CASE STUDY
Consistentie stimuleren in geconsolideerd wereldwijd reisbeheer
Belangrijkste hoogtepunten
Dit onafhankelijke mondiale risico-adviesbureau is gespecialiseerd in het helpen van organisaties bij het beheersen van politieke en veiligheidsrisico's in complexe en vijandige omgevingen. Het bedrijf had een gefragmenteerd reisprogramma verspreid over zijn activiteiten in Afrika, Azië, Noord- en Zuid-Amerika, Europa en het Midden-Oosten.
De kwaliteit van de dienstverlening en de kosten waren inconsistent, wat leidde tot frustratie onder reizigers. Ze wendden zich tot FCM voor hulp.
Uitdaging: een gefragmenteerd wereldwijd reismanagementprogramma
Het reisprogramma van het adviesbureau was versnipperd over zijn wereldwijde vestigingen, waarbij verschillende bureaus het reisbeheer in elke markt afhandelden. Belangrijkste knelpunten waren:
- Inconsistente serviceniveaus, inclusief sommige markten waar de service ondermaats was.
- Hogere-dan-verwachte kosten op bepaalde belangrijke locaties.
- Gebrek aan gedetailleerde rapportage en inzicht in reisuitgaven.
- Moeite met het waarborgen van beleidsconformiteit.
"Zichtbaarheid en consistentie waren de belangrijkste te behandelen problemen, samen met enkele prijskwesties. Het was uitdagend en zeer tijdrovend om beleidsconformiteit te waarborgen met inconsistente gegevens," aldus de wereldwijde reismanager van het bedrijf.
Oplossing: naleving, samenwerking en unificatie
Een eerste plan om nieuwe lokale oplossingen te vinden in elke markt werd geschrapt vanwege de hoge serviceniveau-prestaties van FCM met het reisprogramma van het bedrijf in het VK. Ze kozen ervoor om reizen met FCM te consolideren in al hun markten.
FCM implementeerde een gefaseerde aanpak om het programma te unificeren. De wereldwijde accountmanager van FCM werkte nauw samen met de wereldwijde reismanager van het bedrijf en belangrijke belanghebbenden om een soepele overgang en voortdurende verbetering te waarborgen.
"De implementatie was grondig, soepel, goed beheerd en duurde vier tot zes weken. We kwamen slechts kleine problemen tegen die zeer snel werden verholpen," voegde de wereldwijde reismanager toe.
Tactieken die werden gebruikt om deze wereldwijde consolidatie te implementeren, waren onder meer:
- Voortdurende samenwerking om beleid te vereenvoudigen en naleving te bevorderen.
- Levering van geconsolideerde wereldwijde rapportage.
- Meerdimensionaal inzicht in financiële en boekingsgegevens.
- Afstemming van rapportage op de vereisten van het reisbeleid.
- Rapportage over gemiste besparingen als gevolg van niet-naleving.
- Identificatie van landen en reizigers met hoge uitzonderingsniveaus.
Resultaten: verbeterde servicekwaliteit en kostenbeheersing
Door het reisprogramma te consolideren met FCM, behaalde dit wereldwijde risicoadviesbureau aanzienlijke voordelen:
- Verbeterde servicekwaliteit in alle markten.
- Betere kostenbeheersing en waarde.
- Meer inzicht in uitgaven en nalevingsgegevens.
- Effectievere leveranciersonderhandelingen en budgettering.
"De overstap naar FCM Travel heeft de servicekwaliteit verbeterd en de kosten onder controle gehouden. De wereldwijde managementinformatie heeft een reeks voordelen op het gebied van wereldwijd bestuur opgeleverd door meer inzicht in uitgaven en informatie over beleidsnaleving," aldus de wereldwijde reismanager.
De programmaverbeteringen van FCM hebben onze klant geholpen om zakelijke reizen op grote schaal effectief te beheren, terwijl het bedrijf blijft groeien.
Maak je klaar voor succes met een wereldwijd reisprogramma
Heeft uw organisatie te maken met uitdagingen en inconsistenties in haar markten? FCM kan helpen. Wij bieden wereldwijde expertise, persoonlijke service, kostenefficiëntie en uitgebreide rapportage, met een bewezen staat van dienst op het gebied van mondiale consolidatie. Neem vandaag nog contact met ons op voor een eerste consultatie over uw reisprogramma.
Misschien vind je dit ook leuk...
