Intégration d'un Nouveau TMC
Trouver le bon TMC pour votre entreprise est crucial pour le succès de votre programme de voyage. Mais une fois le processus de sélection terminé, comment assurer une transition en douceur entre votre TMC actuel et votre nouveau TMC, avec un impact minimal sur vos voyageurs ?
Avec des délais à respecter, des solutions techniques à concevoir et des réseaux de parties prenantes complexes à gérer, le processus de mise en œuvre peut souvent sembler être une tâche impossible avant même d'avoir commencé. Mais cela ne doit pas nécessairement être un processus douloureux. Après tout, la mise en place d'un nouveau TMC est une véritable opportunité d'apporter des améliorations à votre programme de voyage, et vous souhaitez en tirer le meilleur parti.
Au fil des années, nous avons observé ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et les erreurs courantes en matière d'intégration de TMC. Ainsi, pour vous aider à supprimer les difficultés liées au changement, nous avons rassemblé nos enseignements et compilé nos meilleurs conseils pour une mise en œuvre réussie d'un TMC.
Six conseils pour intégrer une nouvelle société de gestion des voyages
1. Impliquer les parties prenantes et les marchés régionaux
Lors d'une intégration à l'échelle mondiale, en particulier si vous consolidez des marchés pour la première fois, il est essentiel d'impliquer vos parties prenantes régionales. Au minimum, vous devez comprendre comment vos marchés clés fonctionneront et comment ils accueilleront les changements. Mais pour maximiser les chances de succès de votre mise en œuvre et éviter des problèmes coûteux ou chronophages par la suite, vous avez besoin d'une équipe sur le terrain qui parle la langue locale, comprend les différences culturelles et peut jouer un rôle d'ambassadeur. Pour qu'une organisation change avec succès et passe à un nouveau TMC, il est essentiel que les parties prenantes acceptent d'abord, puis adoptent le changement. Avoir ces ambassadeurs sur le terrain dans tous vos marchés ouvrira la voie à une mise en œuvre réussie.
2. Adopter une vision d'ensemble
Bien que la mise en œuvre d'un nouveau TMC puisse sembler accaparante, il y a de fortes chances que ce ne soit pas le seul changement en cours dans votre entreprise à un moment donné. Qu'il s'agisse du département informatique qui migre vers un nouveau système ou du service financier qui change de cartes de crédit, de nombreux facteurs peuvent avoir un impact sur votre programme de voyages. Il est donc essentiel d'envisager le projet de mise en œuvre à travers le prisme de l'ensemble de l'entreprise. En comprenant ce qui se passe ailleurs dans l'entreprise et qui pourrait affecter votre programme de voyages et votre processus d'intégration, vous pouvez travailler avec votre nouveau TMC pour anticiper et éviter tout conflit potentiel avant qu'il ne survienne.
3. Gérez le processus avec empathie
Il peut être facile de considérer le processus d'intégration comme se concentrant principalement sur les solutions techniques qui nécessitent une conception et une configuration. Mais il y a plus que cela – guider l'ensemble de votre organisation à travers le côté humain du changement peut souvent être intimidant, difficile et déstabilisant. Après tout, les changements que vous mettez en œuvre peuvent avoir du sens sur le plan commercial, mais dans quelle mesure votre organisation est-elle prête à les accueillir ? Les retours continus des employés vous permettront de gérer le processus avec empathie, tandis que le respect de principes efficaces de gestion du changement vous aidera à contrer toute résistance interne au changement.
4. Gardez vos objectifs de réussite à l'esprit
Même les plans les mieux conçus peuvent mal tourner, en particulier lorsqu'il s'agit d'une mise en œuvre complexe et multinationale. Ainsi, que vous ayez besoin que les fondations essentielles de votre programme de voyage soient prêtes avant une échéance impérative, ou que vous ayez la flexibilité de traiter et d'atténuer les points de friction dès le départ, il est important d'avoir des objectifs de réussite clairement définis dès le début et de ne pas les perdre de vue parmi les détails du projet.
5. Rassemblez les bonnes personnes
L'intégration repose sur les contributions de plusieurs départements et parties prenantes, de l'informatique et des finances, aux RH et aux organisateurs de voyages de direction. Les implémentations les plus réussies disposent d'un chef de projet au sein de l'organisation du client, capable de puiser dans ces sources de connaissances à travers l'entreprise, de recueillir les retours et d'aider à faire avancer les changements.
Cependant, la relation n'est pas à sens unique – un bon TMC vous guidera tout au long du processus et prendra en charge une grande partie de la charge de travail liée à l'intégration. Chez FCM, nos équipes d'implémentation sont composées d'experts techniques, en gestion de projet et en conception, qui travaillent de manière cohésive avec nos clients lors de l'intégration de leur programme de voyages. Nos responsables de compte gèrent la relation client globale et jouent le rôle de moteur des diverses activités de gestion du changement.
6. Mettre en place les éléments fondamentaux
Ne risquez pas de voir votre mise en œuvre s'enliser en n'ayant pas les bons éléments fondamentaux en place dès le départ. Une mise en œuvre fluide dépend d'informations fiables et précises. Ainsi, dès que votre processus de sélection de TMC est finalisé, commencez à rassembler les éléments ci-dessous à partager avec votre nouveau TMC :
- Données de profil – Ayez une compréhension claire du fonctionnement de vos données de profil et de la manière de les transmettre à votre nouveau TMC.
- Modes de paiement – Connaissez les différents modes de paiement dans tous vos marchés et disposez d'un moyen clairement défini pour régler les frais de voyage.
- Structure des entités juridiques – Ayez une compréhension approfondie de votre structure d'entités juridiques et expliquez-la clairement à votre TMC ; en simplifiant à l'excès une structure complexe, vous risquez d'obtenir une solution finale qui ne correspond pas à vos besoins.
En mettant en place ces éléments fondamentaux et en aidant votre nouveau TMC à avoir une vision globale de votre écosystème de réservation, il pourra commencer à développer des solutions qui répondent aux besoins de voyage et aux objectifs de succès de votre entreprise.
Supprimer la douleur du changement avec FCM
Chez FCM, nous adoptons une approche flexible, évolutive et personnalisable de la gestion du changement, conçue pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Notre cadre est axé sur l'obtention de résultats plutôt que sur le suivi de processus rigides.
De l'analyse de vos besoins en matière d'engagement des parties prenantes au suivi et à la mesure des critères d'adoption, nous combinons une méthodologie reconnue mondialement avec des composantes de communication et de messagerie conformes aux meilleures pratiques pour créer un parcours de changement convaincant et stimulant pour votre organisation. Mais ne nous croyez pas sur parole – découvrez comment nous avons collaboré avec Toyota pour rationaliser les processus, garantir une meilleure expérience aux voyageurs et mettre en œuvre « Travel Re-Imagined ».