CASE STUDY
Gestroomlijnd en geconsolideerd wereldwijd reisbeheer
Belangrijkste hoogtepunten
Een wereldweidend toonaangevend merk in de voedings- en drankenindustrie (F&B) moest zijn gefragmenteerde wereldwijde reisprogramma consolideren. Het programma had een jaarlijks budget van meer dan US$ 40 miljoen verspreid over 20 landen. Met 10 verschillende travel management companies (TMC's), meerdere rapportagesystemen en global distribution systems (GDS), ontbrak het programma aan een uniforme aansturing.
Doelstelling
Onze uitdaging was het creëren van een geconsolideerd reisprogramma dat rekening houdt met lokale nuances en tegelijkertijd aansluit bij een wereldwijd reisbeleid. Dit ambitieuze plan zou meer dan 5.000 reizigers en aannemers ten goede komen.
Bij FCM waren we klaar voor de uitdaging.
Belangrijke uitdagingen
Een wereldwijde reisconsolidatie van deze omvang bracht de nodige hindernissen met zich mee:
- 14 uiteenlopende en conflicterende reisbeleidsregels in wereldwijde markten.
- 150 voorkeurshotels in de APAC- en EMEA-regio's geïdentificeerd die niet bestonden in het hotelprogramma van de onderneming.
- 100 wereldwijde hotels die niet wisten dat ze als voorkeur waren geselecteerd en onjuist waren ingevoerd in het GDS.
- Diverse betaalmethoden in verschillende markten, waarbij zakelijke creditcards niet beschikbaar waren voor alle reizigers, wat een op maat gemaakte maar afgestemde aanpak vereiste.
- Aanzienlijk hogere reisvolumes dan voorspeld in één APAC-markt, waardoor onmiddellijke opschaling van personeel en middelen noodzakelijk was.
- Weerstand tegen verandering bij reisadministrators vanwege angst voor baanzekerheid.
Het aanpakken van deze uitdagingen vereiste een grondig plan dat elk probleem aanpakte, terwijl het boekingsondersteuning en verminderd administratief werk bood.
Een goed doordacht plan
Een zeer ervaren wereldwijde accountmanager van FCM leidde onze inspanningen, ondersteund door regionale en nationale accountmanagers. Hier zijn enkele hoogtepunten van onze strategie:
- Consistente maar marktgerichte plannen voor wijzigingsbeheer en implementatie op alle locaties.
- Gecentraliseerde serviceoplossingen in belangrijke regio's en verwijdering van onnodige implantdiensten.
- Implementatie van FCM's reisbeheertechnologie als enkel toegangspunt in alle landen.
- Gelokaliseerde roadshowpresentaties in de lokale taal voor reizigers en boekende medewerkers.
- Nauwgezette controle en implementatie van voorkeurstarieven voor luchtvaartmaatschappijen en hotels:
- 21 voorkeursluchtvaartmaatschappijen en 1.400 cliënttarieven.
- 7.500 hoteltariefcontroles voltooid in 40 dagen.
- Uitgebreide reishandleidingen in het Engels en de lokale taal waar vereist.
- Een end-to-end boekingsproces voor vlieg-, hotel-, auto-, visum- en vrijetijdsreizen.
Een end-to-end succesverhaal
De implementatie van dit end-to-end servicemodel leverde indrukwekkende resultaten op:
- Een gemiddelde verlaging van hoteltarieven met 12%.
- Strategische aanbevelingen over luchtvaartcontracten die leidden tot programmabesparingen van meer dan US$ 1 miljoen.
- 80% klanttevredenheid na implementatie, oplopend tot 86% na 6 maanden.
- Verbeterde ondersteuningsverhouding van reisadministrateurs tot managers in belangrijke wereldmarkten.
- Geconsolideerde reismanagementrapportage maandelijks geleverd.
Het wereldwijde inkoopteam van het merk was tevreden met het consolidatieproces en verklaarde
FCM heeft ons inzicht gegeven in regio's waar
we voorheen geen zicht op hadden.
Misschien vind je dit ook leuk...
