Eventos sostenibles en 2027: lo que Finanzas te va a pedir y cómo prepararte
“¿Cuánto emitió el evento?”
Hasta hace poco, esa pregunta podía quedarse en una conversación sobre sostenibilidad. Para muchas empresas, en 2027 tendrá que convertirse en un dato.
México ya cuenta con nuevas reglas para incorporar información de sostenibilidad a los reportes de las empresas. Eso significa que temas como las emisiones asociadas a la operación empiezan a compartir espacio con información que tradicionalmente llegaba a Finanzas.
Y los eventos corporativos forman parte de esa conversación.
Vuelos, noches de hotel, traslados, alimentos, producción y residuos dejan una huella que también necesita medirse. Para Finanzas, Procurement y Sostenibilidad, esto implica contar con información suficiente para respaldar el impacto que se reporta. Para Meeting Planners y Travel Managers, significa incorporar esa captura de datos desde la planeación del evento, en lugar de intentar reconstruirla cuando termina.
El cambio conecta áreas que antes podían abordar el evento desde perspectivas distintas: quienes lo planean y operan generan información que después necesitarán quienes evalúan proveedores, administran la inversión o consolidan los datos de sostenibilidad de la empresa.
¿Qué cambió en México?
En 2024 se publicaron las primeras Normas de Información de Sostenibilidad (NIS) para las entidades que preparan sus estados financieros bajo las normas mexicanas. Entre otras disposiciones, incorporan 30 indicadores de sostenibilidad que permiten reportar información ambiental, social y de gobernanza.
La implementación comenzó con información correspondiente al ejercicio 2025, reportada en 2026. Durante esta primera etapa existe una facilidad transitoria relacionada con determinadas emisiones indirectas; el escenario cambia conforme avanza el calendario de implementación y aseguramiento previsto por el marco mexicano.
Traducido a la operación de eventos: la capacidad de obtener datos confiables sobre la huella de una reunión, convención o incentivo va a importar cada vez más.
Y la conversación no necesariamente termina dentro de las grandes empresas. Cuando se necesita conocer mejor el impacto de su cadena de valor, también puede solicitar información a los proveedores con los que trabaja. Esto significa que las empresas en crecimiento que forman parte de esa cadena pueden empezar a recibir nuevas solicitudes de datos y criterios de sostenibilidad por parte de sus clientes.
Por eso, contar con información sobre el impacto de un evento puede responder tanto a necesidades internas de reporte como a requerimientos que llegan desde otras organizaciones con las que se hace negocio.
Con esto en mente, esperar hasta el cierre del evento para preguntarse cuánto emitió puede ser demasiado tarde. Las decisiones que permiten medirlo empiezan desde el sourcing: qué información podrá entregar el hotel, qué datos tendremos de los traslados o cómo registraremos aspectos como catering y producción.
Para las empresas que ya están preparando presupuestos y solicitudes de propuesta para 2027, esta conversación debería comenzar ahora.
¿Por qué un evento aparece en el reporte de sostenibilidad?
Buena parte de su impacto ocurre fuera de las oficinas de la empresa, pero existe como consecuencia de su actividad.
Pensemos en un congreso de tres días.
Cientos de personas pueden tomar un vuelo para llegar. Pasarán varias noches en hoteles, utilizarán transporte terrestre, consumirán alimentos y bebidas y participarán en una experiencia que requirió iluminación, audiovisuales, escenografía, montaje y otros recursos. Al terminar, también habrá residuos.
Visto desde la operación, son partidas diferentes. Visto desde la medición, juntas cuentan la historia ambiental del evento.
Y no hablamos de una actividad menor. La industria de reuniones y eventos representa alrededor del 1.84% del PIB nacional y más de 443 mil millones de pesos, de acuerdo con cifras citadas por el Consejo Mexicano de la Industria de Reuniones.
Por eso, el reto para 2027 no será únicamente incorporar criterios sostenibles al diseño del evento. Será contar con información que pueda seguir el recorrido completo: desde quienes planean y operan el evento hasta las áreas que necesitan evaluar, consolidar o reportar su impacto.
Para Finanzas, Procurement y Sostenibilidad, eso significa poder solicitar datos más claros. Para quienes organizan el evento, significa saber desde el principio cuáles tendrán que capturar.
¿Qué datos deberías empezar a capturar desde hoy?
No necesitas medir todo manualmente al terminar el evento. De hecho, la mejor medición comienza antes de que suceda.
Agruparíamos la información necesaria en cuatro bloques:
Cómo llegan y se mueven los asistentes.
Origen y destino de los viajes, medio de transporte y traslados terrestres asociados al evento.Dónde se hospedan.
Número de asistentes hospedados, noches utilizadas y datos disponibles de los establecimientos seleccionados.Qué ocurre durante la experiencia.
Alimentos y bebidas, producción, materiales, montaje y otros recursos necesarios para ejecutar el evento.Qué queda cuando termina.
Residuos generados y, cuando sea posible, información sobre su separación, tratamiento o aprovechamiento.
El objetivo no es llenar otra hoja de cálculo por cumplir. Es conseguir que esos datos formen parte de la planeación y puedan recuperarse cuando Finanzas, Sostenibilidad o un cliente los necesiten.
Tener los datos es el primer paso. El siguiente es convertirlos en una medición que pueda utilizarse.
¿Cómo medir la huella de carbono sin complicar la operación?
La medición funciona mejor cuando forma parte del proceso del evento, no cuando intenta reconstruirse semanas después. Si los datos de viajes, hospedaje, transporte, producción y otros consumos se recopilan desde la planeación, es más sencillo convertirlos en información útil para los equipos que tendrán que reportarla.
Aquí entra Eco2calcula, la herramienta de FCM Meetings & Events para medir la huella de carbono asociada a un evento. A partir de la información generada durante su evento, permite llevar la conversación de “queremos hacer eventos más sostenibles” a un dato concreto sobre su impacto.
La medición también puede integrarse dentro de un marco más amplio de gestión. La UNE-ISO 20121, estándar internacional actualizado en 2024, ofrece una referencia para incorporar criterios de sostenibilidad a la gestión de eventos.
Medir primero cambia lo que puedes hacer después
Conocer la huella no debería ser el último paso. El dato permite identificar dónde se concentra el impacto y tomar mejores decisiones para futuros eventos.
Compensar emisiones sin haberlas medido previamente representa un riesgo para la empresa. Sin una línea base clara sobre el impacto generado, resulta difícil sustentar cuánto se está compensando, justificar las decisiones tomadas o respaldar posteriormente esa información ante las áreas responsables del reporte.
Por ende, el proceso debería comenzar antes: medir para entender el impacto, identificar oportunidades para reducirlo y, después, evaluar qué emisiones requieren compensación.
Para 2027, incorporar esta información desde el sourcing puede hacer una diferencia importante. No solo para responder cuando llegue la pregunta de Finanzas, sino para diseñar eventos con decisiones más informadas desde el principio.
Prepararse para 2027 empieza con el próximo evento
La sostenibilidad está dejando de ser únicamente una intención para convertirse también en información que las empresas necesitan gestionar.
Para Meeting Planners y Travel Managers, el siguiente paso es práctico: empezar a medir hoy para no tener que reconstruir el dato mañana.
Solicita la medición de huella de carbono de tu próximo evento con Eco2Calcula.
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