FALLSTUDIE
Kommunicera reseinformation med JTI:s intressenter
Viktiga höjdpunkter
Kommunicera resor
JTI genomgick ett par transformativa år inom resebranschen, efter att ha antagit ett syftesdrivet förhållningssätt till resor, och konsoliderat flera byråer till enbart FCM som ledande byrå i 73 av deras 79 länder.
Teamet samarbetade med FCM Consulting för att utveckla en kommunikationsmetod som skulle göra det möjligt för dem att dela information och uppdateringar, och i slutändan belysa den strategiska sidan av reseupphandling. Under processens initieringsfas upptäckte FCM Consulting att JTI, efter en sådan våg av förändringar, ville förmedla viktig reseinformation till intressenter och resenärer på ett enkelt sätt.
"Vi vill att våra medarbetare ska förstå hur förändringarna i resebranschen påverkade reseprogrammet, varför vi ber dem att göra vissa saker och varför resor handlar om mer än att boka en flygbiljett. Det handlar om mer än bara den enskilda personen som vill ta sig från punkt A till punkt B," förklarade Nichola Rimmer, Global Category Manager Travel & Events på JTI.
Nichola tillade: "Vi ville att det skulle gå upp ett ljus för resenärerna så att de skulle tänka 'Okej, ni gör inte det här för att irritera mig, ni gör det för att hålla mig säker eller på grund av marknadsförhållandena.' Våra kollegor behöver bli mer medvetna om att det finns en kedja av faktorer som kan påverka deras resa, men som varken vi eller FCM har kontroll över."
Ett samarbetsinriktat tillvägagångssätt
Efter att ha genomfört en situationsanalys för att se vad som fanns tillgängligt och identifiera luckor, började Juan Antonio Iglesias, chef för FCM Consulting EMEA, att skapa en strategi för att navigera denna förändring och uppfylla JTI:s mål.
Han rekommenderade ett kvartalsvisa nyhetsbrev fyllt med relevant information från olika regioner och avdelningar inom både FCM och JTI. Efter att ha undersökt andra format var Juan övertygad om det tillgängliga verktyget och de fördelar det kunde ge detta projekt.
Tajming är allt
Medan den ursprungliga planen var att ge ut ett nyhetsbrev kvartalsvis, har teamet anpassat sig för att passa bredare företagsinitiativ och undvika att överösa medarbetarna med information. Under 2023 kommer det att skickas ut två resenyhetsbrev, anpassade till budgetcyklarna.
Utöver att skickas direkt via e-post till intressenter och direktörer, publiceras nyhetsbrevet av nätverket Global Indirect Procurement (GIP) på JTI:s Workplace-grupper, så att det är lättillgängligt för alla.
Resultatet?
- Intressenterna är mer informerade än någonsin. Det finns en större medvetenhet om reseteamet och deras processer, och resenärerna har en bättre förståelse för vad ett TMC är. "Det har varit roligt att sammanställa den här informationen för att förklara för resenärerna att det här är verkligheten och varför resandet fungerar på det här sättet," sa Nichola.
- En förändring i tankesättet hos JTI:s resenärer. "När de ska boka en resa, kommer våra resenärer ihåg informationen de läste i nyhetsbrevet och lägger mer eftertanke i sina beslut och handlingar," sa Nichola.
- Även om innehållet tar tid att producera, minskar det generellt sett mängden "brus" från resenärerna. "Vi behöver inte förklara allt varje gång," sa Nichola.
- Höjt profilen för GIP T&E-teamet och fört dem bort från ett operativt arbetssätt mot en mer strategisk approach.
Läs hela historien
När det gällde att implementera nyhetsbrevet och välja innehåll beskriver Nichola urvalet och leveransen som "enormt samarbetsinriktat." Upptäck mer detaljer om vad detta innebar och vilken typ av innehåll som skapades.