar
FCM bildade ett konsultativt partnerskap lett av vår kundansvarig och skapade en styrgrupp av experter. Besparingsmöjligheter identifierades och resulterade i förbättringar inom flera områden.
Övergång till onlinebokning av resor
Airwaves dedikerade FCM-reseteam, som hade träffat viktiga reseplanerare under utbildningen i onlineverktyget, fanns till hands för att hjälpa bokare att övergå från offlinebokning till användning av onlineverktyget.
Airwaves onlineanvändning uppgick till 85% under den första månaden och ökade till 90% när bokning via FCM blev obligatoriskt inom hela verksamheten. Detta inkluderade nästan fullständig onlinehantering för hotell- och tågbokningar. Onlineanvändningen rapporterades månadsvis med undantagsrapporter som utvecklades för att hjälpa leverantörschefen att identifiera förbättringsmöjligheter.
Förhandlade priser med reseleverantörer
Den kundansvarige samarbetade nära med FCM:s hotellkontraktsteam för att förhandla fram förmånliga priser på utvalda fastigheter över hela landet. Eftersom det inte fanns någon rumsproduktionsdata behövde FCM samla in denna data och rekommendera ett urval av fastigheter baserat på analyserad managementinformation.
Hotellbesök genomfördes för att säkerställa att dessa fastigheter uppfyllde de anställdas behov – en blandning av ingenjörer, supportpersonal och VIP-gäster. En rad mjuka förmåner inkluderades såsom frukost, Wi-Fi, parkering, sen avbokning och tillgång till sista rum. Detta program minskade hotellutgifterna år för år.
Förhandlingar med tredjepartsleverantörer genomfördes på Airwaves vägnar, inklusive avtal med flygbolag och biluthyrning.
Utskrift av tågbiljetter
Vårt teknikteam installerade två tågbiljettskrivare på Airwaves regionkontor. Detta minskade användningen av Ticket on Departure, det dyraste sättet att köpa en tågbiljett, med 70%.
Arbetar för att täppa till läckor
Datainsamling gjorde det möjligt för vår kontoansvarig att samarbeta med Airwaves leverantörsansvarig för att analysera hotellbokningar utanför policy och skälen till offline-bokningar.
Denna data, kombinerad med ett proaktivt team av resekonsulter, innebar att bokare personligen kontaktades för att hjälpa dem med policyn. FCM:s erfarenhet är att driva efterlevnad genom förståelse och engagemang skapar en starkare grund för varaktig framgång.
Minska tid och kostnad för avstämning
Vårt ekonomiteam utvecklade en sammanfattande fakturafil för Airwave. Detta, kombinerat med faktureringsfaciliteten för hotell, inklusive tilläggskostnader, minskade avsevärt tiden och kostnaden för avstämning.
Kvartalsvisa uppföljningar
Detaljerade kvartalsvisa reseutvärderingar hölls för att ge FCM:s kontoansvarige möjlighet att granska affärsplanen, presentera data, ge rekommendationer och förstå hur FCM presterade i förhållande till Airwaves KPI:er. Denna regelbundna process för granskning, rekommendation och uppföljning upprätthöll programmet och bibehöll momentum.
Resultat
Att ta ett proaktivt förhållningssätt till att analysera, implementera och hantera Airwaves reseprogram har resulterat i flera viktiga fördelar för företaget.
- Airwave har nu full insyn i sina resekostnader, vilket är ett avgörande första steg för att kunna identifiera möjligheter att förbättra prestationen.
- Processen har också skapat förtroende inom Airwave för att deras onlinesvit, föredragna hotelprogram och tredjepartsleverantörsavtal aktivt hanteras i deras bästa intresse för att driva både besparingar och effektivitet.
- Genom att utveckla sin egen KPI-mätning har Airwave kunnat sätta ett tydligt riktmärke som validerats mot FCM:s bidrag.
- Med 2 års resedata utnyttjade Airwave informationen för att se över sin rese- och utgiftspolicy och göra förändringar för att stödja ett företagsövergripande kostnadsbesparingsinitiativ.
Med stöd av sin FCM-kontoansvarig och leverantörsansvarig presenterade Airwave ett kommunikationsprojekt för Airwaves anställda för att stödja strategin för 'när man ska resa'. Detta har resulterat i en minskning av utgifterna med 30% inom de första 3 månaderna.
Du kanske också gillar...
