Incorporando una Nueva TMC
Encontrar la TMC adecuada para tu negocio es crucial para el éxito de tu programa de viajes. Pero una vez que se haya completado el proceso de selección, ¿cómo aseguras una transición fluida entre tu proveedor actual y tu nueva TMC, con un impacto mínimo en tus viajeros?
Con plazos que cumplir, soluciones técnicas que diseñar y complejas redes de partes interesadas que gestionar, el proceso de implementación a menudo puede sentirse como una tarea imposible incluso antes de comenzar. Pero no tiene por qué ser un proceso doloroso. Después de todo, implementar una nueva TMC es una verdadera oportunidad para impulsar mejoras en tu programa de viajes y es una que deseas aprovechar al máximo.
A lo largo de los años, hemos visto qué ha funcionado, qué no lo ha hecho y los errores comunes cuando se trata de la integración de TMC. Por lo tanto, para ayudarte a eliminar las dificultades del cambio, hemos recopilado nuestras experiencias y reunido nuestros mejores consejos para una exitosa implementación de una TMC.
Seis consejos para integrar una nueva empresa de gestión de viajes.
1.Involucra a las partes interesadas y mercados regionales
Al incorporar a nivel global, especialmente si estás consolidando mercados por primera vez, es fundamental involucrar a tus partes interesadas regionales. Como mínimo, debes comprender cómo funcionarán tus mercados clave y cómo recibirán los cambios. Sin embargo, para brindarle a tu implementación la mejor oportunidad de éxito y evitar problemas costosos o que consuman tiempo más adelante, necesitas un equipo en el terreno que hable el idioma local, comprenda las diferencias culturales y pueda actuar como defensores. Para que una organización cambie y se adapte con éxito a una nueva TMC, es fundamental que las partes interesadas primero acepten y luego adopten el cambio. Por lo tanto, contar con estos defensores en todos tus mercados allanará el camino hacia una implementación exitosa.
2. Adopta una perspectiva amplia
Si bien la implementación de una nueva TMC puede parecer abrumadora, lo más probable es que no sea el único cambio que ocurra en tu empresa en un momento dado. Ya sea que el departamento de TI esté migrando a un nuevo sistema o Finanzas esté cambiando las tarjetas de crédito, muchas cosas pueden afectar tu programa de viajes. Por lo tanto, es esencial observar el proyecto de implementación desde una perspectiva de toda la empresa. Al comprender qué otros cambios están ocurriendo en la empresa que podrían afectar tu programa de viajes y proceso de integración, puedes trabajar con tu nueva TMC para planificar y evitar posibles conflictos antes de que surjan.
3. Gestiona el proceso con empatía
Puede resultar fácil pensar en el proceso de integración como algo que se centra principalmente en las soluciones técnicas que requieren diseño y configuración. Sin embargo, hay más en ello: guiar a toda tu organización a través del aspecto humano del cambio a menudo puede ser intimidante, desafiante y confrontativo. Después de todo, los cambios que estás implementando pueden tener sentido desde el punto de vista empresarial, pero ¿qué tan preparada está tu organización para ellos? Recopilar retroalimentación continua de los empleados te permitirá gestionar el proceso con empatía, mientras que seguir principios efectivos de gestión del cambio te ayudará a contrarrestar cualquier resistencia interna al cambio.
4. Mantén en mente tus objetivos de éxito
Incluso los planes mejor trazados pueden salir mal, especialmente al tratar con una implementación compleja a nivel multinacional. Por lo tanto, ya sea que necesites tener los cimientos fundamentales de tu programa de viajes listos para una fecha límite estricta o tengas la flexibilidad para abordar y aliviar los puntos problemáticos desde el principio, es importante tener objetivos de éxito claramente definidos desde el principio y no perderlos de vista entre los detalles del proyecto.
5. Reune al equipo adecuado
La integración depende de la contribución de varios departamentos y partes interesadas, desde TI y Finanzas hasta Recursos Humanos y responsables ejecutivos de reservas de viajes. Las implementaciones más exitosas cuentan con un líder de proyecto dentro de la organización del cliente que puede aprovechar estas fuentes de conocimiento en toda la empresa, recopilar retroalimentación y ayudar a impulsar los cambios.
Sin embargo, no es una relación unilateral: una buena TMC te guiará a través del proceso y asumirá gran parte de la carga de trabajo de la integración. En FCM, nuestros equipos de implementación están compuestos por expertos técnicos, de gestión de proyectos y diseño que trabajan de manera cohesiva con nuestros clientes en la integración de su programa de viajes. Nuestros gestores de cuentas son responsables de la relación global con el cliente y actúan como impulsores de las diversas actividades de gestión del cambio.
6.Ten los cimientos en su sitio
No arriesgues que tu implementación se detenga por no tener los cimientos adecuados desde el principio. Una implementación fluida depende de información confiable y precisa, así que tan pronto como se finalice el proceso de selección de la TMC, empieza a reunir lo siguiente para compartirlo con tu nueva TMC:
- Datos de perfil –Ten una comprensión clara de cómo funcionan tus datos de perfil y cómo proporcionárselos a tu nueva TMC.
- Formas de pago – Conoce los diversos métodos de pago en todos tus mercados y ten una forma claramente definida de pagar los viajes.
- Estructura de entidad legal – Comprende a fondo la estructura de tu entidad legal y explícala claramente a tu TMC; al simplificar en exceso una estructura compleja, corres el riesgo de obtener una solución final que no sea adecuada para su propósito.
Al tener estos cimientos en su sitio y ayudar a tu nueva TMC a obtener una vista holística de tu ecosistema de reservas, pueden comenzar a desarrollar soluciones que satisfagan las necesidades de viaje de tu empresa y los objetivos de éxito.