Para tu próxima RFP de viajes corporativos, ¿qué buscas resolver?
Muchas organizaciones creen que están buscando una nueva agencia de viajes corporativos. En realidad, están intentando resolver un problema que todavía no han definido por completo.
Las RFP forman parte natural de la gestión corporativa. Ya sea por políticas internas, procesos de compra o la necesidad de evaluar alternativas, llega un momento en el que las organizaciones revisan a sus proveedores y salen al mercado en busca de nuevas opciones.
En los viajes corporativos ocurre con frecuencia. Se busca una nueva agencia, una mejor plataforma o un modelo de atención diferente. Sin embargo, antes de comparar propuestas, existe una pregunta que suele pasar desapercibida:
¿Qué problema estamos intentando resolver?
Porque la calidad de una RFP rara vez depende únicamente del documento. Muchas veces depende de la claridad con la que una organización entiende los desafíos de su propio programa de viajes.
Muchas decisiones comienzan con una licitación
Una RFP suele verse como el punto de partida del proceso de selección. Sin embargo, las organizaciones más maduras comienzan mucho antes.
Antes de evaluar proveedores, analizan cómo funciona actualmente su programa de viajes, qué obstáculos enfrentan y qué objetivos esperan alcanzar.
Por eso, cada vez más empresas están comenzando a redefinir el proceso de licitación, incorporando conversaciones relacionadas con resultados, eficiencia y experiencia del viajero, además de los aspectos tradicionales de costo y servicio.
El proveedor no siempre es el problema
Cuando una organización decide cambiar de agencia de viajes corporativos, normalmente existe una razón detrás.
Puede tratarse de un incremento en el gasto, una baja adopción de políticas o falta de visibilidad sobre el programa. Sin embargo, muchas veces esos problemas tienen su origen en procesos internos, objetivos poco definidos o decisiones que se tomaron sin suficiente información.
Cambiar de proveedor puede ser parte de la solución.
Pero difícilmente resolverá problemas que todavía no han sido identificados con claridad.
Las respuestas dependen de las preguntas
Dos empresas pueden emitir una RFP muy similar y terminar seleccionando soluciones completamente diferentes.
La razón es sencilla: las respuestas dependen de las preguntas.
Si la conversación gira únicamente alrededor de tarifas, las propuestas se enfocarán en costos. Si incluye temas como cumplimiento, experiencia del viajero, integración tecnológica o visibilidad de datos, el resultado suele ser mucho más estratégico.
Las organizaciones que obtienen mayor valor de sus programas de viaje no necesariamente son las que realizan más licitaciones, sino las que llegan mejor preparadas a ellas.
Antes de evaluar proveedores, entiende tu programa de viajes
En muchos casos, el primer paso consiste en comprender mejor la información a que ya existe dentro de la organización.
Patrones de gasto, comportamiento de los viajeros, cumplimiento de políticas y oportunidades de mejora suelen ofrecer señales valiosas sobre lo que realmente necesita el negocio.
Al mismo tiempo, el papel del travel manager también ha evolucionado. Hoy participa activamente en decisiones relacionadas con estrategia, eficiencia y desempeño.
Elegir mejor empieza mucho antes de la evaluación
Antes de comparar plataformas, modelos de servicio o estructuras de costos, existe una pregunta más importante:
¿Qué queremos resolver?
Porque una buena RFP de viajes corporativos no comienza cuando se redacta el documento.
Comienza cuando una organización entiende con claridad los desafíos que busca resolver y los resultados que espera alcanzar.
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