Simplifiez la planification de vos réunions

Organiser une réunion ou un séminaire est une affaire de détails. Il s’agit de trouver le lieu idéal, de veiller à ce que les conditions générales vous conviennent et à ce que les équipements et la restauration soient irréprochables.
Nos chefs de projet événementiel vous facilitent la tâche, en vous procurant une assistance pour la recherche de votre lieu, la réservation du séjour de votre groupe, les négociations et la mise en place de votre réunion le jour J.   

Nos spécialistes se chargent de l’ensemble de la logistique et de la coordination de votre réunion, pour des groupes allant de 10 à plusieurs centaines de participants. Notre équipe s’adaptera à la vôtre et et à vos besoins spécifiques, pour faire en sorte que votre événements soit un succès. 

La recette d’une réunion réussie

One point of contact

Interlocuteur dédié

Depuis la demande initiale jusqu'après la réunion, votre interlocuteur dédié gère l'ensemble du projet et vous soutient tout au long du projet en vous tenant informé à chaque étape. En cas d'imprévu affectant directement votre réunion, nous mettons tout en œuvre pour trouver les solutions adaptées afin de garantir le bon déroulement de l'événement.
Venue & Rooms

Lieux et salles

Votre partenaire de confiance vous accompagne pour la gestion de vos réunions et séminaires (sourcing des lieux, suivi logistique...) soit en toute autonomie, via notre outil FCM Venue Finder, ou via votre interlocuteur dédié, qui s'occupe pour vous des négocier les tarifs, de gérer vos contrats et services, y compris les réservations d'hôtels, les listes de chambres, la restauration et l'installation de l'audiovisuel.
Reporting & Budget Management

Reporting et gestion du budget

Maîtrisez le budget de votre projet grâce à la mise à disposition de rapports clairs et précis. Consultez les détails des participants, suivez vos dépenses et identifiez les opportunités d'économies possibles. Vous maximiserez ainsi le retour sur investissement de votre événement, gagnerez du temps et de l'argent.
Attendee Experience

Expérience des participants

Nous mettons à votre disposition un site web facile d'utilisation pour gérer vos participants, rendant l'inscription et les réponses aux invitations simples et fluides. Nous travaillons main dans la main avec le lieu pour nous assurer qu'il répond à vos besoins en vous proposant la configuration idéale pour votre réunion ou séminaire.
Managed meetings organisation and delivery

 

 

Gagnez du temps

Confiez-nous l’organisation de vos réunions.

Combien de personnes sont-elles amenées à organiser des réunions ou séminaires dans votre entreprise ? Il est fort à parier que votre entreprise dépense beaucoup de temps et d’argent dans l’organisation de ces réunions, sans que les équipes d’achat ou des finances ne soient forcément impliquées.  

Notre équipe d'Event Managers s’adapte à vos attentes, que vous ayez besoin d’un peu d'aide ou d’une prise en charge plus complète de votre réunion. 

Grâce à notre technologie avancée, nous assurons une gestion cohérente des données et offrons une expérience fluide qui ravira vos participants. Notre expertise sectorielle associée à la fiabilité de notre réseau vous garantissent gain de temps et d’argent.

Alignez vos dépenses sur votre budget et votre politique

Centralisez la gestion de vos réunions pour connaître l’état réel de vos dépenses.

Liane MORIN

« Grâce aux services de Managed Meetings, vous serez rapidement sur la voie de l’efficacité et d’un processus utile à tous. Vous pourrez ainsi vous reposer sur un partenaire compétent et flexible. 

Qu’il vous faille assurer la cohérence de l'ensemble de votre programme de réunions, assister les personnes en charge de l’organisation des réunions internes ou concevoir une réunion mémorable, l'équipe Managed Meetings peut vous fournir les services nécessaires pour garantir la réussite de votre programme. "  

Liane Morin, Responsable Meetings & Events, France

Vos réunions gérées avec le plus grand soin.

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Nous sommes une extension de votre équipe

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Gestion des tarifs et des contrats

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Gestion des participants et communications

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Des conditions générales qui vous conviennent

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Un reporting précis en temps réel

Obtenez des données instantanées pour optimiser la budgétisation de votre projet et en assurer le succès.

  • Des données qui permettent, entre autres, de respecter son budget et de se conformer aux exigences de l’événement. 

  • Un accès à des rapports par événement, mais également sur l’ensemble des dépenses de votre programme. 

  • Un accès à des rapports sur la gestion des participants et les rooming lists.  

  • Valorisez vos événements grâce à un retour d'information et à des mesures écologiques telles que la compensation des émissions de carbone. 

  • Impressionnez vos parties prenantes avec des rapports clairs sur le ROI de votre événement, garantissant ainsi le financement de vos futurs événements !

Parlons-en

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ÉTUDE DE CAS :

Concevoir des interactions enrichissantes pour les membres d'un conseil d’administration

WorkPac, une agence de recrutement australienne, souhaitait organiser son conseil d’administration loin des distractions quotidiennes. Ses attentes ? Réunir les membres du conseil et les parties prenantes, pour une rencontre axée sur la stratégie future de l'entreprise et définir les grandes lignes de leur prochaine conférence annuelle, destinée aux salariés. Notre équipe a veillé à chaque aspect de la réunion.  

Lire plus

(En anglais)

 

Quand logistique

rime avec budget 

Parlons-en.

 

 



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Explorez d’autres services

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Confiez-nous la gestion de votre événement de A à Z : de la stratégie événementielle à la logistique, du transport à la production jusqu'aux services créatifs, nous nous occupons de tout.
Venue Finder: Corporate Event Venue Sourcing Platform | FCM Meetings & Events
Gérez le venue sourcing de votre événement en toute autonomie : recherchez, comparez et réservez des milliers de lieux facilement et instantanément grâce à notre outil.
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Nos spécialistes en gestion d'événements et voyages de groupe respecteront votre budget et vos objectifs, en vous fournissant tout ce dont vous avez besoin.

FAQ

  • Quels sont les avantages de confier la gestion de ma réunion à FCM Meetings & Events ?

    Travailler avec un partenaire complet comme nous vous permet de gérer votre réunion en toute sérénité grâce à l’expertise de nos spécialistes. Nous vous déchargeons de la gestion des participants, clients et dirigeants, et pouvons organiser des réunions dans des pays où vous n’avez pas de bureau. De l’hébergement à la location de voitures, en passant par les salles de réunion et les petits détails, nous nous occupons de tout. Nos services peuvent être parfaitement intégrés à votre programme de voyages d’affaires.

  • Combien de personnes sont nécessaires pour une réunion gérée ?

    Les réunions gérées concernent généralement jusqu’à 50 personnes. Pour des groupes plus importants, nous vous conseillons de faire appel à notre offre d’Event Management.

  • FCM Meetings & Events peut-il m’aider à trouver un lieu pour mes événements ?

    Oui, l’équipe Managed Meetings peut vous aider à trouver un lieu, gérer les contrats, les négociations, et bien plus encore. Si vous préférez rechercher et réserver vos propres lieux, vous pouvez consulter et réserver parmi des milliers d'options sur www.fcmvenuefinder.com.

  • FCM Meetings & Events peut-il m’aider à demander du matériel audiovisuel, des repas ou des configurations de salle pour ma réunion ?

    Absolument ! Notre équipe M&E s'occupe de tous ces détails pour votre événement et bien plus encore. Il suffit de nous indiquer la date de votre réunion et le programme de l'événement, et nous nous chargeons du reste. Que vous ayez besoin de matériel audiovisuel de pointe, de repas gastronomiques pour impressionner vos participants ou de configurations spécifiques pour correspondre à l'ambiance de votre réunion, nous avons toutes les ressources nécessaires. Aucun détail n’est trop petit ou trop complexe pour nous.

  • Quels types de lieux FCM Meetings & Events peut-il réserver pour ma prochaine réunion ?

    Les possibilités sont infinies ! Nous avons accès à des milliers de lieux pour votre événement qui vont bien au-delà des traditionnelles salles de conférence d’hôtel. Du moderne au décalé, nos équipes spécialisées dans la recherche de lieux dénichent des options qui correspondent à votre vision et vos objectifs professionnels pour rendre votre réunion inoubliable.

  • Quelle technologie utilise FCM Meetings & Events ?

    Le succès de votre événement commence dès le départ avec une application et un site de gestion des inscriptions sur mesure, offrant transparence, gestion des risques et pilotage. Notre technologie événementielle comprend des logiciels de gestion d'événements, avec des tableaux de bord personnalisés pour des rapports détaillés. Cela vous aide à réduire les coûts de votre réunion et soutient le suivi et l’engagement des participants.

  • Comment FCM Meetings & Events peut-il nous aider avec les activités liées aux réunions et événements ?

    Que vous ayez un plan stratégique, des objectifs définis, ou que vous ne sachiez pas par où commencer, nous vous aidons à créer un événement ou une réunion mémorable. FCM Meetings & Events peut vous accompagner pour concevoir une expérience complète incluant des activités de groupe, des moments d'aventure, de détente, d'enrichissement et de bien-être. Vous cherchez des intervenants ? Nous pouvons aussi vous aider, grâce à nos connexions dans l’industrie, pour vous mettre en relation avec des experts qui correspondent à vos activités. Nous travaillons avec vous pour personnaliser ces expériences et répondre aux objectifs de votre événement ainsi qu’aux préférences des participants, afin de garantir un événement captivant pour tous.

  • Un membre de votre équipe peut-il être présent sur site ?

    Si vous souhaitez une approche plus pratique, un membre de notre équipe peut vous accompagner sur place pour gérer votre réunion, moyennant un coût supplémentaire.