CASESTUDIE
Consistentie bevorderen in geconsolideerd wereldwijd reisbeheer
Belangrijkste hoogtepunten
Dit onafhankelijke wereldwijde risicoadviesbureau is gespecialiseerd in het helpen van organisaties bij het beheersen van politieke en veiligheidsrisico's in complexe en vijandige omgevingen. Het bedrijf had een gefragmenteerd reisprogramma verspreid over zijn activiteiten, die zich uitstrekten over Afrika, Azië, Noord- en Zuid-Amerika, Europa en het Midden-Oosten.
De kwaliteit van de dienstverlening en de kosten waren inconsistent, wat leidde tot frustratie bij reizigers. Ze wendden zich tot FCM voor hulp.
Uitdaging: een gefragmenteerd wereldwijd reisbeheer programma
Het reisprogramma van het adviesbureau was versnipperd over zijn wereldwijde aanwezigheid, met verschillende bureaus die het reisbeheer in elke markt verzorgden. Belangrijkste knelpunten waren:
- Inconsistente serviceniveaus, inclusief sommige markten waar de service slecht was.
- Hogere dan verwachte kosten op bepaalde belangrijke locaties.
- Gebrek aan gedetailleerde rapportage en inzicht in reisuitgaven.
- Moeite met het waarborgen van de naleving van het beleid.
"Zichtbaarheid en consistentie waren de belangrijkste problemen die aangepakt moesten worden, samen met enkele prijsproblemen. Het was uitdagend en erg tijdrovend om beleidsconformiteit te garanderen met inconsistente gegevens," aldus de wereldwijde reismanager van het bedrijf.
Oplossing: naleving, samenwerking en unificatie
Een aanvankelijk plan om in elke markt nieuwe lokale oplossingen te vinden werd geschrapt vanwege de hoge serviceniveauprestaties van FCM met het reisprogramma van het bedrijf in het VK. Ze kozen ervoor om reizen met FCM in al hun markten te consolideren.
FCM implementeerde een gefaseerde aanpak om het programma te verenigen. De wereldwijde accountmanager van FCM werkte nauw samen met de wereldwijde reismanager van het bedrijf en belangrijke belanghebbenden om een soepele overgang en voortdurende verbetering te waarborgen.
"De implementatie was grondig, soepel, goed beheerd en duurde tussen de vier en zes weken. We kwamen slechts kleine problemen tegen die zeer snel werden verholpen," voegde de wereldwijde reismanager toe.
Tactieken die zijn gebruikt om deze wereldwijde consolidatie te implementeren, waren onder meer:
- Voortdurende samenwerking om beleid te vereenvoudigen en naleving te bevorderen.
- Levering van geconsolideerde wereldwijde rapportage.
- Meerdimensionaal inzicht in financiële en boekingsgegevens.
- Afstemming van rapportage op vereisten van het reisbeleid.
- Rapportage over gemiste besparingen als gevolg van niet-naleving.
- Identificatie van landen en reizigers met hoge uitzonderingsniveaus.
Resultaten: verbeterde servicekwaliteit en kostenbeheer
Door het reisprogramma te consolideren met FCM, behaalde dit wereldwijde risico-adviesbureau aanzienlijke voordelen:
- Verbeterde servicekwaliteit in alle markten.
- Beter kostenbeheer en meer waarde.
- Meer inzicht in uitgaven en nalevingsgegevens.
- Effectievere leveranciersonderhandelingen en budgettering.
"De overstap naar FCM Travel heeft de servicekwaliteit verbeterd en de kosten onder controle gehouden. De wereldwijde managementinformatie heeft een reeks voordelen op het gebied van wereldwijd bestuur opgeleverd door meer inzicht in uitgaven en informatie over beleidsconformiteit," aldus de wereldwijde reismanager.
De programmaverbeteringen van FCM hebben onze klant geholpen om reizen op grote schaal effectief te beheren terwijl het bedrijf blijft groeien.
Maak je klaar voor succes met een wereldwijd reisprogramma
Heeft uw organisatie te maken met uitdagingen en inconsistenties in haar markten? FCM kan helpen. Wij bieden wereldwijde expertise, persoonlijke service, kostenefficiëntie en uitgebreide rapportage, met een bewezen staat van dienst op het gebied van wereldwijde consolidatie. Neem vandaag nog contact met ons op voor een eerste reisprogrammaconsultatie.
Misschien vind je dit ook leuk...
